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采购成本控制流程标准化作业指导书
一、适用范围与背景说明
本指导书适用于企业各类采购业务（包括原材料、设备、服务、办公用品等）的成本控制全流程管理，覆盖需求部门、采购部门、财务部门、法务部门等相关岗位。旨在通过标准化操作规范，明确各环节成本控制责任，优化采购资源配置，降低采购成本，提升企业经济效益。
市场竞争加剧，采购成本占企业总成本比例较高（通常为30%-70%），通过流程标准化可减少人为操作偏差，避免成本浪费，同时保证采购活动合规、高效，为企业战略目标实现提供成本支撑。
二、采购成本控制标准化操作流程
（一）阶段一：采购需求确认与成本目标设定
操作主体：需求部门、采购部门、财务部门
输入文件：业务计划、物料清单（BOM）、历史采购数据、市场行情简报
操作步骤：
需求提报：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、需求数量、使用时间、质量要求及技术参数，并说明成本控制初步目标（如“较上期采购价降低5%”）。
需求审核：采购部门对需求的合理性（数量、规格是否必要）、完整性（技术参数是否明确）进行审核，避免过度采购或规格冗余导致成本增加。
成本目标确认：财务部门结合历史采购成本、市场价格波动趋势、预算额度，与需求部门、采购部门共同核定目标成本，填写《采购成本目标确认表》，明确“目标单价”“总预算”“成本节约指标”等核心内容。
输出文件：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字）、《采购成本目标确认表》（采购、财务、需求部门三方签字）
（二）阶段二：供应商寻源与初步筛选
操作主体：采购部门、质量部门（如涉及物料质量）
输入文件：《采购需求申请表》《采购成本目标确认表》
操作步骤：
寻源渠道：采购部门通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业展会、供应商自荐等渠道至少征集3家及以上潜在供应商，保证竞争充分。
资质预审：对供应商营业执照、生产许可证（如涉及）、质量体系认证（ISO9001等）、供货能力、财务状况（近3年财报）进行审核，剔除不满足基本资质的供应商。
初步筛选：根据供应商资质、行业口碑、合作历史（如有）、交期保障能力等，筛选出2-3家候选供应商，形成《供应商初步筛选报告》。
输出文件：《供应商初步筛选报告》（采购部门负责人签字）
（三）阶段三：成本分析与价格谈判
操作主体：采购部门、财务部门、技术部门（如涉及复杂物料）
输入文件：《供应商初步筛选报告》《采购成本目标确认表》、供应商报价单
操作步骤：
成本构成分析：财务部门协助采购部门分析供应商报价的成本构成（原材料成本、加工费、管理费、利润、税费等），判断报价是否合理，是否存在虚高空间。
比价议价：采购部门组织候选供应商进行现场/线上报价，对比不同供应商的价格、付款条件、运输费用、售后服务等综合成本，重点围绕“目标单价”进行谈判，形成《采购价格谈判记录表》，记录谈判关键点（如“供应商同意在目标单价基础上再降3%，但要求缩短付款周期至30天”）。
确定拟合作供应商：结合谈判结果、成本目标及供应商综合评估，选择最优供应商，报采购部门负责人审批。
输出文件：《供应商报价单》《采购价格谈判记录表》《拟合作供应商审批表》（采购负责人签字）
（四）阶段四：合同签订与成本锁定
操作主体：采购部门、法务部门、财务部门
输入文件：《拟合作供应商审批表》《采购价格谈判记录表》
操作步骤：
合同起草：采购部门根据谈判结果起草采购合同，重点明确以下成本控制条款：
固定单价/总价（或价格调整机制，如“原材料波动超过±5%时，双方重新协商价格”）；
付款条件（如“验收合格后支付60%，质保金10%期满支付”）；
违约责任（如“延迟交货每日按合同金额0.5%扣款，质量不达标导致成本增加由供应商承担”）。
法务审核：法务部门对合同条款的合规性、法律风险（如成本相关条款的明确性、争议解决方式）进行审核，提出修改意见。
成本锁定确认：财务部门审核合同中的价格、付款等条款，确认符合采购成本目标后，与采购部门、需求部门共同签订合同，完成成本正式锁定。
输出文件：《采购合同》（采购、供应商双方盖章，法务、财务部门备案）
（五）阶段五：订单执行与成本监控
操作主体：采购部门、仓库部门、质量部门、财务部门
输入文件：《采购合同》、订单系统
操作步骤：
订单下达：采购部门根据合同及需求计划，在ERP系统中创建采购订单，明确数量、单价、交货期、交付地点等信息，发送给供应商。
执行跟踪：采购部门每周跟踪订单执行进度（生产、发货、物流状态），如遇可能影响成本的情况（如延迟交货导致的仓储费用增加、物流成本上涨），及时与供应商沟通解决，并记录《采购订单执行跟踪表》。
到货验收：仓库部门核对到货物料的数量、规格，质量部门进行质量检测，保证符合合同约定；如发觉数量短缺或质量问题，采购部门需与供应商协商补货、退货
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