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办公用品公司管理制度

一、总则

1.目的：为加强公司办公用品管理，规范办公用品的采购、发放、使用及回收等流程，节约办公成本，提高资源利用率，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司全体员工及各部门办公用品的管理。

二、职责分工

1.行政部门

负责制定办公用品采购计划，审核各部门办公用品需求申请。

选择合格的供应商，签订采购合同，确保办公用品按时、按质、按量供应。

负责办公用品的验收、入库、存储、发放及库存管理工作。

定期对办公用品的使用情况进行检查和评估，提出改进建议。

2.财务部门

负责审核办公用品采购预算，控制采购费用支出。

对办公用品的采购、库存及费用报销进行账务处理。

3.各部门

负责本部门办公用品需求的统计和申报，提出合理的采购申请。

负责本部门办公用品的使用管理，确保合理使用，避免浪费。

协助行政部门进行办公用品的盘点工作。

三、办公用品分类

1.固定资产类办公用品：如电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅等，单位价值较高，使用年限较长。

2.低值易耗品类办公用品

文具类：如笔、笔记本、文件夹、订书机、胶水等。

办公耗材类：如打印纸、墨盒、硒鼓、色带等。

其他低值易耗品：如扫帚、拖把、垃圾桶等清洁用品。

四、采购管理

1.采购计划制定

各部门应于每月[具体日期]前，将下月办公用品需求计划填写在《办公用品需求申请表》上，提交至行政部门。

行政部门汇总各部门需求，结合库存情况，制定《办公用品采购计划》，报主管领导审批。

2.供应商选择与管理

行政部门通过市场调研、询价等方式，选择至少[X]家合格的供应商，并建立供应商档案。

定期对供应商进行评估，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面，根据评估结果调整供应商。

3.采购实施

行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单，并明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等条款。

供应商应按照采购订单要求按时交货，行政部门负责验收。如发现货物与订单不符，应及时与供应商沟通解决。

4.采购费用报销

采购人员凭采购发票、采购订单、验收单等相关凭证，按照公司财务制度规定的流程进行报销。

财务部门对报销凭证进行审核，确保费用支出合理、合规。

五、验收与入库管理

1.验收

办公用品到货后，行政部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。

对于固定资产类办公用品，还需检查设备的外观、性能等是否完好，随机附件是否齐全。

验收合格后，验收人员在《办公用品验收单》上签字确认。如验收不合格，应及时与供应商联系退货或换货。

2.入库

验收合格的办公用品，由行政部门仓库管理人员办理入库手续，填写《办公用品入库单》，详细记录入库物品的信息。

仓库管理人员应按照办公用品的类别、规格等进行分类存放，确保存放整齐、便于查找。

六、库存管理

1.库存盘点

行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。

盘点时，仓库管理人员应认真核对库存物品的实际数量与账目记录是否一致，如有差异，应查明原因，并及时调整账目。

盘点结束后，编制《办公用品库存盘点报告》，报主管领导审阅。

2.库存控制

根据办公用品的使用情况和采购周期，设定合理的库存下限和上限。当库存数量低于下限，应及时补货；当库存数量高于上限，应控制采购量，避免积压。

对长期积压或损坏无法使用的办公用品，应及时进行清理和报废处理。报废处理需填写《办公用品报废申请表》，报主管领导审批后执行。

七、发放与使用管理

1.发放

各部门根据实际工作需要，填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人签字后，到行政部门领取。

行政部门仓库管理人员根据审批后的领用申请表，发放办公用品，并在《办公用品发放登记表》上做好记录。

对于固定资产类办公用品，领用人需在《固定资产领用登记表》上签字确认，并负责日常的保管和维护。

2.使用

员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费。对于消耗性办公用品，应按需领用，不得私自留存。

固定资产类办公用品应指定专人负责使用和维护，定期进行保养，确保设备正常运行。如因人为原因造成设备损坏，应追究相关人员的责任。

员工离职时，应将所领用的办公用品（包括固定资产）归还行政部门，经核实无误后，方可办理离职手续。

八、监督与检查

1.行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的领用是否合理、使用是否得当、有无浪费现象等。

2.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于浪费办公用品或违反本制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。

九、附则

1.本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。

2.本制度应组织全体员