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会议纪要标准化记录与存档模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、组织内部召开的正式会议，包括但不限于：项目例会、部门协调会、工作推进会、评审会、决策会、跨部门沟通会等。无论是日常工作会议、阶段性总结会议，还是专项任务部署会议，均可通过标准化模板实现会议内容的规范记录与高效存档，保证会议信息传递准确、责任分工明确、历史资料可追溯。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目的

会前与会议主持人（或发起人）确认会议主题、目标及预期成果，明确需讨论的核心议题（如项目进度瓶颈、资源协调方案、决策事项等），避免记录偏离主题。

收集会议基础信息

提前获取会议议程、参会人员名单（含主持人、记录人、主要汇报人等）、相关背景材料（如项目计划书、数据报表、议案草案等），熟悉会议内容框架，为快速记录做准备。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择电子模板（如Word、Excel）或纸质模板，提前创建文档框架；若为线上会议，保证录音设备、屏幕共享工具等正常，必要时可安排辅助记录人员（如实时整理讨论要点）。

（二）会中记录：保证信息完整

基础信息实时填写

会议开始后，立即记录会议基本信息，包括：

会议名称（建议格式：“[会议类型]-[主题]-[日期]”，如“项目周会-系统开发进度）

会议时间（起止时间，精确到分钟，如“2024年5月20日14:00-16:30”）

会议地点（线下会议室编号/线上会议）

主持人、记录人姓名（用号代替，如“经理”“*助理”）

参会人员（分“出席”“请假”“列席”，请假人员需注明原因）

会议主题（与议程一致，突出核心目标）

议程与讨论内容结构化记录

按照会议议程逐项记录，每项议程包含：

议程项名称（如“1.项目进度汇报”）

汇报人/发言人（主管、工程师等）

核心讨论内容（客观记录观点、数据、分歧点，避免主观评价；关键信息用引号标注，如“*工程师：‘当前测试进度滞后3天，主要原因是第三方接口未交付’”）

争议焦点（如“是否需要增加测试人员”的分歧意见）

临时动议（需注明提议人、附议人及表决结果）

决议与待办事项重点标注

对会议达成的决议、明确的待办任务进行专项记录，保证包含：

决议编号（按会议顺序递增，如“JY01”）

决议内容（简洁明确，如“同意增加2名测试工程师，下周三前完成招聘”）

负责人（具体到人，如“*主管”）

完成时限（精确到日期，如“2024年5月27日前”）

交付成果（如“招聘需求审批表、候选人简历”）

附件与参考资料清单

记录会议中提及的附件名称（如“项目Q2计划书”“市场调研数据.xlsx”）及提供人，方便后续查阅。

（三）会后整理：完善与审核

信息核对与补充

会议结束后2小时内，根据会议录音（若有）、记录笔记及议程材料，核对记录内容的准确性，补充遗漏的关键信息（如未明确的待办时限、模糊的决议表述），保证“讨论内容-决议-待办”三者逻辑一致。

格式规范与语言精简

按照模板统一格式：字体（宋体/微软雅黑）、字号（标题小二号加粗，四号）、行距（1.5倍）；语言需简洁客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“参会人员认为”），删除无关细节（如闲聊、重复发言）。

审核与分发

将整理后的纪要提交会议主持人（或发起人）审核，确认决议内容、待办事项无误后，于1个工作日内通过邮件或办公系统分发给所有参会人员及相关部门，抄送存档负责人。

（四）存档管理：保证可追溯

分类存储

按会议类型（如“项目类”“行政类”“决策类”）、年份、月份建立文件夹层级（如“会议纪要/2024/05/项目例会/”），文件名格式统一为“[会议名称]-[日期]-[版本号]”（如“项目周会-系统开发进度V1”）。

多介质备份

电子纪要需存储在共享服务器/云端文档系统（如企业网盘），同时定期（每月）备份至本地硬盘；重要会议纪要可打印纸质版，经相关负责人签字后归档至档案室，保存期限不少于3年（涉及重大决策或法律效力的需延长至5-10年）。

索引与检索

建立会议纪要索引表（含会议名称、日期、主题、负责人、关键词等），方便后续通过关键词（如“项目进度”“招聘”）快速检索。

三、模板表格示例

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目周会-系统开发进度会议时间

2024年5月20日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*经理（研发部）

记录人

*助理（行政部）

出席人员

主管（研发部）、工程师（测试部）、*专员（市场部）

请假人员

*总监（市场部）——因出差（需同步会议纪要）

列席人员

*文员（行政部）

会议主题

同步系统开发进度，协调测试资源，明确下一阶段目标

（二）议程与讨论记录表