贸易公司仓储物资出入库登记制度.doc

贸易公司仓储物资出入库登记制度

一、总则

（一）目的

为加强贸易公司物资管理，规范物资出入库流程，确保物资数量准确、质量完好，保障公司运营效益，特制定本制度。本制度充分融合公司“以客户为中心，追求极致性价比，坚持创新与高效”的企业文化和经营理念，通过优化流程、明确责任，实现扁平化管理，提高公司整体运营效率。

（二）适用范围

本制度适用于贸易公司全体员工涉及的物资出入库活动，包括但不限于原材料、成品、办公用品、设备等各类物资。同时，对于涉及客户相关的物资交接环节，也应参照本制度执行，以确保为客户提供准确、高效、优质的服务。

（三）基本原则

1.准确性原则：出入库登记必须准确记录物资的名称、规格、型号、数量、批次等信息，确保账物相符。

2.及时性原则：物资出入库操作完成后，应立即进行登记，保证信息的实时性，以便公司及时掌握物资动态，合理安排运营活动。

3.完整性原则：登记内容应完整，涵盖物资出入库的各个环节和相关信息，包括出入库时间、经手人、审批人等，便于追溯和管理。

二、组织架构与职责划分

（一）仓储部门

1.负责物资的验收、入库、保管和出库等具体操作。严格按照相关标准和流程对物资进行检验，确保入库物资质量合格、数量准确；妥善保管物资，做好防潮、防火、防盗等工作，保障物资安全；依据审批后的出库申请，准确、及时地发放物资。

2.建立详细的物资台账，实时记录物资的出入库情况和库存数量，并定期与财务部门核对账目，确保账账相符、账物相符。

3.定期对库存物资进行盘点，及时发现和处理盘盈、盘亏等问题，并向相关部门汇报。在盘点过程中，要秉持认真负责的态度，确保数据真实可靠，为公司运营效益提供准确的数据支持。

（二）采购部门

1.根据公司业务需求，负责物资的采购工作。在采购过程中，要严格筛选供应商，确保所采购物资的质量和性价比符合公司要求，充分体现公司追求极致性价比的经营理念。

2.及时与仓储部门沟通采购物资的到货信息，协助仓储部门做好物资的验收工作。在物资到货前，采购部门应提前了解物资的详细信息，为仓储部门的验收提供必要的支持。

3.负责处理与供应商之间的质量问题、退换货等事宜，保障公司的合法权益。在处理供应商问题时，要注重沟通技巧，以友好合作的态度解决问题，同时维护公司的利益。

（三）使用部门

1.根据工作需要，填写物资领用申请，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并按照规定流程进行审批。在填写申请时，要确保信息准确、清晰，以便相关部门进行审批和安排物资发放。

2.负责本部门领用物资的管理和使用，合理安排物资使用计划，避免浪费，提高物资使用效率，体现公司对运营效益的关注。

3.对于因工作变更或其他原因不再需要的物资，及时办理退库手续，确保物资得到合理利用。

（四）财务部门

1.负责对物资出入库的财务核算工作，审核相关凭证，确保财务数据的准确性和合规性。在核算过程中，要严格按照财务制度进行操作，确保每一笔物资出入库都有准确的财务记录。

2.定期与仓储部门核对物资账目，监督物资的库存管理情况，对发现的问题及时提出整改意见。通过财务监督，保障公司资产的安全和完整。

3.参与物资盘点工作，对盘点结果进行审核和监督，协助公司进行资产管理和决策。

三、管理流程

（一）物资入库流程

1.采购物资到货前，采购部门应提前通知仓储部门做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。

2.物资到货时，仓储部门验收人员依据采购合同、送货单等相关文件，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行详细检验。对于需要检验质量的物资，应按照相关标准进行检验，确保物资质量符合要求。

3.验收合格的物资，验收人员在送货单上签字确认，并填写物资入库单。入库单应包含物资信息、入库时间、验收人等内容。同时，将物资按照规定的存放位置进行摆放，做好标识，体现公司注重细节和规范化管理的理念。

4.仓储部门将入库单一联留存，作为登记物资台账的依据；一联交采购部门，用于核对采购信息；一联交财务部门，作为财务核算的凭证。

5.对于验收不合格的物资，仓储部门应及时通知采购部门与供应商联系处理，如退货、换货等。在处理过程中，要做好记录，明确责任，保障公司的利益不受损失。

（二）物资出库流程

1.使用部门根据工作需要，填写物资领用申请单，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并由部门负责人审批。审批过程中，要根据工作实际需求进行审核，避免不合理的物资领用。

2.将审批后的领用申请单提交至仓储部门，仓储部门核对申请单信息无误后，按照先进先出的原则发放物资。在发放物资时，要确保物资的质量和数量准确无误，并做好发放记录。

3.物资发放后，仓储部门在领用申请单上签字确认，并填写物资出库单。出库单应包含物资信息、出库时间、领用人等内容。