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企业会议策划及执行清单模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业各类常规会议的策划与执行全流程管理，包括但不限于：

内部管理类会议：季度/年度工作总结会、项目启动会、部门协调会、员工培训会等；

对外交流类会议：客户答谢会、合作伙伴洽谈会、行业研讨会、产品发布会等；

专项决策类会议：战略规划会、预算审批会、重大事项评审会等。

通过系统化清单管理，可保证会议目标明确、流程规范、责任到人，提升会议效率与效果，避免遗漏关键环节，同时为后续会议复盘提供数据支撑。

二、全流程操作指引

（一）会前筹备阶段（会议召开前7-15天启动）

核心目标：明确会议要素，完成资源准备，保证会议具备召开条件。

明确会议核心目标与范围

由发起部门（如行政部、项目部）负责人牵头，与参会核心决策人（如总经理、部门经理*）沟通，确定会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“评审项目可行性”），避免目标模糊导致会议偏离主题。

明确会议类型（决策型/沟通型/告知型），据此设计后续议程与参与人员。

确定会议基础信息

时间：避开企业业务高峰期（如月末、季度末），优先选择参会人员普遍空闲的时段（如周二/周四上午9:00-11:00），单次会议时长建议控制在2小时内（复杂议题可分多次召开）。

地点：根据参会人数（10人以下优先选小型会议室，10人以上选多功能厅）、会议形式（线下/线上/hybrid）确定；线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），并告知参会者登录方式。

参会人员：区分“必须参会”（决策人、执行人）、“建议参会”（相关支持部门）、“旁听人员”（实习生、新员工），提前3天发送参会确认函（含会议目标、议程、需提前准备的资料）。

设计会议议程

按“开场（5%）→核心议题（70%）→讨论/决策（20%）→总结（5%）”分配时间，每个议题明确负责人、预计时长、输出成果（如“Q3营销方案讨论-负责人：市场部经理*，输出：方案初稿修订意见”）。

议程需提前2天发给参会者，要求提前阅读相关资料（如项目报告、数据报表），会上可直接讨论关键点，避免重复背景介绍。

准备会议物料与资源

物料清单：根据议程准备会议资料（纸质版/电子版，含PPT、议程表、签到表、待审议文件）、文具（笔、笔记本）、茶歇（饮品、小食，时长超1.5小时需安排）、宣传物料（如会议背景板、产品手册，对外会议需准备）。

设备检查：提前1天调试场地设备（投影仪、麦克风、音响、灯光、网络），线上会议需测试共享屏幕、录制功能，安排专人（如IT支持*）现场值守。

制定应急预案

针对可能出现的突发情况制定应对措施，例如：

参会人员临时缺席：提前确定候补人员或调整议题顺序；

设备故障：准备备用投影仪、麦克风，或切换至备用会议平台；

线上会议网络中断：提前告知参会者备用会议号，或转为语音讨论。

（二）会中执行阶段（会议召开当天）

核心目标：按议程推进会议，保证讨论聚焦、决策高效，完整记录会议信息。

会前准备（会议前30分钟）

场地布置：检查桌签摆放（按职位或部门排序）、资料是否齐全、设备是否正常运行；

人员到位：主持人、记录员、IT支持人员提前到场，确认参会人员签到情况（线上会议提醒未登录人员）。

会议开场（5-10分钟）

主持人开场：明确会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如“手机调静音、发言紧扣议题”）；

介绍参会人员：简要说明各部门/岗位代表，促进跨部门认知（尤其对新参会者）。

议题推进（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，主持人严格控制每个议题时长，避免某议题超时导致后续议题压缩；

发言引导：鼓励“先观点后论据”，避免冗长描述，对偏离议题的发言及时温和提醒（如“这个点很重要，我们是否可以会后单独讨论，先聚焦当前议题？”）；

决策确认：对需决策的议题，主持人总结各方意见，明确“通过/不通过/需补充材料”，并记录决策结果及后续行动项（负责人、截止时间）。

会议记录与影像留存

记录员需实时记录：关键讨论要点、决策结果、行动项（含负责人、时间节点），避免事后补记遗漏信息；

影像记录：重要会议（如战略会、发布会）可安排专人拍照/录制视频，注意提前告知参会者（涉及隐私需签署授权书）。

突发情况处理

设备故障：立即联系IT支持启用备用设备，必要时暂停会议5分钟调试；

争议较大：若讨论陷入僵局，主持人可暂时搁置争议，安排会后小范围沟通，避免影响整体进度；

时间超时：若议程未完成，需明确剩余议题的后续处理方式（如“剩余2个议题转为邮件沟通，3个工作日内汇总意见”）。

（三）会后跟进阶段（会议结束后1-3天内）

核心目标：固化会议成果，推动行动落地，评估会议效果，形成闭环管理。

资料整理与分发

会议结束后2个工作日内，记录员整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程回顾、关键讨论要点、决策结果、行动项（