商超设备采购与验收规定.doc

商超设备采购与验收规定

商超设备采购与验收规定

一、总则

1.目的

为加强本商超设备采购管理，规范采购流程，确保所采购设备的质量、性能符合商超运营需求，保障设备及时、准确验收并投入使用，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本商超内所有设备的采购与验收活动，包括但不限于货架、收银设备、冷藏设备、通风设备、监控设备等各类用于商超运营的设备。

3.职责分工

-采购部门：负责设备采购计划的制定与执行，寻找供应商、开展采购谈判、签订采购合同、跟踪采购进度等工作。

-使用部门：提出设备采购需求，参与采购技术条款的制定，协助采购部门进行供应商考察，负责设备验收过程中的使用功能测试，对设备的适用性和性能反馈意见。

-财务部门：负责审核采购预算、采购合同中的财务条款，办理设备采购款项的支付，监督采购资金的使用情况。

-质量验收部门：负责制定设备验收标准，对采购设备进行质量检验、性能测试，出具验收报告，对验收过程中发现的问题提出处理意见。

二、设备采购计划

1.需求提出

-使用部门根据商超业务发展、运营需求以及设备更新换代计划，定期提出设备采购需求。需求应明确设备的名称、规格型号、数量、使用用途、技术参数等详细信息。

-对于紧急采购需求，使用部门应填写《紧急设备采购申请表》，说明紧急采购的原因、预计使用时间等，经部门负责人和商超主管领导审批后提交采购部门。

2.需求审核

-采购部门收到使用部门提交的设备采购需求后，首先对需求的合理性、必要性进行初步审核。审核内容包括是否符合商超整体规划、是否存在现有设备可替代等。

-组织相关部门（如财务部门、技术部门等）对采购需求进行联合评审。财务部门重点审核采购预算的合理性，技术部门对设备的技术参数、兼容性等进行审核。

-根据审核和评审结果，采购部门编制《设备采购计划》，明确采购设备的清单、预算金额、采购时间节点等内容，报商超主管领导审批。

3.计划调整

在采购计划执行过程中，如因业务变化、预算调整等原因需要对采购计划进行变更，使用部门应填写《设备采购计划变更申请表》，说明变更的原因、变更内容等，经原审批流程审批后，采购部门对采购计划进行相应调整。

三、供应商选择与管理

1.供应商信息收集

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、参加展会、供应商自荐等。收集的信息应包括供应商的基本情况（企业规模、经营范围、成立时间等）、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉口碑等方面。

-建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行分类整理、归档，以便查询和筛选。

2.供应商筛选与评估

-根据采购需求和供应商信息库，采购部门初步筛选出符合基本条件的供应商名单。

-组织相关部门（如使用部门、质量验收部门等）对初步筛选的供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行测试评估。考察内容包括供应商的生产环境、生产工艺、质量管理体系、设备状况等。样品测试评估应按照相关标准或实际使用需求对样品的质量、性能等进行检测。

-制定供应商评估标准，从产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等多个维度对供应商进行量化评估。评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，只有评估等级为合格及以上的供应商才能进入合格供应商名录。

3.合格供应商名录管理

-建立和维护合格供应商名录，定期对合格供应商进行重新评估和更新。对于在合作过程中出现严重质量问题、交货延迟、服务不到位等情况的供应商，视情节轻重给予警告、暂停合作或从合格供应商名录中删除等处理。

-采购设备时，原则上应从合格供应商名录中选择供应商。如因特殊原因需要选择名录外的供应商，采购部门应填写《新增供应商申请表》，说明原因，并按照供应商评估流程进行评估，经审批通过后，方可进行采购合作。

四、采购谈判与合同签订

1.采购谈判

-采购部门根据采购需求和选定的供应商，组织相关人员（如使用部门代表、技术专家等）与供应商进行采购谈判。谈判内容包括设备的价格、规格型号、技术参数、交货期、交货地点、包装、运输方式、付款方式、售后服务等条款。

-在谈判过程中，要充分了解供应商的底线和诉求，争取最有利的采购条件。同时，要做好谈判记录，记录谈判过程中的重要事项和双方达成的共识。

2.合同起草

-根据谈判结果，采购部门负责起草采购合同。合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，条款应包括但不限于设备名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任、争议解决方式等内容。

-合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或产生歧