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对外材料报送管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司对外材料报送工作，确保报送材料的准确性、及时性和规范性，提高公司形象和信息传递效率，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构对外报送的各类材料，包括但不限于工作报告、业务报表、宣传资料、项目申报材料等。

（三）基本原则

1.准确性原则：报送材料应真实、准确地反映公司实际情况，数据准确、内容完整。

2.及时性原则：按照规定的时间节点及时报送材料，确保信息传递的时效性。

3.规范性原则：报送材料应符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，格式规范、排版整齐。

4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的报送材料，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

二、报送流程

（一）材料起草

1.各部门根据工作需要和对外报送要求，确定材料起草责任人。责任人应具备相应的业务知识和文字表达能力，确保材料内容准确、清晰。

2.起草人应深入了解报送事项的背景、目的和要求，收集相关资料，进行认真分析和研究，确保材料内容具有针对性和实用性。

3.材料起草过程中，应注重语言表达的规范性和逻辑性，避免出现错别字、语病和歧义。

（二）部门审核

1.材料起草完成后，起草部门负责人应进行初审，重点审核材料内容的准确性、完整性、合规性以及格式是否规范。

2.初审通过后，起草部门应将材料提交给相关业务部门进行会签。会签部门应从本部门业务角度出发，对材料提出意见和建议，确保材料符合公司整体业务要求。

3.对于涉及多个部门的报送材料，由牵头部门负责组织协调会签工作，各会签部门应积极配合，按时反馈意见。

（三）分管领导审批

1.经部门审核和会签后的材料，提交给分管领导进行审批。分管领导应全面审查材料内容，重点关注材料与公司战略目标的一致性、对公司业务的影响以及潜在风险等。

2.分管领导审批通过后，在材料上签署意见并签字确认。如分管领导提出修改意见，起草部门应根据意见及时进行修改完善，再次提交审批。

（四）报送

1.经分管领导审批后的材料，由指定的报送人员按照规定的渠道和方式进行报送。报送人员应确保材料在规定时间内准确送达接收单位。

2.对于重要材料或紧急报送事项，报送人员应提前与接收单位沟通协调，确保报送工作顺利进行。

3.报送完成后，报送人员应及时将报送情况反馈给材料起草部门和相关领导。

三、报送要求

（一）内容要求

1.真实准确：报送材料应基于真实的业务数据和实际情况，不得虚报、瞒报或夸大事实。

2.重点突出：明确阐述报送事项的核心内容和关键信息，避免冗长、繁琐的表述。

3.逻辑清晰：材料结构应合理，层次分明，各部分内容之间逻辑连贯，便于阅读和理解。

4.数据支撑：对于涉及数据的内容，应提供准确、可靠的数据来源，并进行必要的分析和说明。

（二）格式要求

1.字体字号：一般采用宋体，标题字号根据层级适当调整，正文一般为小四或五号字。

2.排版规范：页面布局合理，段落间距适中，左右对齐，首行缩进2个字符。

3.编号标注：如有需要，对材料中的章节、条款、图表等进行编号标注，便于查阅和引用。

4.附件要求：如有附件，应在材料中明确标注附件名称，并确保附件内容与正文相关联，格式规范统一。

（三）语言要求

1.语言简洁：避免使用复杂、生僻的词汇和句子结构，确保语言通俗易懂。

2.表达清晰：准确传达信息，避免产生歧义或误解。

3.礼貌得体：语言表达应符合商务礼仪，尊重接收单位和相关人员。

四、审核与监督

（一）审核机制

1.公司建立对外材料报送审核小组，成员包括公司办公室、法务部门、财务部门等相关人员。审核小组负责对重要报送材料进行集中审核，确保材料质量。

2.审核小组应按照各自职责，对报送材料的内容、格式、合规性等进行全面审查，提出审核意见和建议。

3.对于审核中发现的问题，起草部门应及时进行整改，整改完成后重新提交审核。

（二）监督检查

1.公司办公室负责对各部门对外材料报送工作进行定期监督检查，检查内容包括报送流程的执行情况、报送材料的质量等。

2.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于通报批评、绩效考核扣分等。

3.对在对外材料报送工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，以激励全体员工积极做好报送工作。

五、保密管理

（一）保密范围

1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据、客户信息等敏感信息的报送材料。

2.在报送过程中知悉的接收单位的商业秘密和敏感信息。

（二）保密措施

1.报送人员应严格遵守公司保密制度，签订保密协议，明