培训机构采购付款账期执行监督制度.doc

培训机构采购付款账期执行监督制度

一、总则

1.目的：本制度旨在规范本培训机构采购付款账期的执行与监督，确保采购业务的资金流转合理、有序，维护机构与供应商的良好合作关系，保障机构运营效益，同时符合机构的企业文化与经营理念。

2.适用范围：本制度适用于培训机构全体涉及采购付款业务的员工以及与本机构有采购业务往来的供应商。

3.企业文化与经营理念体现：秉持本机构“创新、高效、共赢”的企业文化，在采购付款账期管理中，强调与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系。以高效的流程和创新的管理方式，实现双方的共同发展，为客户提供优质服务。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责与供应商洽谈采购合同，明确付款账期等条款，并确保合同条款符合机构整体利益和相关规定。

-及时更新采购订单和供应商信息，跟踪采购业务的执行情况，确保货物或服务按时按质交付。

-定期汇总采购付款需求，提交给财务部门。

2.财务部门

-审核采购合同中的付款条款，评估付款账期对机构资金流的影响。

-根据采购部门提交的付款需求，结合机构资金状况，制定付款计划，并严格按照计划执行付款操作。

-负责对采购付款账期执行情况进行财务核算和监控，定期生成相关报表，向管理层汇报。

3.监督小组

-由行政主管担任组长，成员包括采购、财务、法务等部门的代表。

-负责对采购付款账期执行情况进行定期和不定期检查，核实是否存在违反规定的情况。

-对发现的问题进行调查和分析，提出整改建议，并监督整改措施的落实。

三、管理流程

1.采购合同签订

-采购人员在与供应商洽谈采购业务时，应就付款账期等关键条款进行充分沟通，并参考市场行情和机构历史合作情况，争取合理的付款账期。

-采购合同应明确规定付款账期的起始时间、截止时间、付款方式等具体内容。合同签订后，采购部门应及时将合同副本交至财务部门备案。

2.付款申请与审批

-采购业务完成后，采购人员应根据合同约定的付款账期，提前填写付款申请单，详细注明采购项目、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款账期等信息，并附上相关发票、验收报告等证明文件。

-付款申请单先由采购部门负责人审核，确认采购业务的真实性和合规性。然后提交给财务部门，财务部门审核付款金额是否准确、资金是否充足以及是否符合付款账期规定等。

-经过采购和财务部门审核通过的付款申请单，根据金额大小按照机构的审批权限规定，提交给相应的管理层进行审批。

3.付款执行

-财务部门根据审批通过的付款申请单，按照合同约定的付款方式和时间进行付款操作。付款完成后，及时更新财务账目，并将付款凭证复印件反馈给采购部门。

-对于临近付款账期截止日仍未完成付款的情况，财务部门应及时与采购部门沟通，查明原因，并采取相应措施，如与供应商协商延期付款等。

4.账期跟踪与预警

-采购部门和财务部门应建立采购付款账期跟踪台账，定期核对付款进度。财务部门负责在付款账期到期前一定时间（如5个工作日）向采购部门发出预警，提醒其做好付款准备。

-对于逾期未付款的情况，采购部门应及时与供应商沟通解释原因，并制定还款计划。同时，监督小组应对逾期付款情况进行调查，分析原因，确定责任，并采取相应的改进措施。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权了解采购付款账期相关政策和流程，对于不合理的账期要求或付款安排，有权向上级领导提出意见和建议。在遵守制度的前提下，员工享有正常履行职责所需的资源和支持。

-义务：员工应严格遵守本制度的规定，按照流程操作采购付款业务。在与供应商沟通时，维护机构的良好形象和利益。对涉及的商业机密和财务信息负有保密义务。

2.供应商权利与义务

-权利：供应商有权按照合同约定的付款账期收取货款，有权对机构的付款情况进行查询和监督。对于机构违反付款账期约定的情况，有权要求机构承担相应责任。

-义务：供应商应按照合同约定按时按质提供货物或服务，提供合法有效的发票等相关凭证。配合机构的采购付款管理工作，提供必要的信息和协助。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-监督小组定期（每月）对采购付款账期执行情况进行全面检查，包括合同签订、付款申请、审批流程、付款执行等环节。检查方式包括查阅文件、账目核对、实地走访供应商等。

-不定期开展专项检查，针对重点采购项目或近期出现问题较多的采购业务进行深入调查。同时，鼓励员工和供应商对违反采购付款账期制度的行为进行举报，对于举报属实的给予奖励。

2.奖励机制

-对于在采购付款