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股份制企业合同签署及管理制度

一、合同签署流程

1.1合同起草与审核

合同起草是股份制企业合同签署流程的首要环节。通常由相关业务部门或具体经办人负责起草合同文本，应保证合同内容全面、准确、清晰，符合法律法规和企业内部规定。在起草过程中，要充分考虑双方的权利和义务，避免模糊不清或存在歧义的条款。

起草完成后，合同需提交给企业内部的法律部门或专业法律顾问进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性等方面。法律部门会对合同条款进行逐一审查，提出修改意见和建议，以保证合同能够有效保护企业的合法权益。审核通过后的合同文本，由起草部门根据审核意见进行修改和完善，直至满足审核要求。

1.2合同签署授权与审批

为了保证合同的签署符合企业的授权规定和审批程序，股份制企业需要建立严格的合同签署授权与审批制度。

明确不同层级人员的合同签署权限，根据合同金额、性质等因素确定相应的授权级别。一般来说，重大合同需要经过高层领导的审批，而常规合同则由部门负责人或授权人员进行签署。

在进行合同签署授权与审批时，需填写相应的审批表格，明确合同的基本信息、签署方、签署金额等内容。审批过程中，各审批环节的人员应认真审核合同内容，保证其符合企业的利益和要求。审批通过后，方可进行合同的签署。

1.3合同签署与盖章

合同签署是合同生效的关键环节，必须严格按照规定的程序和要求进行。

在签署合同前，应保证合同文本已经过审核和审批，双方当事人的身份和授权情况已经核实无误。签署时，应由双方当事人的法定代表人或授权代表签字，并加盖双方的公章或合同专用章。盖章应清晰、完整，保证合同的法律效力。

对于重要合同或涉及重大利益的合同，还可以采取签订备忘录、附加协议等方式，进一步明确双方的权利和义务，保障合同的顺利履行。

1.4合同签署后的备案与归档

合同签署完成后，应及时将合同文本进行备案和归档，以便日后查阅和管理。

备案工作通常由合同管理部门负责，将合同的基本信息、签署情况、审批文件等相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应按照规定的期限进行保存，以备需要时查阅。同时要加强对合同档案的安全管理，防止档案的丢失、损坏或泄露。

二、合同管理职责

2.1合同管理部门职责

合同管理部门在股份制企业中承担着重要的职责，负责对企业的合同进行全面管理和监督。

合同管理部门要制定和完善企业的合同管理制度，明确合同管理的流程、职责和要求，为合同管理工作提供制度保障。

合同管理部门负责对合同的起草、审核、签署、变更、解除等各个环节进行监督和管理，保证合同的合法性、合规性和有效性。对合同执行过程中出现的问题及时进行协调和处理，保障合同的顺利履行。

合同管理部门还要负责合同档案的管理工作，建立和维护合同档案数据库，保证合同档案的完整、准确和安全。定期对合同档案进行整理和归档，为企业的经营决策提供参考依据。

2.2各部门合同管理职责

除了合同管理部门，股份制企业的其他部门也在合同管理中承担着相应的职责。

业务部门是合同的主要起草部门，负责根据业务需求起草合同文本，并保证合同内容符合业务实际情况。同时业务部门要配合合同管理部门进行合同的审核和签署工作，提供相关的业务资料和支持。

财务部门主要负责对合同的财务条款进行审核和把关，保证合同的付款方式、金额等财务事项符合企业的财务制度和预算要求。在合同履行过程中，财务部门要及时核对合同款项的支付情况，保证款项的安全和及时支付。

法务部门负责对合同的法律条款进行审核和提供法律意见，保证合同的合法性和合规性。在合同纠纷处理过程中，法务部门要代表企业参与协商、调解、诉讼或仲裁等活动，维护企业的合法权益。

三、合同档案管理

3.1合同档案建立与归档

合同档案的建立与归档是股份制企业合同管理的重要环节。

在合同签订后，应及时将合同文本及相关的附件、审批文件等资料进行整理，按照规定的档案格式和要求建立合同档案。合同档案应包括合同的基本信息（如合同编号、签订日期、双方当事人等）、合同条款、签署文件、变更记录、履行情况等内容。

归档时，应将合同档案按照一定的分类标准进行分类存放，便于查找和管理。同时要为每份合同档案编制档案编号，建立档案目录，保证档案的有序性和可追溯性。

3.2合同档案保管与查阅

合同档案的保管与查阅是保障合同档案安全和有效利用的重要工作。

合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所，采取防火、防潮、防盗等安全措施，防止档案的损坏、丢失或泄露。

在查阅合同档案时，应按照规定的程序进行申请和审批。查阅人应填写查阅申请表，说明查阅的合同档案名称、查阅目的等信息，经相关部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅合同档案。查阅过程中，应严格遵守档案管理的规定，不得擅自涂改、复印或带走合同档案。

四、合同变更与解除

4.1合同变更流程与审批

在合同履行