2025年厦门自考‘秘书学’重点复习资料大全.doc

厦门自考“秘书工作”复习要点（6）

????????第六章秘书部门的信息调研工作

????????1、理解并可以应用信息搜集的几种措施

????????答：信息搜集的措施：观测法，是指通过現场观测搜集信息的措施；询访法，是指通过提问請对方回答的措施来获取信息；问卷法，量表法，是指运用量表来搜集信息的一种措施，购置法，是指通过购置有关信息载体而搜集信息的措施；检索法是指运用信息资料检索工具，从現成的信息资料文档中查检有关信息资料的措施；互换法，指组织信息部门以自已拥有的资料、样品等与有关对口单位进行对应的互换，从互换得来的资料，样品等信息中获得所需信息的一种措施。

????????2、信息有哪些体現形态？

????????答：文字形态的信息，声像形态的信息，记忆形态的信息。

????????3、理解并可以应用信息分类的措施。

????????答：信息分类措施有按对象分类，这种措施适合于对书信等来往文献的分类；按主題分类，适合于根据信息资料所反应的主題进行分类；按形式分类，既将单据、协议、广告稿等按形式辨别，相似形式的信息资料再准時间细分，形成一种按形式汇集的文档；有助于及時查找同种形式的多件信息资料，但往往内容主題不能集中；按来源分类，既将信息资料根据其来源做出分类，把相似来源的信息资料归在一起，这种措施有得于对信息资料内容的权威性、可靠性和真实性做出判断，但综合性能较差；按内容分类既根据信息资料所反应的内容进行分类，与主題分类相比，此种分类措施是大块分类，而前者则问題更集中单一；按“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。

????????4、简述秘书部门搜集信息的范围

????????答：有管理系统内部信息（含管理系统内部的基本状况，結合系统实际，贯彻贯彻上级决策和自身决策的工作布署，工作进度及完毕状况，系统内部有推广价值的经典经验，影响系统工作正常开展的突出困难和需要上级部门参与协调处理的问題）与管理系统外部信息（包括上级指令和宏观指导信息，与平行单位间互相沟通的有关状况，社会各阶层对重大决策与政策规定的反应，国内外社会活动中出現的新问題、新探索、新趋势等，国内外与领导决策的措施、决策效果有关的新理论、新技术等）

????????5、何谓信息处理？其基本规定是什么？

????????答：信息处理就是对搜集到的信息进行加工、整顿、传播、存贮与检索运用的系列活动；其基本规定是必须及時、精确、系统、合用、经济。

????????6、简述信息加工及其重要环节

????????答：信息加工就是遵照信息处理的有关原则，通过科学的程序和措施，对搜集到的信息进行分类、审查、选择，并分析研究，编写材料的工作；其环节有初级加工，一般环节為分类排序和选择，高级加工环节有综合分析，预测分析，对策研究（规定秘书人员一要大量占有信息材料，二有较高的政策水平和较强的研究能力，三是对对策方案善于做可行性评价和效果预测）

????????信息的传递：是以信息源為起点，通过传播渠道传递給信息接受者的过程；信息传递要注意迅速、精确、合用、保密；其重要措施有：口头传递，书面传递，影像传递，电子计算机系统传递，机要传递，专人传送。

????????7、选择信息的一般原则是什么？

????????答：选择信息一般用如下原则衡量：目的需求，完整状况，精确程度，時效间隔；

????????8、理解信息高级加工对秘书工作的重要意义

????????答：信息高级加工就是对初级加工后的二次信息进行分析综合与推断，并产生出反应事物本质规律的高级信息的过程，这一过程，可以充足展示秘书人员的智慧才能，尽量地发挥对领导的参谋作用，详细体目前：协助领导者通过現象来把握本质，抓住工作中的重要矛盾，辨别主流和支流，权衡利弊得失，提出中肯意見，通过搜集、研究信息，判断出事物的因果关系，协助领导者预見事物发展的趋势，将丰富的第一手资料提供应领导者，协助领导者在現实可行的基础上，形成新目的，新方案，使领导者的“风险性决策”有更可靠的現实基础。

????????9、理解信息存贮与检索的基本规定。

????????答：信息存贮就是“存在”和“组织”两个方面，基本规定是：便于查找、提取和运用，利于机要信息的保密，要设专人负责信息材料的管理；信息检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需要的信息的过程，基本规定：尽量缩短完毕检索过程的時间，查找需要的信息要全面，尽量防止漏检，查出信息要合乎目的规定，尽量防止不有关信息。

????????10、秘书部门的调查研究有何特点？

????????答：机关秘书部门作為各级各类党政机关的综合部门，具有接触并处理各类信息的独特优势；但同步又客观地存在着与详细业务的方位差距，工作面宽，综合性强，针对性差，不也許花费集中成块的時间全力以赴开展调查研究工作，这就形成了秘书部