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塔吉克斯坦亚洲化工“12·18”化肥项目管理标准

JTC-12·18-PM-2017-01-005

项目文件管理规定

版本

日期

编制

审核

批准

A

2017-10-20

许远洋

张国峰

陈立春

2017-10-20发布2017-11-01实施

吉化北建塔吉克斯坦有限责任公司发布

目录

TOC\o1-3\h\z\u1 目的 1

2 适用范围 1

3 文件分类 1

4 重要文件 1

5 岗位职责 1

6 过程控制文件编写的指导原则 2

7 文件的借阅与归档 2

8 文件号码的编制原则 2

9 工作流程图 3

吉化北建塔吉克公司亚洲化工“12·18”化肥项目

文件名称

项目文件管理规定

文件编号

JTC-12·18-PM-2017-01-005

PAGE7

项目文件管理规定

目的

为规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，以保证现场施工、管理等过程的各个环节受控，及时、准确的反映项目情况，并为以后项目的结算、索赔、总结等积累充分的资料，特制订本文件管理制度。

适用范围

本规定适用于亚洲化工“12.18”项目所属各个职能部门的所有文件管理工作。

文件分类

各种书面文件：包括通知、报告、程序、申请、指令、会议纪要、备忘录等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。

重要文件

月进度结算文件

该文件基本是每月产生一次，依据合同和有关项目规定进行文件编制。

技术联络单

这是很重要的项目过程控制文件。主要是指施工中出现的技术、质量、管理、材料到货、现场条件、同其他作业队伍或承包商的综合协调等各方面存在的不足、短缺、冲突、偏差等对我们正常施工生产造成不利影响事件的文件。

现场备忘录

该文件主要是跟踪和反映合同管理及技术联络单之外的事件，如供应、价格、工作范围变更、补充报价等事件的文件。

会议纪要

指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。

电子邮件

电子邮件是很重要的项目支持性过程文件。主要是指业主与我方之间以电子邮件方式进行的交流信息往来。详细的电子邮件格式请参考系统文件《对外公函管理规定》。

岗位职责

文控员职责

外来文件的分发、核查与管理；

外发文件的监控；

受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；

文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废；

文件的保存、整理、保存期限的监控；

定期对文件进行检查、评审；（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）；

协助完成内部审核工作；

协助完成内部体系审核工作；

相关的环境因素控制的遵守；

及时下发业主通知，及时更新图纸和相关变更文件。

编写职责分工

月进度结算文件由项目部控制部预算员负责编写，控制部主管负责审核；

技术联络单由各专业工程师负责起草，技术经理负责审定；

现场备忘录主要由控制部统计员负责起草，采购、行政和财务等协助；

会议纪要由项目部统计人员负责编写；

与业主之间往来电子邮件的编写需根据具体内容由相关部门负责起草；

控制经理负责项目过程控制文件编写的督促工作；

过程控制文件编写的指导原则

凡是与合同不符的、超出合同范围的、不利于公司整体利益的事件，都要形成文件备案；

凡是材料到货、场地协调、管理组织等对我们正常施工、劳动效率、合理组织；

工序衔接等造成不利影响的，不能理想展开作业的，都要形成文件备案；

凡是甲方保障不利、支持不足对我们造成额外工作的事情，如后勤、质量、安全、人员配备、材料调拨价格等方面不符合合同、管理文件等对我们不利的事情，都要形成文件备案。

对于现场不是由于我方原因而影响到施工进度的状况需要及时的以邮件方式向业主反馈，避免误解；对于业主发来的邮件，需酌情给予回复及解答；所有与业主之间往来的邮件都应做好保存，涉及到重大事宜的邮件要及时转发到国内。

文件的借阅与归档

项目部管理人员需要借阅相应的资料时，需要与文控员说明用处。并在文控员允许的情况下使用所需要的资料，并做好签字记录。对于需要长期使用管理文件的，可以进行复印。禁止丢失有签收字样的原文件。

文件号码的编制原则

对外文件号的编制原则

1

2

3

4

5

6

J

-

A

-

TJHF

-

MPP

TQ

SM

MOM

OT

-

201701

-

01

J，是JINOCCO的首字母，代表吉化北建；

A，代表发送方的名字首字母，如：要发给亚洲化工的文件，则2号栏要填写字母A；

project，代表项目名称简写；本项目为TJHF。

表示文件的类别，本项目将文件只划分为MPP、TQ、SM三类；

201701，代表文件发生所在的月份，此例是2017年1月；

01代表文件的序列号，表示在某月份，该类文