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租赁合同催告函范本及写作指南

在租赁合同的履行过程中，当一方未能按照合同约定履行义务，如承租方拖欠租金、擅自转租，或出租方未能及时维修房屋设施等，守约方通常需要通过书面形式催告违约方在合理期限内纠正其行为。这份书面文件，便是租赁合同催告函。它不仅是一种正式的沟通方式，更是后续可能采取法律行动的重要前置程序和证据。本文将详细介绍租赁合同催告函的写作要点，并提供实用范本，助您妥善处理租赁纠纷的前期沟通。

一、租赁合同催告函的核心构成要素

一份规范、有效的租赁合同催告函，应包含以下核心内容，确保信息传递清晰、准确，同时最大限度维护自身权益。

（一）首部：明确各方身份与函件基本信息

1.发函方信息：清晰列明发函方（即守约方）的全称、地址、联系电话及联系人。若是公司或其他组织，需写明法定代表人或授权代表人；若是个人，则写明姓名及身份证号（此项可根据实际情况决定是否添加，但准确身份信息有助于对方确认）。

2.收函方信息：准确填写收函方（即违约方）的全称或姓名、地址、联系电话。地址应尽量详细，以确保函件能够顺利送达。

3.发函日期：明确标注发出本催告函的具体日期，此日期将作为计算履行期限的起始点。

4.函件标题：简明扼要，直接点出函件主题，例如“关于[合同编号]租赁合同履行事宜的催告函”或“关于催缴[月份/季度]租金的催告函”。

（二）正文：清晰阐述事实、依据与要求

正文是催告函的核心部分，需要逻辑严谨、事实清楚、依据充分、要求明确。

1.合同基本情况简述：开篇应简述双方存在的租赁法律关系。包括：双方于何时签订了《租赁合同》（合同编号需明确写出，如有），租赁标的物的具体信息（如房屋坐落位置、门牌号码），租赁期限，以及与本次催告事由相关的核心合同条款（例如租金标准、支付周期、房屋修缮责任等）。

2.违约事实的客观陈述：这是催告函的关键。需客观、准确、具体地描述对方的违约行为。

*针对承租方常见违约：如拖欠租金，需写明拖欠的是哪个时间段的租金，金额多少，截至发函日已逾期多少天；如擅自改变房屋用途或转租，则需描述其具体行为及与合同约定不符之处。

*针对出租方常见违约：如未按约定提供符合标准的房屋或设施，需描述设施损坏情况、影响使用的程度及合同约定的维修义务；如未能配合办理相关手续等。

*陈述事实时，应避免使用情绪化或攻击性语言，以“根据合同第X条约定，贵方应于X年X月X日前支付X费用，但截至本函发出之日，贵方尚未支付”等客观陈述为宜。

3.催告内容与履行期限：明确、具体地提出要求对方纠正违约行为的内容和合理的履行期限。

*履行内容：例如，“立即支付拖欠的租金人民币XX元及相应违约金”、“立即停止转租行为并恢复房屋原状”、“在X日内完成房屋XX设施的维修并确保其正常使用”。

*履行期限：给予对方合理的准备时间，该期限应具有可操作性。例如，“请贵方于收到本函之日起X日内”或“请贵方于X年X月X日前”。“合理期限”通常根据违约行为的性质和实际情况确定，一般为几天至十几天不等。

4.法律依据与后果警示：引用合同中关于此类违约行为处理方式的具体条款，以及可能涉及的相关法律法规规定（如《民法典》中关于租赁合同的相关条款），阐明对方违约行为已构成根本违约或一般违约。明确告知对方，若在指定期限内仍未履行义务，发函方将保留采取包括但不限于解除合同、要求赔偿损失、追究违约责任等进一步法律措施的权利。此部分旨在增加催告的严肃性和压力。

（三）尾部：规范落款与联系方式

1.结束语：通常使用“特此函告，望贵方审慎对待，及时处理”等规范用语。

2.发函方落款：发函方需亲笔签名（个人）或加盖公章（单位/组织）。

3.联系方式：再次留下发函方的联系电话、电子邮箱等，方便对方沟通或履行义务。

二、写作要点与注意事项

1.语气克制与专业：催告函的目的是督促对方履行义务，而非宣泄情绪。语气应保持冷静、客观、专业，避免使用侮辱、威胁性语言，以免激化矛盾，不利于问题解决。

2.事实清楚与证据确凿：陈述违约事实时，应基于客观事实，如有合同、付款凭证、沟通记录、照片、视频等证据，可在函中提及或准备在后续阶段出示。

3.要求明确与合理：提出的履行要求应具体、明确，具有可操作性，履行期限应给予对方合理的准备时间。

4.法律依据充分：准确引用合同条款和相关法律规定，增强催告函的法律效力和说服力。

5.送达方式与证据留存：

*送达方式：优先选择能够证明对方已签收的送达方式，如快递（建议使用EMS或其他可追踪的快递服务，并在快递单上注明“租赁合同催告函”字样及内件数量）、当面送达并要求对方签收。若采用电子邮件或传真，需确保对方能够有效接收，并保留发送成功的凭证。

*证据留存：发函前务必复印一份催告