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资料归档管理规范与流程

引言

在组织的日常运营与发展进程中，各类资料作为信息的载体，记录了过往的决策、行动、成果与经验，是组织宝贵的无形资产。有效的资料归档管理，不仅能够确保信息的完整性、准确性与可追溯性，更能为决策提供依据、为创新提供借鉴、为合规提供保障。建立并严格执行科学的资料归档管理规范与流程，是提升组织管理效能、防范运营风险、实现可持续发展的基础性工作。本文旨在系统阐述资料归档管理的核心原则、标准流程及关键要点，以期为各类型组织提供具有实操价值的指引。

一、资料归档管理的核心原则

资料归档管理工作应在统一的指导思想下进行，遵循以下核心原则，以确保归档资料的质量与管理的有效性。

（一）真实性原则

归档资料必须是组织各项活动中形成的、反映客观真实情况的原始记录。任何对原始资料的涂改、伪造、抽换均为违规行为。在收集与鉴定环节，需对资料的真伪及形成过程的真实性进行严格审核，确保归档资料的凭证价值。

（二）系统性原则

资料归档应按照其形成的自然规律和内在联系，进行系统化整理。确保同一主题、同一业务流程或同一项目的资料能够集中、完整地保存，避免零散与混乱，以便于后续的查阅与利用。

（三）规范性原则

归档管理的各个环节，包括收集、整理、分类、著录、保管、利用、销毁等，均应遵循统一的标准和规范。这包括采用一致的分类体系、著录规则、编号方法及保管要求，确保管理工作的有序化和标准化。

（四）安全性原则

归档资料往往涉及组织秘密、商业信息或个人隐私，必须将安全性置于重要位置。应建立健全安全保密制度，采取必要的技术与管理措施，防止资料的丢失、损坏、泄露或被不当篡改。

（五）可利用性原则

资料归档的最终目的在于利用。归档管理工作应充分考虑到后续检索与利用的便捷性，通过科学的编目、索引体系和现代化的管理手段，确保在需要时能够快速、准确地查找到所需资料。

二、资料归档管理标准流程

资料归档管理是一项系统性的工作，需遵循严谨的流程，确保每一个环节都得到有效控制。

（一）资料的收集与识别

资料收集是归档工作的起点。各部门应指定专人负责本部门日常工作中产生的各类有价值资料的及时收集。收集范围应涵盖与组织业务相关的各类纸质文件、电子文档、声像资料、实物等。在收集过程中，需对资料的完整性、有效性进行初步检查，识别其是否属于归档范围，并剔除重复、冗余或无保存价值的材料。对于电子资料，还需注意其格式的通用性与可读性，必要时进行格式转换或固化处理。

（二）资料的整理与分类

收集到的资料需进行系统整理，使其条理化、有序化。首先应根据组织的业务性质、管理需求及资料本身的属性（如来源、内容、形式、时间等），制定统一的分类方案。分类方案应具有逻辑性和稳定性，便于理解和执行。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，或结合多种方法进行复合分类。在分类基础上，对资料进行排序、组卷或装订，并对案卷或文件进行编号，确保每份资料都有唯一的标识。

（三）资料的著录与编目

著录是对归档资料的核心特征进行描述和记载的过程，目的是形成检索条目。著录项目通常包括文件题名、责任者、形成日期、文件编号、页数、保管期限、分类号、主题词等。编目则是将著录条目按照一定规则组织起来，形成各种检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、主题目录等。对于电子档案，应充分利用计算机技术进行著录和编目，建立数据库，实现自动化检索。

（四）资料的鉴定与保管期限划定

资料鉴定是确定其保存价值，划定保管期限的关键环节。应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同组成鉴定小组，依据国家或行业有关档案保管期限的规定，结合组织实际情况，对归档资料进行价值评估。保管期限一般分为永久、长期、短期（或定期）。对于具有长远查考价值、对组织历史具有重要凭证作用的资料，应定为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的资料，可定为长期或短期保管。鉴定工作应定期进行，特别是对于临近保管期限的资料，需重新评估其价值，决定是否继续保存或予以销毁。

（五）资料的归档与移交

经过整理、分类、著录、鉴定的资料，应办理正式的归档移交手续。由资料形成部门将其移交给档案管理部门集中保管。移交时，双方应共同清点核对，并填写《资料归档移交清单》，明确移交资料的种类、数量、起止日期、保管期限等信息，双方签字盖章后各执一份，作为责任转移的依据。电子资料的移交还应确保数据的完整性、准确性和可读性，并附上相关的元数据。

（六）归档资料的保管、利用与处置

档案管理部门对接收的归档资料，应按照不同载体的特性和保管要求进行科学保管。纸质档案要注意防潮、防虫、防火、防盗、防高温、防光、防尘；电子档案要注意防磁、防病毒、定期备份、介质更新，并确保软硬件环境的兼容。应建立规范的档案库房管理制度，配备必要的设施设备。

档案利用应在严格的审批手续下进行，遵循