第二章 档案管理（2020版）.pdfVIP

第二章档案管理

档案管理是指以档案为管理对象开展的一系列业务活动，包括档案的收集、整

理、鉴定、管、检索、统计、编研和提供利用等业务环节。本章重点介绍档案的

收集、整理、鉴定、管、检索、统计等内容，档案的编研和提供利用在第三章进

行介绍。由于科技档案、会计档案、人事档案和特殊载体档案在管理上的特殊性，

在本章中专列两节进行介绍。

第一节档案收集

一、档案收集的内容和要求

档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。它是指按

照《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和国家有关规定，通过一定的

制度和办法，将分散在各单位、部门和个人手中以及散失在社会上的档案，有组织、

有计划地分别集中到有关档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。档案收集

是档案馆（室）获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。

一（）档案收集的内容

档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单

位及内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和

撤销机关的档案，向社会征集档案等。具体说来，档案收集主要包括以下几方面内

容。

1.档案室接收本单位需要归档的文件材料

文书部门和业务部门按照归档制度的要求，将办理完毕的文件材料，经系统整

理后，移交给单位档案室集中统一管理。

2.档案馆接收现行机关具有长远存价值的档案

机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家有关规定，定期向有关

的国家档案馆移交档案。这是档案馆馆藏的主要来源。

所谓撤销机关，就是指因故停止行使职权的机关或单位，档案的形成同时中止,

原有档案应全部移交给档案馆存。

3.档案馆征集散存在社会上的档案

社会上（包括国外）散存着一些对国家和社会有存利用价值的历史档案和个

人档案，档案馆应通过多种途径，将这些档案征集进馆，使之得到更好的护和利

用。

4.档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案

《档案法》第十八条规定，档案馆与博物馆、图书馆、纪念馆等单位应当在档

案的利用方面互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，

共同叶究、编辑出版有关史料。图书馆、博物馆、纪念馆等单位存的文物、文献

信息同时是档案的，可以与档案馆相互交换重复件、复制件或者目录。

（二）档案收集的要求

档案收集的基本要求是：科学组织、信息完整、结构优化、标准控制。

1.科学组织

档案收集工作要加强档案馆（室）外档案资源的形成、分布和管理情况的调查,

有计划地组和安排好档案的移交和接收工作。档案室应了解掌握本单位的基本职

能和工作活动情况，明确归档范围，制定科学的可操作性的归档制度，有序开展各

类档案的移交接收工作。档案馆应从本馆的性质和职责范围出发，调研应接收范围

内的机关、团体、企事业单位、其他组以及个人的职能，形成档案的内容、种类

和价值，以及现存档案的数量、整理和保管情况等，科学地确定应移交档案的单位

并编制进馆全宗名册。进馆全宗名册确定之后，还要进一步深入调研，通过分析、

论证，分清轻重缓急，制定科学的进馆序列，并统筹安排好进馆档案的范围、时间

和数量。

2.信息完整

保证归档和进馆档案信息的完整性是档案收集工作必须坚持的核心要求。所谓

信息完整，就档案室而言，是指归档的文伴材料能够全面、真实地反映本单位的主

要职能活动和基本历史面貌；就档案馆而言，是指凡属接收范围内的所有立档单位

形成的具有长久保存价值的档案能够全部接收进馆。各机关单位应认真执行国家档

案局有关文件材料归档范围的规定，将归档工作纳入文书荀门与业务部门的职责范

围和有关人员的岗位责任制，加强检查和考核，从