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企业资源规划（ERP）通用设置指南

一、适用范围与核心价值

本指南适用于各行业企业（如制造业、零售业、服务业、流通业等）在实施ERP系统或优化现有ERP配置时的通用场景，涵盖基础数据搭建、业务流程规范、权限体系设计等核心环节。通过标准化设置，可帮助企业实现业务流程标准化、数据管理规范化、跨部门协作高效化，为管理层提供实时、准确的决策支持，降低操作风险，提升整体运营效率。

二、ERP系统通用设置全流程操作

（一）前期筹备与需求梳理

组建专项小组

由企业高管（如运营副总*）牵头，IT部门、业务部门（采购、销售、财务、仓储等）负责人及关键用户参与，明确各成员职责（需求调研、流程梳理、测试验证等）。

全面需求调研

梳理企业现有业务流程（如采购申请-审批-入库-付款、销售报价-订单-发货-收款等），识别痛点（如审批环节冗余、数据统计滞后）。

明确各部门核心需求（如财务要求多维度成本核算、仓储要求批次管理、销售要求客户信用控制）。

制定实施计划

确定系统上线范围（是否包含多组织、多币种、多仓库等）、时间节点及里程碑，预留需求变更的应对方案。

（二）基础数据标准化配置

基础数据是ERP运行的基石，需保证“唯一性、完整性、规范性”。

1.组织架构与权限主体设置

操作步骤：

（1）进入“系统管理-组织架构”模块，按企业实际层级创建组织（如总部-分公司-部门-班组），填写组织编码、名称、负责人、上级组织等信息。

（2）设置成本中心/利润中心，保证每个部门/业务单元可独立核算。

关键点：组织编码需采用层级编码规则（如总部01，分公司0101，部门010101），避免重复；负责人需与人事系统数据一致。

2.基础档案维护

客户/供应商档案：

必填项：编码（唯一）、名称、简称、分类（如按行业、地区）、信用额度、账期、联系方式、开户行及账号。

扩展项：客户等级（VIP/普通）、供应商合作类型（战略/普通）、历史合作记录。

物料/商品档案（制造业侧重物料，零售业侧重商品）：

必填项：编码（规则：类别+流水号，如“YL-0001”）、名称、规格型号、计量单位（主单位及换算单位）、分类（如原材料/半成品/产成品，或食品/日用品）、属性（是否批次管理、是否保质期管理、是否序列号追踪）。

成本信息：标准成本、最新采购价、参考售价。

仓库与库位管理：

仓库信息：编码、名称、类型（普通仓/原料仓/成品仓/调拨仓）、负责人、库容上限。

库位信息：库位编码（规则：仓库+区+排+位，如“A-01-01-01”）、类型（合格品/次品/待检区）、功能（存储区/拣货区/发货区）。

会计科目与财务期间：

导入或手动录入会计科目（参照企业会计准则），设置辅助核算项（部门、客户、供应商、项目），定义科目余额方向（借/贷）。

开启财务会计期间，保证与自然月/自定义周期一致（如某企业按自然月结账，每月1日-31日为一个期间）。

（三）核心业务流程定制

根据企业业务特点，配置关键业务流程的审批规则、节点及系统操作路径。

1.采购流程设置

流程场景：采购申请→部门审批→采购审核→供应商选择→订单→入库→付款。

配置步骤：

（1）进入“业务流程建模工具”，创建“采购申请审批流程”，绘制流程节点（申请人提交→部门经理审批→采购部审核）。

（2）设置审批规则：

金额≤1万元：部门经理审批；

1万元＜金额≤5万元：部门经理+采购经理审批；

金额＞5万元：部门经理+采购经理+财务总监*审批。

（3）关联系统单据：将审批节点与“采购申请单”绑定，审批通过后自动“采购订单”。

2.销售流程设置

流程场景：销售报价→订单录入→库存检查→发货→开票→回款。

配置要点：

价格控制：设置“客户价格体系”（如批发价、零售价、促销价），订单录入时自动带出对应价格；

库存预警：启用“库存不足预警”，当库存低于安全库存时，系统提示不可超卖；

信用控制：设置“客户信用额度”，若订单金额+应收账款总额＞额度，冻结订单需财务审核。

3.库存与生产流程（制造业适用）

库存流程：配置“入库单”（采购入库、生产入库、调拨入库）、“出库单”（销售出库、领料出库、报废出库）的必填字段（物料、数量、库位、批次），支持“先进先出/后进先出”成本核算方法。

生产流程：

定义“物料清单（BOM）”：按产品结构录入原材料、半成品、成品的层级关系及用量（如生产1台产品需2个A零件+1个B组件）；

设置“生产计划”：支持“按订单生产”或“按库存生产”，关联“领料单”自动扣减原材料库存。

（四）权限体系精细化管控

遵循“最小权限+岗位适配”原则，避免越权操作。

角色定义

按岗位创建角色（如采购专员、销售经理、仓库管理员、财务会计、系统管理员），明确角色职责（如“销售经理”可审批订单、查看客户信用，“仓库管理员”可管理出入库、查询库存）。

权限分配