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合同管理审批流程及文档管理模板

一、适用对象与业务场景

本模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的法务部门、行政部门及业务部门，用于规范合同从发起、审批、签署到归档的全流程管理。具体场景包括：

采购类合同：原材料采购、服务采购、设备采购等；

销售类合同：产品销售、服务提供、合作推广等；

劳动合同：员工录用、岗位变更、保密协议等；

合作类合同：项目合作、联营协议、技术授权等；

其他合同：租赁、借款、赠与等需企业内部审批的法律文件。

通过标准化流程，解决合同审批效率低下、条款合规风险高、文档散乱易丢失等问题，保证合同管理“流程可追溯、责任可明确、风险可控制”。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与起草

发起主体：业务部门经办人（如销售经理、采购专员）根据业务需求发起合同申请。

操作内容：

填写《合同审批发起单》（见模板一），明确合同名称、对方主体信息、合同金额、核心条款（如履行期限、付款方式、违约责任）、业务背景说明等；

依据合同类型起草合同文本：

有标准模板的，从企业模板库中调取并修改（如采购合同、劳动合同模板）；

无标准模板的，参考同类合同或由法务部门协助起草，保证条款合法合规。

输出物：《合同审批发起单》+合同草案（电子版+纸质版，纸质版需经办人签字确认）。

（二）部门初审

审核主体：业务部门负责人（如销售总监、采购经理）。

审核要点：

合同内容与业务需求一致性（如采购数量是否匹配生产计划，销售价格是否符合定价策略）；

对方主体资质真实性（如营业执照、授权委托书，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”核实）；

履行可行性（如交货周期、付款节点是否在业务能力范围内）。

操作动作：在《合同审批发起单》“部门初审意见”栏签字，通过后流转至下一环节；不通过的需注明修改意见并退回经办人。

时限要求：1个工作日内完成。

（三）法务审核

审核主体：法务部门专员（或外聘法律顾问）。

审核要点：

合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

合规性：是否涉及企业合规红线（如反商业贿赂、数据安全、知识产权保护）；

风险性：违约责任是否明确、公平，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否有利于企业；

完整性：合同要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决等）是否齐全。

操作动作：通过法务审核的，在合同文本上签字确认；不通过的，出具《法务审核意见书》（列明修改条款及法律依据），退回业务部门修改后重新提交。

时限要求：重大/复杂合同3个工作日内，一般合同1-2个工作日内完成。

（四）财务审核（涉及资金支付时必经）

审核主体：财务部门负责人（或财务经理）。

审核要点：

金额准确性：合同价款、税费、支付方式是否与财务制度一致；

资金安排：付款节点是否符合企业现金流计划，是否需要提供履约保函/保证金；

发票条款：发票类型（增值税专用/普通发票）、开具时间、交付方式是否明确。

操作动作：在《合同审批发起单》“财务审核意见”栏签字，通过后流转至高层审批；不通过的需说明财务风险（如超预算、资金压力），退回业务部门调整。

时限要求：1个工作日内完成。

（五）高层审批（根据合同金额/类型分级）

审批主体：根据企业授权制度确定（如总经理、分管副总、董事会）。

分级标准参考：

金额≤5万元：部门负责人+法务+财务审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元或重大战略合同：总经理/董事会审批。

审批要点：

合同是否符合企业战略规划（如新业务拓展、核心供应商合作）；

经济效益与风险平衡（如长期合作成本、市场波动影响）。

操作动作：在《合同审批发起单》“高层审批意见”栏签字批准，审批通过后进入用印环节；未通过的由审批人直接退回并说明理由。

时限要求：分管副总1个工作日内，总经理/董事会3个工作日内完成。

（六）用印管理

用印主体：行政部门（或印章管理专员）。

操作内容：

核验审批材料：《合同审批发起单》（所有环节审批完成）、合同文本（最终版）、用印申请单（注明合同编号、用印份数）；

检查用印合规性：合同文本与审批版本一致，无涂改（若有涂改需加盖骑缝章）；

登记用印信息：在《印章使用登记表》（见模板三）记录合同编号、用印日期、用印人、经办人等信息。

输出物：加盖企业公章/合同章的正式合同文本（通常一式三份：企业留存、对方留存、财务/法务归档各一份）。

（七）签署与交付

签署主体：授权代表人（需提供《授权委托书》，见模板四），由法务部门确认授权权限。

操作内容：

与对方共同签署合同：保证双方签字/盖章清晰、完整，骑缝章（多页合同）加盖无误；

合同交付：对方留存份交付时，要求对方签收《合同签收单》（见模板五），明确签收日期、份数；

内部分发：将签署完成的合同复印件/扫描件分发