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信息供应商管理制度

一、目的

为加强对信息供应商的管理，确保从供应商处获取准确、及时、有效的信息资源，提高公司运营效率，保障公司利益，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司有业务往来，为公司提供各类信息服务的所有供应商。

三、管理职责

1.采购部门

负责信息供应商的开发、筛选、评估与引入工作。

组织与供应商签订合作协议，明确双方权利义务。

定期对供应商进行绩效评估，提出改进意见或终止合作建议。

2.需求部门

明确自身信息需求，向采购部门提供详细需求说明。

参与供应商的评估工作，对供应商提供的信息质量进行日常反馈。

3.法务部门

审核与供应商签订的各类合同，确保合同条款合法合规，保护公司权益。

处理与供应商合作过程中的法律纠纷。

4.财务部门

负责对供应商费用进行核算、支付与结算管理。

协助采购部门进行成本分析，控制采购成本。

四、供应商选择与评估

1.供应商开发

采购部门通过多种渠道收集潜在信息供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、展会交流等。

对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况，如公司规模、业务范围、服务案例等。

2.供应商筛选

采购部门根据需求部门提供的信息需求，制定筛选标准，包括但不限于信息质量、服务水平、价格、信誉等方面。

要求潜在供应商提供相关资料，如公司简介、产品或服务介绍、客户名单、报价方案等，进行初步筛选。

3.供应商评估

成立评估小组，由采购部门牵头，需求部门、法务部门、财务部门等相关人员参与。

对通过初步筛选的供应商进行实地考察或深度调研，评估其信息生产能力、技术实力、数据安全保障措施等。

要求供应商提供样品或进行试用，评估信息的准确性、完整性、及时性等质量指标。

根据评估结果，对供应商进行综合打分，确定是否引入合作。

4.供应商引入

对于评估合格的供应商，采购部门与其洽谈合作细节，包括服务内容、价格、交付方式、违约责任等。

经公司相关领导审批后，签订合作协议，明确双方权利义务。

五、合同管理

1.合同签订

采购部门根据与供应商达成的合作意向，起草合作合同。合同应明确信息服务内容、服务标准、价格、交付时间与方式、知识产权归属、保密条款、违约责任等关键条款。

法务部门对合同进行严格审核，确保合同合法合规，不存在法律风险。

合同经双方授权代表签字盖章后生效。

2.合同执行

采购部门负责跟踪合同执行情况，确保供应商按照合同约定提供信息服务。

需求部门应及时反馈信息服务过程中出现的问题，采购部门协调供应商解决。

3.合同变更与终止

若因业务需求变化或其他原因需要变更合同条款，由采购部门与供应商协商一致后，签订合同变更协议。变更协议需经法务部门审核，公司相关领导审批。

若供应商出现严重违约行为，如提供虚假信息、泄露公司机密、未按合同约定交付等，采购部门应及时通知供应商终止合同，并追究其违约责任。

六、信息质量管理

1.质量标准制定

需求部门根据公司业务需求，制定明确的信息质量标准，包括信息的准确性、完整性、及时性、相关性等方面。

采购部门将质量标准纳入合作协议，要求供应商严格遵守。

2.质量监控与评估

需求部门在日常工作中对供应商提供的信息进行质量监控，及时记录发现的问题。

采购部门定期组织对供应商信息质量进行评估，可采用定量与定性相结合的方式，如通过数据准确率、信息更新及时率等指标进行量化评估，同时结合用户反馈进行定性评价。

根据质量评估结果，对供应商提出改进要求。若供应商连续多次未达到质量标准，采购部门应考虑采取降低合作等级、终止合作等措施。

七、价格与成本管理

1.价格谈判

采购部门在选择供应商过程中，应与供应商进行充分的价格谈判，争取合理的价格水平。谈判过程中应综合考虑信息质量、服务水平、市场行情等因素。

财务部门协助采购部门进行成本分析，为价格谈判提供数据支持。

2.价格调整

若市场行情发生重大变化或供应商提供的信息服务内容、质量发生较大变化，采购部门应与供应商协商价格调整事宜。

价格调整需签订书面协议，经公司相关领导审批后执行。

3.成本控制

公司应建立成本控制机制，通过优化采购流程、整合信息需求、引入竞争等方式，降低信息采购成本。

财务部门定期对信息采购成本进行核算与分析，提出成本控制建议。

八、保密管理

1.保密协议签订

在与供应商建立合作关系前，采购部门应要求供应商签订保密协议。保密协议应明确保密信息范围、保密期限、保密义务、违约责任等内容。

保密信息包括公司商业秘密、客户信息、未公开的业务数据等。

2.保密措施监督

公司各部门应监督供应商对保密协议的执行情况，确保供应商采取有效的保密措施，防止保密信息泄露。

若发现供应商存在泄密风险或已发生泄密事件，应立即采取措施，如要求供应商停止侵权行为、追究其法律责任等。

九、供应商关系维护

1.定期