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IT行业软件采购流程及管理规范

一、制定目的及范围

为提升IT行业软件采购的效率与规范性，确保采购过程的透明与公正，特制定本规范。该规范适用于公司所有软件采购活动，包括但不限于系统软件、应用软件及相关服务的采购。

二、采购原则

1.采购活动应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑软件的功能、性能、价格及服务。

2.所有软件采购必须通过正规渠道进行，确保软件的合法性与合规性。

3.各部门需指定专人负责软件采购，申购人与采购人应保持独立，避免利益冲突。

三、采购流程

1.需求确认

需求部门需对所需软件进行详细分析，明确软件的功能需求、性能指标及预算范围。需求确认后，填写《软件采购需求表》，并由部门负责人签字确认。

2.预算审批

需求部门将《软件采购需求表》提交财务部门进行预算审核。财务部门根据公司年度预算及项目资金情况，进行预算审批。

3.市场调研与询价

需求部门负责对市场进行调研，收集至少三家供应商的报价及相关信息。询价过程中，需关注软件的功能、技术支持、售后服务等方面。

4.评估与选择供应商

需求部门根据收集到的报价及信息，进行综合评估。评估内容包括软件的技术指标、供应商的信誉、服务质量等。最终选择合适的供应商，并填写《供应商评估表》。

5.合同签署

选定供应商后，需求部门与供应商进行合同谈判，明确软件的交付时间、付款方式、售后服务等条款。合同签署后，需由法律部门进行审核，确保合同的合法性与合规性。

6.软件交付与验收

供应商按照合同约定进行软件交付。需求部门需组织相关人员对软件进行验收，验收内容包括软件的功能、性能及文档资料等。验收合格后，填写《软件验收报告》。

7.付款与报销

验收合格后，需求部门需及时向财务部门提交付款申请，附上合同、验收报告及发票等相关资料。财务部门审核无误后，进行付款。

8.使用反馈与维护

软件投入使用后，需求部门需定期收集使用反馈，评估软件的实际效果。若发现问题，及时与供应商沟通，进行维护与支持。

四、备案与存档

所有软件采购相关文件，包括《软件采购需求表》、《供应商评估表》、《合同》、《软件验收报告》等，需进行备案。各部门应将相关文件复印两份，一份交财务部门存档，另一份由需求部门保存，以备后续查阅。

五、采购纪律

1.采购人员职责

采购人员需保持专业素养，确保采购过程的公正与透明。应定期更新供应商资料，做好市场调研，确保采购软件的质量与服务。

2.行为规范

采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到公司纪律处分。采购人员应保持与供应商的良好沟通，确保采购过程的顺利进行。

六、流程优化与改进

为确保软件采购流程的高效性与适应性，需定期对采购流程进行评估与优化。各部门应根据实际情况，提出改进建议，形成反馈机制，确保流程的持续改进。

七、总结

本规范旨在为IT行业的软件采购提供一套系统化、规范化的流程，确保采购活动的高效与透明。通过明确各环节的职责与操作方法，提升采购效率，降低采购风险，为公司的发展提供有力支持。