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会议组织及纪要撰写操作手册

一、手册概述

本手册旨在规范企业内部各类会议的组织流程与纪要撰写标准，适用于部门例会、项目评审会、跨部门协调会、专题研讨会等多种会议场景。通过明确会前筹备、会中管控、会后跟进及纪要编写的全流程操作要点，帮助会议组织者高效推进会议进程，保证会议成果清晰可追溯，促进团队协作与决策落地。

二、会议组织全流程操作

（一）会前筹备：奠定会议高效基础

1.明确会议目标与类型

操作步骤：

（1）根据业务需求确定会议核心目标（如信息同步、问题决策、方案评审、资源协调等）；

（2）匹配会议类型：目标为信息同步的采用“例会”，问题决策的采用“决策会”，方案研讨的采用“研讨会”，资源协调的采用“协调会”。

示例：若需确定Q3营销方案落地细节，则会议类型为“项目评审会”，目标为“明确方案执行分工、时间节点及资源需求”。

2.制定会议议程

操作步骤：

（1）按会议目标梳理议题，优先级排序（紧急/重要议题前置）；

（2）明确每个议题的讨论形式（汇报、研讨、投票等）、负责人及预计时长；

（3）提前1-2天将议程发送给参会人员，预留议题补充时间。

输出模板：

序号

议题名称

负责人

讨论形式

预计时长

备注（需提前准备的材料）

1

Q3营销方案汇报

*经理

汇报+研讨

30分钟

方案PPT、数据报表

2

预算分配讨论

*主管

研讨+决策

40分钟

预算明细表

3.确定参会人员与分工

操作步骤：

（1）按议题需求确定“决策层”（需拍板人员）、“执行层”（方案落地负责人）、“支持层”（提供信息/资源人员）；

（2）明确会议角色：主持人（控场、推进议程）、记录人（记录讨论要点与决议）、列席人员（无需全程参与，仅参与相关议题）。

示例：项目评审会需邀请营销总监（决策层）、*经理（方案负责人）、财务主管（预算支持）、行政助理（记录人）。

4.准备会议材料与设备

操作步骤：

（1）收集并整理议题相关材料（如数据报告、方案文档、历史会议纪要等），提前1天发送给参会人员；

（2）检查会议设备：投影仪、麦克风、视频会议软件（若线上会议）、白板/马克笔、签到表、会议记录模板等。

5.预定会议场地与发送通知

操作步骤：

（1）根据参会人数、会议形式（线上/线下）预定场地：线下会议需确认会议室大小、设备调试、茶水安排；线上会议需提前测试平台稳定性，并发送会议；

（2）发送正式通知：包含会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需准备的材料，至少提前2天通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送。

（二）会中管控：保证会议有序推进

1.会议开场（5-10分钟）

操作步骤：

（1）主持人开场：明确会议目标、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、发言聚焦议题）；

（2）确认参会人员：签到（线上会议通过“签到”功能，线下会议纸质签到），通报缺席人员及原因；

（3）明确记录人职责：重点记录“讨论分歧点”“决议事项”“责任人与完成时间”。

2.按议程推进议题讨论

操作步骤：

（1）主持人按议题顺序引导发言，先由负责人汇报，再组织研讨；

（2）控制发言时长：单个议题讨论超时10分钟时，提醒聚焦核心问题；若存在分歧，引导各方陈述观点，必要时采用“投票法”或“搁置争议，后续专项讨论”；

（3）关键节点确认：对初步共识进行复述，如“刚才大家确认，Q3营销预算优先分配给线上渠道，占比60%，是否有异议？”。

3.会议总结与决议确认

操作步骤：

（1）主持人总结各议题讨论结果，明确“决议事项”（需执行的行动）、“行动项”（负责人、完成时间、所需资源）；

（2）全体参会人员确认决议，无异议后结束会议；若有异议，明确“争议点”及“下一步处理方式”（如需补充数据后再次讨论）。

（三）会后跟进：推动会议成果落地

1.整理与发送会议纪要

操作步骤：

（1）会议结束后2小时内，记录人整理原始记录，补充遗漏信息（如未明确的决议需与主持人确认）；

（2）按“会议纪要模板”（详见第三章）撰写初稿，重点标注“决议事项”与“行动项”；

（3）初稿完成后提交主持人审核，修改通过后24小时内发送给所有参会人员及相关方。

2.跟踪行动项执行进度

操作步骤：

（1）在项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格）中创建“行动项跟踪表”，记录负责人、完成时间、当前状态；

（2）设置节点提醒：行动项到期前3天提醒负责人，到期后未完成的需反馈原因及预计完成时间；

（3）下次会议前更新行动项执行情况，作为“上次会议决议跟进”议题汇报。

3.会议材料归档

操作步骤：

（1）将会议通知、议程、签到表、纪要、相关材料（PPT、报表等）整理至指定文件夹，命名格式为“会议名称-日期-组织部门”（如“Q3营销方案评审会市场部”）；

（2）归档路径：企业共享服务器/云盘“会议档案”目录，保证权