会议记录与决策事项执行跟进表.docVIP

会议记录与决策事项执行跟进表工具指南

一、适用场景与核心价值

在日常工作中，无论是项目推进、部门协作还是跨团队协调，会议往往是达成共识、分配任务的关键环节。但传统会议记录常存在“议而不决、决而不行、行而不果”的问题——决策内容模糊、责任主体不明确、执行进度无跟踪，最终导致目标落地困难。

本工具适用于以下场景：

项目启动会/例会：明确项目目标、拆解任务、跟踪关键节点；

部门周/月度工作会：总结前期工作、部署新任务、协调资源分配；

问题复盘会：分析问题根源、制定改进措施、验证解决效果；

跨部门协调会：明确接口职责、解决流程卡点、推动协作落地。

其核心价值在于：将会议成果转化为可执行、可跟踪的行动项，通过结构化记录与动态跟进，保证“事事有人管、件件有着落”，提升团队执行力与目标达成率。

二、详细操作步骤

（一）会前准备：明确目标，聚焦议题

确定会议核心目标

会议召集人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉响应流程慢”），避免议题发散。

收集并梳理会议议题

提前向参会人收集需讨论的议题，合并同类项，按优先级排序（如紧急重要议题优先），形成《会议议程》。

准备会议材料

将背景资料、数据报表、上次会议执行情况等提前发给参会人，保证大家对讨论内容有基本知晓，节省会议时间。

确认参会人员与角色

明确主持人（控场引导）、记录人（负责记录与跟进）、参会人（议题相关方），必要时邀请决策层或支持部门列席。

（二）会中记录：客观全面，要素齐全

记录人需围绕“基本信息+讨论过程+决策结果”三大核心内容实时记录，避免遗漏关键信息：

1.会议基本信息

会议主题：清晰概括核心议题（如“关于优化客户投诉响应流程的专题会”）；

时间：具体到“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”；

地点：线下会议室/线上会议平台（如“腾讯会议X房间”）；

主持人：张经理；

参会人：李主管、王专员、赵工、刘专员（注明缺席人员及原因，如陈工因出差缺席）；

记录人：孙助理。

2.讨论内容记录

按《会议议程》顺序，逐项记录讨论要点：

议题背景：简要说明讨论问题的现状（如“目前客户投诉平均响应时间为48小时，高于行业平均24小时”）；

核心观点：记录各参会人的主要发言（用“姓名+观点”格式，如“李主管：建议增加投诉处理岗，专人跟进紧急投诉”）；

争议焦点：明确分歧点（如“*王专员认为新增岗位成本过高，建议先优化现有分工流程”）。

3.决策事项记录

讨论结束后，主持人需总结共识，形成明确的决策事项，记录时需包含“5W1H”要素：

What（决策内容）：具体要做什么（如“优化客户投诉响应流程”）；

Who（负责人）：明确任务主体（如“王专员牵头，赵工提供系统支持”）；

Why（决策依据）：简要说明原因（如“基于客户反馈与成本效益分析”）；

When（完成时间）：明确截止节点（如“2023年08月31日前完成流程设计并试点”）；

Where（涉及范围）：明确适用场景（如“仅针对线上渠道投诉”）；

How（执行标准）：明确交付成果（如“输出《投诉响应流程SOP》，试点期间响应时间≤24小时”）。

（三）会后整理：核对分发，建立跟进

会议结束后24小时内，记录人需完成以下工作：

核对与完善记录

对照会议录音（如有）与笔记，补充遗漏信息，保证讨论内容、决策事项准确无误，重点检查“负责人”“完成时间”等关键要素是否明确。

形成正式会议纪要

按模板整理会议记录，分为“会议基本信息”“讨论内容摘要”“决策事项执行计划”“下次会议安排”四部分，经主持人审核后定稿。

分发与同步

通过企业/邮件将会议纪要发送给所有参会人及相关干系人，并抄送部门负责人，保证信息同步到位。

建立执行跟进表

以决策事项为核心，创建《决策事项执行跟进表》（详见第三部分模板），明确每项任务的“负责人、计划完成时间、当前状态、备注”，作为后续跟踪的依据。

（四）定期更新：跟踪进度，闭环管理

日常更新

负责人需在任务截止日前3天、1天分别更新进度至跟进表（状态分为“未开始、进行中、已完成、延期”），如遇问题需及时在跟进表“备注”栏说明风险（如“*赵工：系统接口开发延迟，需延期3天”）。

定期复盘

在下次会议中，优先回顾上次会议决策事项的执行情况，对“已完成”项确认效果（如“试点期间投诉响应时间降至20小时，达到目标”），对“延期”或“未完成”项分析原因（如“资源不足”“需求变更”），并调整计划。

闭环管理

任务完成后，负责人需提交交付物（如流程文档、数据报告），由记录人归档并在跟进表中更新状态为“已完成”，形成“决策-执行-反馈-闭环”的管理链条。

三、模板表格示例

（一）会议基本信息表

会议主题

关于优化客户投诉响应流程的专题会

会议时间

2023年08月05日14:00-16:00