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业务合同审核及管理流程指导手册

前言

为规范公司业务合同的全生命周期管理，防范合同风险，保证合同条款合规、权责清晰，保障公司合法权益，特制定本指导手册。本手册旨在为业务部门、法务部门、财务部门及相关审批人员提供标准化操作指引，明确各环节职责与要求，提升合同管理效率。

一、本手册的应用范围与场景

本手册适用于公司所有对外业务合同的审核、签署、履行、归档等管理环节，具体包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；

合作类合同：联合开发、渠道合作、委托代理等；

其他类合同：租赁、借款、技术转让等。

无论合同金额大小、合作方类型（企业/个体/其他组织），均需严格按照本流程执行，保证合同管理规范统一。

二、合同全生命周期管理流程详解

合同管理流程分为“发起起草—部门审核—法务审核—审批签署—履行跟踪—归档管理”六个核心环节，各环节需紧密衔接，责任到人。

（一）第一步：合同发起与需求对接

操作主体：业务部门（合同需求方）

操作内容：

明确需求：业务部门根据合作项目内容，梳理合同核心要素（合作方信息、合同标的、数量/质量标准、价款/支付方式、履行期限、违约责任等），形成《业务需求说明书》。

对接合作方：与合作方就合同核心条款进行初步沟通，确认合作意向，获取合作方主体资格证明文件（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖合作方公章）。

发起流程：通过公司OA系统或合同管理模块填写《合同审批申请单》，《业务需求说明书》及合作方资质文件，启动合同审批流程。

输出成果：《业务需求说明书》、合作方主体资格证明文件、《合同审批申请单》。

关键点：合作方资质文件需真实、有效，若涉及特殊行业（如食品、医疗），需核查其行业许可证件；需求说明需清晰、无歧义，避免后续条款争议。

（二）第二步：合同起草与初步审核

操作主体：业务部门（起草人）、部门负责人（初审）

操作内容：

起草合同：业务部门根据《业务需求说明书》及合作方沟通结果，使用公司标准合同模板（无模板时参考行业范本）起草合同文本。合同内容需包含以下核心条款：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）；

合同标的（名称、型号、规格、技术参数等，需明确可验收标准）；

数量与质量（数量单位、质量验收标准及方法）；

价款与支付（含税/不含税金额、计价方式、支付节点、账户信息）；

履行期限与地点（开始/结束时间、交付/服务地点）；

双方权利义务（清晰列明业务部门与合作方的责任）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围）；

争议解决方式（建议约定由公司所在地法院诉讼管辖）；

其他约定（保密条款、知识产权、合同生效条件等）。

部门初审：部门负责人审核合同内容的完整性、业务合理性及与公司政策的匹配性，重点检查：

是否符合公司业务发展规划；

价款是否在预算范围内；

履行期限是否满足项目节点需求。

初审通过后，在《合同审批申请单》上签署意见，提交法务部门审核。

输出成果：合同初稿（含修订痕迹）、《合同审批申请单》（部门负责人签字）。

常见问题：避免使用“大概”“左右”等模糊表述；违约责任需对等，避免单方面加重公司义务；争议解决优先选择诉讼，避免约定仲裁（除非必要）。

（三）第三步：法务审核

操作主体：法务部门（法务专员）、法务负责人

操作内容：

合规性审核：法务专员重点审核合同条款的合法性、合规性及风险点，包括：

主体资格：合作方是否为依法设立并存续的企业，是否超出经营范围，法定代表人/授权代表是否具备签署权限；

条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”）；

权责对等：双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确、可执行；

潜在风险：知识产权归属、保密义务、不可抗力条款是否完善，是否存在履约障碍。

反馈与修改：法务专员对审核中发觉的问题，在《合同审核意见表》中列明具体修改建议（如“建议增加‘质量保证金条款’”“付款节点需明确‘验收合格后X日内’”），反馈至业务部门。业务部门需根据意见修改合同，重大争议问题需组织业务、法务、财务三方沟通协商。

法务负责人复核：法务负责人对审核通过后的合同文本进行最终把关，确认风险可控后，在《合同审核意见表》及《合同审批申请单》上签署意见。

输出成果：《合同审核意见表》、合同修订稿（法务审核通过版本）。

风险提示：若合作方为首次合作或涉及大额合同（金额≥50万元），法务部门可要求业务部门补充合作方征信报告、涉诉信息等背景调查材料。

（四）第四步：审批签署

操作主体：财务部门（会签）、分管领导/总经理（审批）、授权签署人

操作内容：

财务会签：财务部门审核合同中的付款方式、税务条款、发票要求等，保证符合公司财务管理制度，重点检查：

价款是否包含税费，税率是否符合规定；

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