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机关单位文件归档管理规范流程

机关单位文件归档管理是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、保障工作连续性和稳定性的基础性工作。规范文件归档流程，对于提升机关管理水平、确保档案资源的完整与安全、充分发挥档案的凭证和参考价值具有至关重要的意义。本文旨在梳理机关单位文件归档的规范流程，以期为相关工作提供实操性指导。

一、前端控制：夯实文件归档基础

文件归档管理并非仅始于文件办理完毕之后，而是应贯穿于文件形成、办理的全过程，实行前端控制。

1.文件形成与办理规范：机关各部门在日常工作中形成的各类文件材料，包括收文、发文、内部文件、会议材料、调研材料、统计报表等，均需遵循国家及本单位关于公文处理的相关规定，确保文件格式规范、内容真实、手续完备。承办人应认真履行职责，保证文件在流转过程中的完整性和准确性。

2.明确归档责任：实行文件归档工作责任制，将归档责任落实到具体部门和承办人员。各部门应指定专人（通常为兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作，确保应归档文件不遗漏、不丢失。

3.归档范围与保管期限的确定：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位实际，明确界定文件材料的归档范围和相应的保管期限。对于具有永久、长期保存价值的文件材料，必须严格纳入归档范围；对于短期保存或无保存价值的文件，应按规定及时处理，避免无用文件占用归档资源。

二、规范移交：确保归档有序高效

文件办理完毕后，应按照规定的时限和要求，及时向单位档案管理部门移交归档。

1.收集与初步整理：各部门兼职档案员应定期（如每月、每季度）对本部门已办理完毕的文件材料进行系统收集。在收集过程中，要对照归档范围，检查文件的完整性、准确性和规范性，确保每份文件的正件、附件、定稿、领导批示等齐全。随后，对收集到的文件进行初步分类、排序，并剔除重复、过时或无需归档的材料。

2.规范整理：

*分类：按照本单位档案分类方案（如年度-机构-问题分类法或年度-问题-机构分类法等）对文件进行分类，确保同类文件集中。

*排列：在同一类目下，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。

*编号：依据档案整理规则，对文件进行编号，固定其排列顺序和位置。

*编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，包括文件名、文号、责任者、日期、页数、备注等要素，确保著录准确、规范。

*装订：对需要装订的文件，应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。对于电子文件，应确保其元数据完整、格式规范，并存储在符合要求的载体上。

3.填写移交清单与办理交接：整理完毕后，填写《档案移交清单》，详细列明移交档案的案卷（件）数、起止日期、保管期限、页数等信息。移交部门与档案管理部门双方应共同核对清单与实物（或电子数据），确认无误后，在移交清单上签字盖章，完成交接手续。移交清单一式两份，双方各执一份备查。

三、科学管理：提升档案利用价值

档案管理部门在接收档案后，应进行科学管理，确保档案的安全与有效利用。

1.入库管理：档案入库前，档案管理部门应对接收的档案进行认真检查，核对移交清单，确认档案质量。对符合要求的档案，按照其分类编号和保管期限，有序存放到档案库房的相应柜架中，并做好库藏档案台账登记。

2.日常保管：严格执行档案库房管理制度，控制库房温湿度，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”工作，确保档案实体安全。对于电子档案，要加强对其存储载体的管理和保护，定期进行备份和检测，防止数据丢失或损坏。

3.著录与检索：对接收的档案进行进一步的著录，建立或完善档案检索系统（如档案管理软件），编制必要的检索工具（如案卷目录、全引目录、专题索引等），方便档案的查阅利用。

4.利用服务：严格执行档案利用制度，为机关各项工作提供档案查阅、复制、摘录等服务。查阅档案时，应履行借阅登记手续，遵守保密规定和档案管理要求。

5.鉴定与销毁：对于已到保管期限的档案，档案管理部门应会同有关部门按照规定进行鉴定。对确无继续保存价值的档案，经批准后，按照规定程序予以销毁，并做好销毁记录。

四、制度保障与人员建设

1.健全规章制度：机关单位应根据国家有关档案工作的法律法规，结合本单位实际，制定和完善文件归档管理的各项规章制度，如《文件材料归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》等，使文件归档管理工作有章可循。

2.加强培训与指导：定期组织对各部门兼职档案员和相关工作人员的档案业务培训，使其熟悉档案法律法规和归档要求。档案管理部门应加强对各部门文件形成、积累、整理工作的指导和监督检查，及时发现和解决问题。

3.强化责任意识：通过宣传教育，提高全体工作人员对文件归档工