《会议策划与组织（第4版）》课件 模块3 会中组织与服务.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会中组织与服务模块3

目录Contents会议接待任务1任务2会议现场服务与管理任务3会议参观与联谊服务

Part01项目描述会议组织与服务是秘书会务工作的中坚环节，直接决定了会议的成功与否，加之会议举行期间的工作头绪繁杂、内容甚多，会中组织与服务就显得尤为重要。做好会中组织与服务，关键是做好会议接待、会议现场管理与服务、会议文件管理、会议后勤服务、会议参观与联谊服务以及会议的突发事件处理工作。

Part02学习目标了解会议接待的规格与礼仪，以及会议接待的原则1掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意事项2学会撰写会议接待方案3任务一会议接待

2013年4月25日至28日，某大学承办了全国XX学会的学术年会。部分参会人员4月24日到达会议指定酒店时，发现没人接待。他们打电话询问，承办方说：“明天才报到，你们怎么今天就来了？”可会议通知中只写了会期是4月25日至28日，并未明确报到时间。无奈，他们只得自己登记住进了酒店……Part03案例导入思考本次会议的接待工作存在哪些漏洞？如何才能做好会议接待工作？

会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。Part04项目驱动（一）会议接待方案概念一、制定会议接待方案

Part04项目驱动（二）接待方案的主要内容接待方案的主要内容包括：1接待对象2接待方针3接待规格4接待内容和程序5接待日程6接待部门职责7接待费用一、制定会议接待方案

Part04项目驱动接待对象1会议的接待对象种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、参会人员（正式和列席）以及媒体记者等；有以政府代表团的名义来参会的，也有联合组团参会的，还有以个人身份参会的。[]一、制定会议接待方案（二）接待方案的主要内容

Part04项目驱动接待方针2热情诚恳细致周到讲究礼仪照章办二）接待方案的主要内容一、制定会议接待方案

010203高规格接待对等接待低规格接待Part04项目驱动接待规格3（二）接待方案的主要内容一、制定会议接待方案

接待内容4Part04项目驱动1接站2食宿安排3欢迎仪式4宴请5探望6翻译服务7参观游览8联欢娱乐9预订票务返程送别等10接待内容包括（二）接待方案的主要内容一、制定会议接待方案

Part04项目驱动会议接待流程表工作顺序内容责任部门第一步：准备工作了解客人的基本情况（姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等）接待组拟订接待方案（包括确定接待规格与标准，拟定用车、食宿、接待人员等）会务管理组报审方案（经会务组审核后，报与会议主办方最高主管领导审批后，落实接待方案等）会务管理组下单（与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜；与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕，制作及摆放路牌、路标，照相、录像以及联系新闻媒体等事宜；与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等）会务管理组后勤组宣传组文秘组预告（预告参与接待的领导及有关人员，做好召开座谈会或陪同就餐的准备等）会务管理组根据事先与参会人员沟通的情况，为有需要的参会人员预订返程机票或车票后勤组

第二步：接待参会人员接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导）接待组注册（接到一定数量的参会人员后，分批返回会议指定地点，如无特殊情况，先引导参会人员注册）接待组报到组财务组安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会）后勤组第三步：参会人员返程赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用）宣传组送客人到机场或车站（将客人具体的离会时间告知有关领导）后勤组接待组第四步：善后工作报帐；保存客人相关资料；保存接待安排相关资料；年终统一整理，存档备查财务组文秘组Part04项目驱动会议接待流程表

Part04项目驱动了解参会人员的基本情况1参会人员的姓名、性别、民族、单位、职务、联系电话等。一些专业性的会议还需了解参会人员与该专业相关的信息。参会人员是否在指定酒店入住，是否参加全程的会议，有无其他特殊要求等。参会人员到达的日期和具体时间、所乘车次或航班，是否需要接站或接机，需要哪个级别的领导主陪等。010203（一）接待前的准备工作二、参会人员的迎接

Part04项目驱动布置接待环境2接待室的环境应该整洁、明亮、安静、幽雅，同时，应配备沙发、茶几、茶水、水果等，室内应适当点缀一些清雅花卉或绿色盆栽，可以放置几份会议主办方和承办方的内刊和宣传材料，供参会人员翻阅。（一）接待前的