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人事行政部岗位职责(行政助理)
长沙通程麓山大酒店
岗位职责规定
岗位名称行政助理所属部门人事行政部岗位职级
直接上级部门经理直接下级岗位人数1人
岗位职责概述
协助做好行政人事部的各项行政事务,负责各类文件、邮件、信件、传真的处理,负责酒店收
发文的管理工作,负责酒店的印章管理,负责酒店相关档案的整理,协助行政人事部经理起草综
合性业务、行政报告及对外公文;组织好酒店员工的各项活动;维护外部的协调、沟通工作,负
责原“麓山宾馆”退休职工的有关工作。
具体工作职责
序号工作事项具体职责
业务运作管理
1日常性工作部门来访客人的接待和电话接听及处理。
2公文拟写按照酒店的要求起草综合性业务、行政报告及对外公文.
3收发文件对文件进行分类,跟进相关领导批阅,及时将信息进行反馈.
按规定的手续,严格管理和使用印章、介绍信,对需要用印的文
4印章管理
件、材料和报表,经主管领导签字并登记后用印。
5行政总值管理做好每月的行政总值排班工作,汇总每日的总值记录,并将检查
的图片整理制作PPT,在酒店经营分析会上进行通报。部门各项
6行政费用管理行政费用的统计、EAS录入报批及发放等工作.
7信息管理收集相关的VIP接待活动的总结材料、典型事例、表扬信、宾馆荣
誉材料等,及时投稿“奔腾”。
8外联工作负责酒店有关的对外工作联系和业务接待,沟通酒店与外部的关
系.
9档案的整理定期对文件、合同进行归档整理。
10证件年审根据证照的年审时间,及时准备资料进行申报。负责办理宾馆各
项注册登记、证照申请、年检,协调与社会各界的关系
11员工活动组织员工开展各项活动(员工生日活动、技能比武、各项文娱活
动、春节晚会等)
员工健康体检及
12负责酒店各级员工的健康体检工作;负责酒店全员的健康证的体
健康证管理检及保证健康证的期限有效性。
人事行政部岗位职责(行政助理)
代表原“麓山宾馆工会进行退休职工生老病死的慰问、丧事等工
13退休职工的管理作的跟进,完成每月退休职工的退休金造册、拨付等手续,保证退
休金的及时发放。
部门基础管理
1工作规划制定岗位工作目标和实施计划,并落实执行到位。
2负责来访人员的接待,并做好记录,反馈相关信息,促进管理工
人事管理
作改进。
3建立内部员工定期沟通机制,及时帮助员工解决工作、生活与成长
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