年会问题待解决.pptVIP

选择要求场地情况目的和程序预算构思团队组成项目推进表工作说明书前期准备活动场地团队组成和时间表车辆安排核心内容来宾接待（记者）现场布置后勤工作停车场接待用车特殊嘉宾媒体接待基础文件前期准备－预算先确定预算，再确定计划是稳妥的方法确定必须成本来宾交通及接待场地施工和装饰工作人员费用纳入非必须成本表演和娱乐主持人等其他供应商列表和对应联系人场地搭建租车/礼仪摄影摄像其他01确定你的供应商01确定你的工作团队项目负责人参与部门项目所必须的人员配备01团队构成和时间表－团队活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）1活动物料汇总2部门工作（接待）流程和要求3活动现场具体分工（人员位置和要求）4文案准备：新闻稿主持人台本领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料5通讯录6团队构成和时间表－工作说明书需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地选择－列出要求场地选择－询问是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？1停车场的开放和关闭时间？2停车场需要什么凭证？3是否可以专辟停车场？4是否有VIP专用停车场？5是否有“停车已满”标志牌？6停车场是否有保安管理？7工作用车停在哪里？是否需付费？8车辆安排－停车场A来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？B以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数C班车品牌？新旧程度？D司机素质如何？会否迷路？联系方式？E班车途经路线是否有拥堵可能？F预留至少一辆机动车辆车辆安排－活动班车来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：01航班延误个别来宾迟到突发情况处理：02来宾接待来宾登记时应了解什么？离开时是否有班车接送？活动所需佩戴证件及使用要求何时可以离开？离开机票领取的时间和方式用餐时间、地点？用餐凭证？活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置来程时的费用报销时间、地点、方式活动的日程安排来宾接待现场布置场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？01来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？02入口是否需要铺设红地毯？03在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？04来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？05不同类别的来宾是否需要分别设定入口？06是否有来宾需要特别休息室？07来宾行走线路现场勘察：现场布置01保证施工期间的用电及保安02保证施工用料的摆放位置03检查施工单位用料摆放是否合理04搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间05务必进行最大负荷电量测试06施工完毕后应清理一切施工痕迹07确保用电线路安全隐秘搭建施工现场布置舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有方便快捷且安全的物品存放处舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能现场布置01贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？02为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位03来宾的通道是否畅通？04是否要准备同传？规格？现场翻译？05预留摄影摄像位置，是否需要架高？06来宾取用饮料位置是否方便？07当来宾退场时是否可能发生拥挤？来宾区域现场布置