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团队会议记录与跟踪模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

日常例会：如部门周会、项目站会，用于同步工作进展、协调资源、解决日常问题；

专题研讨会：如需求评审会、方案讨论会，用于聚焦特定议题，形成决策或输出方案；

项目推进会：如关键节点复盘会、风险排查会，用于跟踪项目里程碑、解决卡点问题；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于明确跨团队职责、推动协同落地。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确认会议核心目的

会议发起人需提前明确本次会议的目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期风险”），避免议题发散。

制定并分发会议议程

议程应包含：会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员、各议题讨论时长、预期输出成果。提前1-2天通过团队沟通工具（如企业钉钉）发给参会者，保证大家提前准备。

准备会议记录工具

根据团队习惯选择记录方式：电子文档（如Word、飞书文档）便于后续编辑，或专业会议记录软件（如腾讯会议纪要、飞书妙记）支持语音转文字；若需可视化呈现，可准备白板、思维导图工具。

（二）会中记录：抓关键，留痕迹

记录基础信息

会议名称：清晰体现主题（如“项目V1.2版本需求评审会”）；

时间：起止时间（精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:30”）；

地点：线上会议需注明平台及会议号，线下会议注明会议室；

主持人、记录人：明确姓名（用号代替，如“主持人：经理”“记录人：*助理”）；

参会人员：列出所有参会者（含线上参会者），缺席人员需注明原因（如“*工：因客户拜访请假”）。

聚焦议程，记录讨论要点

按议程顺序逐项记录，重点关注：

不同观点：针对议题，记录参会者的核心分歧（如“工建议优先开发A功能，工认为应先解决B模块兼容性问题”）；

关键数据：如项目当前进度（“已完成60%，较计划滞后5%”）、成本数据（“预算需增加10万元，主要用于服务器扩容”）；

待确认问题：暂时未达成一致的议题（如“用户权限配置方案需法务部进一步审核”）。

明确决议事项与任务分工

对会议达成的共识，需记录“决议内容”“负责人”“完成时间”“交付标准”，避免模糊表述（如“决议：优化注册流程，负责人：*工，完成时间：6月20日前，交付标准：注册步骤从5步减少至3步，转化率提升15%”）。

（三）会后整理：核对信息，推动落地

24小时内完成记录初稿

根据会中笔记，补充遗漏信息，整理语言逻辑，保证决议事项、任务分工清晰无歧义。初稿完成后，若会议中有存疑点（如未明确的截止时间），及时与主持人或相关参会者确认。

分发会议记录并确认

将整理好的记录通过团队工具发送给所有参会者，附上“请于24小时内确认是否有遗漏或修改意见”的提示。收集反馈后，最终版记录需标注“确认版本号”及“确认日期”。

建立任务跟踪表

从会议记录中提取所有任务项，同步至“任务跟踪表”（详见模板表格），明确负责人、截止时间、当前状态，并设置提醒机制（如任务到期前3天通过系统提醒负责人）。

定期回顾与跟进

主持人或团队负责人需在下次会议优先回顾上次会议任务完成情况，对逾期未完成的任务分析原因（如资源不足、需求变更），并推动解决。

三、会议记录与任务跟踪模板表格

（一）会议记录基础信息表

项目

内容

会议名称

会议日期

年月日

会议时间

：—：

会议地点

□线下会议室（______）□线上（平台：______，会议号：______）

主持人

记录人

应参会人员

实参会人员

缺席人员及原因

（二）会议议程与讨论记录表

议题序号

议题名称

讨论要点（含关键数据、不同观点）

决议/结论

1

2

…

（三）会议决议与任务跟踪表

任务编号

任务描述

决议依据（对应议题序号）

负责人

协助人

计划完成时间

实际完成时间

当前状态□进行中□已完成□逾期□阻塞

阻塞原因（若选“阻塞”）

交付成果/备注

T001

T002

…

四、使用过程中的关键注意事项

记录及时性与准确性

会中记录尽量使用关键词、短句，避免逐字转录（除非涉及关键数据、原话），会后需快速补充完整，保证信息不遗漏、不偏差；对专业术语、缩写需标注说明（如“ROI：投资回报率”）。

任务分工“三明确”原则

所有任务必须明确“负责人”（避免“相关负责人”等模糊表述）、“可交付成果”（如“输出需求文档V1.0”而非“完成需求分析”）、“验收标准”（如“通过测试用例100%验证”），避免责任不清、执行无效。

信息保密与权限管理

涉及敏感信息（如未公开的项目计划、财务数据、人员调整）的会议，需在记录中标注“内部保密”，并通过加密工具分发，仅限参会人员及相关负责人查阅。

避免“会议陷阱”

记录时需平衡“讨论过程”与“执行结果”，重点保留“做什么、谁来做、何时做完”，