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学校公文复印管理制度

一、总则

（一）目的

为加强学校公文复印管理，规范复印行为，提高工作效率，确保公文的安全与保密，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于学校各部门在工作中涉及的公文复印相关事宜。

（三）基本原则

1.严格遵守国家有关保密法律法规和学校的保密规定。

2.确保复印工作的准确性、及时性和高效性。

3.合理控制复印成本，节约资源。

二、公文复印的申请与审批

（一）申请流程

1.各部门因工作需要复印公文时，应由申请人填写《公文复印申请表》，详细注明复印公文的名称、文号、份数、用途等信息。

2.《公文复印申请表》需经部门负责人签字批准。

（二）审批权限

1.一般性公文复印申请，由部门负责人审批即可。

2.涉及重要机密、敏感信息的公文复印申请，需经学校分管领导审批。

（三）特殊情况处理

如遇紧急情况，无法提前履行申请与审批手续时，申请人应在复印后及时补办相关手续，并说明原因。

三、公文复印的操作规范

（一）复印设备管理

1.学校指定专门的复印设备，并安排专人负责日常维护和管理。

2.复印设备应定期进行检查、保养和维修，确保其正常运行。

3.严禁非授权人员擅自操作复印设备。

（二）复印操作要求

1.操作人员应熟悉复印设备的使用方法，严格按照操作规程进行操作。

2.在复印前，应仔细核对公文原件的内容，确保复印的准确性。

3.对于多页公文，应确保页码顺序正确，避免出现缺页、倒页等情况。

4.复印过程中，如发现公文原件有损坏或字迹不清等问题，应及时与相关部门或人员联系。

（三）复印质量控制

1.复印后的公文应字迹清晰、页面整洁，无模糊、重影、黑边等现象。

2.对于重要公文或有特殊要求的公文，可根据需要进行双面复印、彩色复印等。

四、公文复印的数量控制

（一）按需复印原则

各部门应根据工作实际需要，合理确定公文复印的数量，避免不必要的浪费。

（二）审批监督

1.审批人在审批《公文复印申请表》时，应严格把关，对复印数量的合理性进行审核。

2.学校办公室有权对各部门的公文复印情况进行监督检查，如发现复印数量过多或存在浪费现象，将责令其整改。

五、公文复印的费用管理

（一）费用核算

1.学校对公文复印费用进行单独核算，设立专门的费用账户。

2.复印费用根据复印纸张数量、复印类型（如黑白、彩色）等因素进行计算。

（二）费用报销

1.各部门应指定专人负责公文复印费用的报销工作。

2.报销时，应提供经审批的《公文复印申请表》、复印发票等相关凭证，并按照学校财务制度的规定进行报销。

（三）费用控制

1.学校将定期对公文复印费用进行统计分析，如发现费用过高，将采取相应措施进行控制。

2.鼓励各部门通过优化工作流程、减少不必要的复印等方式，降低复印费用支出。

六、公文复印的保密管理

（一）保密责任

1.所有参与公文复印工作的人员均应承担保密责任，严格遵守学校的保密制度。

2.严禁将涉及学校机密、敏感信息的公文复印给无关人员。

（二）复印场所管理

1.公文复印应在学校指定的专门场所进行，确保复印过程的安全与保密。

2.复印场所应保持安静、整洁，无关人员不得随意进入。

（三）复印件管理

1.复印完成后，应及时将复印件整理好，并交与申请人或相关部门。

2.对于不再使用的复印件，应按照学校保密规定进行妥善处理，严禁随意丢弃。

七、公文复印的档案管理

（一）档案建立

1.学校办公室负责建立公文复印档案，对每次复印的公文进行详细记录。

2.档案内容应包括公文名称、文号、复印日期、复印份数、申请人、审批人等信息。

（二）档案保管

1.公文复印档案应妥善保管，保存期限按照学校档案管理规定执行。

2.档案保管人员应定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整性和可查阅性。

（三）档案查阅

1.因工作需要查阅公文复印档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人或学校分管领导批准后，方可查阅。

2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。

八、违规处理

（一）违规行为界定

1.未经审批擅自复印公文。

2.超审批数量复印公文。

3.将公文复印给无关人员或用于非工作目的。

4.违反保密规定，泄露公文机密信息。

5.故意损坏复印设备或公文原件。

6.其他违反本制度的行为。

（二）处理措施

1.对于初次违规且情节较轻的人员，给予批评教育，并责令其立即整改。

2.对于多次违规或情节严重的人员，视情节轻重给予警告、罚款、通报批评等处理；如造成严重后果的