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企业行政管理审批流程标准化手册

前言

为规范企业内部行政管理行为，提高审批效率，明确审批责任，保证各项行政事务有序开展，特制定本手册。本手册旨在统一审批标准、简化流程环节、强化过程管控，为企业行政管理的标准化、规范化提供操作指引，适用于企业各部门及全体员工。

一、适用范围与场景说明

本手册涵盖企业日常行政管理中的核心审批事项，具体包括以下场景：

费用报销类：日常办公费用（如文具、打印费）、差旅费用（交通、住宿、补贴）、业务招待费用、会议费用等；

采购申请类：办公用品采购、固定资产（如电脑、设备）申购、服务类采购（如保洁、维修）等；

人事行政类：员工请假（事假、病假、年假）、加班申请、用印申请（公章、合同章等）、场地使用申请（会议室、展厅）等；

其他专项类：对外捐赠、赞助申请、行政制度发布等。

二、核心审批流程详解

（一）费用报销审批流程

适用场景：员工因公支出费用的报销，需按流程提交申请及证明材料。

操作步骤：

提交申请：员工登录企业OA系统（或填写纸质《费用报销单》），填写报销事由、金额、费用发生时间及明细，原始凭证（如发票、行程单、消费清单等），提交至部门负责人。

部门审核：部门负责人核对报销内容与部门预算的匹配性、费用真实性与合理性，确认无误后签字审批，流转至财务部。

财务复核：财务专员审核原始凭证的合规性（发票真伪、抬头、税号等）、报销标准是否符合企业规定（如差旅住宿上限、招待费比例）、计算是否准确，通过OA系统反馈审核意见（不合规需注明原因并退回修改）。

领导审批：根据报销金额分级审批（例如：5000元以下由分管领导审批；5000-20000元由总经理审批；20000元以上需提交总经理办公会审批），审批人在OA系统中签署意见。

出纳付款：审批通过后，出纳根据报销单安排付款（线上转账或现金），并在系统中标记“已支付”。

归档留存：报销单及原始凭证由财务部统一归档，保存期限不少于5年。

（二）采购申请审批流程

适用场景：部门因工作需要采购物品或服务，需提前申请并明确需求。

操作步骤：

需求提报：申请人填写《采购申请表》，注明采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途、预算金额，并附至少3家供应商比价清单（紧急采购可后补），提交至部门负责人。

部门初审：部门负责人审核采购必要性、需求合理性及预算合理性，签字确认后流转至行政部。

行政部审核：行政部核对采购物品是否符合企业采购标准（如固定资产需纳入台账）、比价是否合规，对于大额采购（单笔超5000元）需组织询价小组（含行政、财务、使用部门）确定供应商，审核通过后流转至财务部。

财务复核：财务部审核预算额度、采购成本合理性，确认资金来源（部门预算或专项预算），签署意见后按金额分级审批（同费用报销审批权限）。

采购执行：行政部根据审批结果与供应商签订合同（单笔超10000元需签订合同），组织采购、验收，验收合格后由申请人签字确认《采购验收单》。

付款与入账：行政部将验收单、发票、合同等材料提交财务部，财务部审核无误后安排付款，并更新固定资产台账（如涉及）。

（三）员工请假审批流程

适用场景：员工因个人原因需请假，包括事假、病假、年假、婚假、产假等。

操作步骤：

提交申请：员工通过OA系统提交《请假申请单》，选择请假类型、起止时间、请假事由，并附相关证明材料（如病假需提供医院证明、婚假需提供结婚证等），提交至直接上级。

部门审核：直接上级根据工作安排审批请假时长（如事假需考虑部门工作饱和度），确认不影响部门正常运营后签字，流转至人力资源部。

人力资源部备案：人力资源部核对请假类型是否符合国家规定及企业制度（如年假天数根据司龄计算）、病假证明是否合规，备案后反馈至申请人。

领导审批：请假3天以内由部门负责人审批；3-7天需分管领导审批；7天以上需总经理审批（产假、婚假等法定假按国家规定执行，无需额外领导审批）。

工作交接：请假员工需在请假前与同事完成工作交接，填写《工作交接清单》，报部门负责人备案。

销假与记录：员工返岗后1个工作日内通过OA系统销假，人力资源部更新考勤记录。

（四）用印申请审批流程

适用场景：企业因对外签订合同、出具证明、发布文件等需使用公章、合同章等印章。

操作步骤：

提交申请：申请人填写《用印申请表》，注明用印文件名称、份数、用印事由、经办人及联系方式，并附用印文件电子版（或纸质版），提交至部门负责人。

部门审核：部门负责人审核用印文件内容与部门业务的关联性、文件合规性，签字确认后流转至行政部。

行政部复核：行政部核对用印文件是否与审批内容一致、印章使用是否符合《印章管理办法》（如合同需经法务审核），确认无误后登记《印章使用台账》，注明用印日期、文件编号、经办人等。

领导审批：日常文件用印由行政部负责人审批；合同、对外担保等重要文件用印需总经理审批；资质文