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销售合同管理制度

一、总则

第一条目的与依据

为规范公司销售合同的签订、履行、变更、终止及纠纷处理等行为，加强合同管理，防范合同风险，保障公司经营活动的正常秩序和合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构对外签订的所有销售类合同、协议、订单以及具有合同性质的意向书、承诺书等文件（以下统称“销售合同”）。凡涉及公司产品或服务销售的经济行为，均须遵守本制度规定。

第三条基本原则

销售合同管理应遵循以下原则：

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和终止必须符合国家法律法规及行业规范。

2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，协商一致，诚实信用，不得损害对方或第三方合法权益。

3.风险控制原则：合同管理全过程应注重风险识别、评估与防范，确保公司利益最大化，损失最小化。

4.效率与效益原则：在规范管理的前提下，优化流程，提高合同审批和履行效率，促进销售目标的实现。

二、合同管理职责

第四条销售部门

销售部门是销售合同的发起和执行主体，主要职责包括：

1.负责市场调研，识别潜在客户，进行初步接洽与商务谈判。

2.负责收集客户的基本信息、信用状况（必要时），并对客户的履约能力进行初步评估。

3.根据谈判结果或客户需求，发起合同签订申请，负责合同（特别是商务条款）的初步拟定或对接客户提供的合同文本。

4.负责合同履行过程中的跟进、协调，及时反馈履约情况，包括发货、收款、客户意见处理等。

5.配合处理合同履行过程中出现的争议和纠纷。

6.负责合同相关文件（如订单、发货单、验收单、发票回执等）的收集、整理，并按规定移交归档。

第五条法务部门/合规部门（或指定法务人员）

法务部门（或指定法务人员，下同）是合同法律风险的主要管控部门，主要职责包括：

1.负责公司标准销售合同范本的制定、修订与发布，并确保其符合最新法律法规要求。

2.对非标准合同、重大合同或特殊条款的合同进行法律审查，提示法律风险，提出修改建议。

3.参与重大合同的谈判过程，提供法律支持。

4.协助处理合同履行过程中发生的争议、纠纷，包括提供法律意见、参与调解、仲裁或诉讼。

5.对公司合同管理工作进行法律指导和培训。

第六条财务部门

财务部门在合同管理中主要负责财务风险的把控，职责包括：

1.对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核。

2.根据合同约定办理收款、开票等财务手续。

3.对合同履行过程中的财务风险进行监控，如逾期应收账款的预警与跟踪。

4.参与对客户信用额度的评估（如适用）。

第七条其他相关部门

根据合同具体内容，生产、物流、技术支持等部门可能参与合同评审，并在各自职责范围内对合同履行提供支持和保障。例如，生产部门对交货期的可行性进行评估，物流部门对运输方式和费用进行确认等。

第八条审批人

各级审批人应根据其授权范围，对合同的合规性、可行性、风险控制等方面进行审慎审批，并对审批结果负责。

第九条合同管理员

公司可根据规模设立专职或兼职合同管理员，负责合同的编号、登记、分发、归档等日常事务性工作，确保合同管理的有序进行。

三、合同的订立

第十条合同签订前准备

1.客户评估：销售部门应对客户的主体资格（如营业执照、相关资质证明）、经营状况、商业信誉等进行必要的调查和评估，尤其对于首次合作或大额交易的客户。

2.意向沟通与谈判：销售人员应与客户进行充分沟通，明确产品/服务规格、数量、价格、交付方式、付款条件、违约责任等核心条款，并形成谈判纪要（重大或复杂谈判）。

3.信用管理：对于采用赊销方式的客户，应按公司信用政策进行信用审批，确定信用额度和账期。

第十一条合同的起草与审核

1.合同文本：原则上应优先使用公司制定的标准销售合同范本。确需使用客户提供的合同文本或对标准范本进行重大修改的，须经法务部门审核。

2.条款内容：合同应包含但不限于以下主要条款：当事人信息、标的（产品/服务名称、规格、型号等）、数量、质量标准、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件及份数等。

3.审核流程：

*销售人员填写《合同审批单》，连同合同草案及相关背景资料（如客户资料、谈判纪要等），按审批权限逐级提交审核。

*审核顺序通常为：销售部门负责人审核-相关业务部门审核（如需）-财务部门审核-法务部门审核-分管领导/总经理审批。

*各级审核人员应在规定时限内完成审核，并签署明确的审核意见。对有异议的条款，应与销售人员沟通修改。

第十二条合同的审批与授权

1.公司