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合同管理与分类编号实务操作手册

第一章引言

1.1目的与意义

本手册旨在规范公司合同管理行为，明确合同分类标准与编号规则，确保合同管理工作的标准化、规范化和高效化。通过建立清晰的合同管理流程与科学的分类编号体系，以期提升合同履约质量，控制合同风险，保障公司合法权益，提高整体运营效率。

1.2适用范围

本手册适用于公司及各下属单位所有对外及内部具有法律约束力的合同、协议、备忘录、确认函等文件的起草、评审、签订、履行、变更、终止、归档等全过程管理活动。公司全体员工在涉及合同管理相关工作时，均应遵循本手册的规定。

1.3定义

合同：指公司与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

合同管理：指对合同从发起、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、终止、争议解决直至归档的整个生命周期进行的系统性管理。

合同分类：根据合同的性质、业务领域、标的类型等特征，将合同划分为不同类别的管理活动。

合同编号：为每份合同赋予的唯一、结构化的标识代码，以便于识别、检索、统计和管理。

第二章合同管理的基本原则

2.1合法性原则

合同的订立、履行、变更、终止等全过程必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保合同内容及形式合法有效。

2.2审慎性原则

合同管理各环节均应保持高度审慎，充分评估潜在风险，采取有效措施防范和控制风险，维护公司利益。

2.3效益性原则

在合法合规的前提下，合同管理应注重经济效益与社会效益的平衡，力求以合理成本实现合同目标，提升公司整体效益。

2.4全过程管理原则

对合同的生命周期进行全面、动态、连续的管理，确保每个环节都得到有效控制，避免管理脱节。

2.5责权对等原则

明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保权责清晰、各司其职、各负其责，保障合同管理工作有序进行。

第三章组织与职责

3.1合同管理部门

公司指定法务部（或办公室/综合管理部，根据公司实际情况确定）作为合同归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的合同管理工作。其主要职责包括：

*组织制定和修订公司合同管理相关制度、标准及操作规范；

*负责公司标准合同文本的制定、修订、推广和管理；

*对合同的合法性、合规性进行审核；

*组织或参与重大合同的谈判、评审；

*指导和监督合同的履行、变更、解除及争议处理；

*负责合同专用章的管理和使用审批；

*组织合同管理培训和业务交流；

*负责合同统计分析、档案管理及信息化建设。

3.2业务部门职责

各业务部门是合同的发起、履行和执行主体，对本部门合同的真实性、必要性、可行性及履行过程中的风险控制负责。其主要职责包括：

*根据业务需求发起合同立项和谈判；

*负责合同相对方的背景调查、资质审核及信用评估；

*起草或参与起草合同文本，确保合同内容真实、准确反映业务需求；

*按照审批流程组织合同评审，并对评审意见进行落实和反馈；

*负责合同的履行，跟踪合同进度，及时处理履行中出现的问题；

*收集、整理和保管合同履行过程中的相关文件资料，并按规定移交归档；

*及时向合同管理部门报告合同履行中的重大风险、争议或违约情况。

3.3其他相关部门职责

财务部门负责对合同的经济性、付款方式、税务条款等进行审核，办理合同款项收付，并进行相关会计核算。

审计部门负责对合同管理的合规性、有效性进行审计监督。

（其他相关部门根据公司实际情况补充）

第四章合同分类

4.1分类原则

合同分类应遵循以下原则：

*系统性：分类体系应具有逻辑性和层次性，便于管理和检索。

*实用性：分类标准应符合公司业务特点和管理需求，易于理解和操作。

*稳定性：分类体系应保持相对稳定，避免频繁变动。

*扩展性：分类体系应具备一定的灵活性，能够适应公司业务发展和新型合同类型的出现。

4.2主要分类方式

公司合同采用多级分类法，一级分类以下可根据需要设置二级、三级分类。常用的分类维度包括：

4.2.1按业务性质分类（一级分类）

这是最核心和常用的分类方式。

*采购类合同：包括原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等合同。

*销售/服务类合同：包括产品销售、技术服务、咨询服务、运维服务等合同。

*投资与合作类合同：包括股权投资、合作经营、合资协议、战略框架合作等合同。

*资产类合同：包括固定资产购置/处置、租赁（含房屋、设备等）、知识产权（专利、商标、著作权）的申请、转让、许可使用等合同。

*人力资源类合同：包括劳动合同、保密协议、竞业限制协议、劳务派遣协议等。

*融资类合同：包括借款合同、担保合同、授信协议等。

*行政与综合类合同：包括物业管理、广告宣传、法律咨询、审计服务等其他合同。

4.2.2按合同标的类型分类

*货物类合同：标的为有形物品的合