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企业文档管理规范及文件分类标准

一、适用范围与核心目标

本规范适用于企业内部各部门（含总部、分支机构、子公司）在文档全生命周期管理中的创建、审核、存储、借阅、销毁等环节，旨在通过标准化流程实现文档有序管理，保证信息安全、检索高效、责任可追溯，同时支撑企业合规运营与知识沉淀。

二、标准化操作流程

（一）文档创建与命名规范

创建责任：各部门文档由业务负责人或指定岗位人员创建，内容需真实、准确，符合业务需求及相关法律法规要求。

命名规则：文档名称需包含“部门-日期-类型-主题”四要素，格式为“[部门简称][YYYYMMDD][文档类型]_[主题名称]”。

示例：HR制度_考勤管理规定（人力资源部2024年5月20日发布的考勤管理制度）。

版本控制：文档首次命名为V1.0，修订后版本号递增（如V1.1、V2.0），最终版标注“最终版”，避免版本混乱。

（二）审核与审批流程

分级审核：根据文档重要性实行分级审核：

一般文档（如部门内部通知、工作计划）：由部门负责人审核通过后生效；

重要文档（如管理制度、流程规范）：由部门负责人初审，法务部（或合规部）复审，分管副总审批；

涉密文档（如战略规划、核心技术资料）：需经总经理审批，并标注“保密”等级。

审核时限：审核人需在收到文档后1个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为默认通过。

（三）分类与编码登记

分类归属：文档创建完成后，根据《企业文件分类表》（见第三部分）确定所属类别，保证分类准确。

编码：依据《文件编码规则》（见第三部分）唯一编码，将编码与文档信息同步登记至《文档管理台账》（模板见第三部分），保证每份文档可追溯。

（四）存储与归档管理

存储方式：

电子文档：存储于企业指定服务器（如OA系统、文档管理系统），按“部门-类别-年份”建立文件夹层级，严禁存储于个人电脑或非授权云盘；

纸质文档：存放于部门专用文件柜，标注编码与归档日期，重要文档需使用档案盒密封，并附《文档索引标签》。

归档时限：文档审批通过后2个工作日内完成存储，年度终了后1个月内完成上一年度文档集中归档。

（五）借阅与销毁管理

借阅流程：

员工借阅文档需填写《文档借阅申请表》，注明借阅事由、归还时限，经部门负责人审批后，由文档管理员办理借阅；

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1个工作日申请，续期不超过2个工作日。

销毁管理：

超过保存期限、无保存价值的文档，由文档管理员汇总清单，经部门负责人与法务部共同审核后，方可销毁；

销毁时需至少2人监销，填写《文档销毁记录表》，保证信息无法恢复。

三、文件分类体系及编码规则

（一）企业文件分类表

大类

大类代码

小类

小类代码

说明

综合管理类

ZL

制度文件

ZL-01

企业级管理制度、流程规范等

证照资质

ZL-02

营业执照、许可证、认证证书等

会议纪要

ZL-03

董事会、办公会、专题会议记录等

人力资源类

HR

招聘录用

HR-01

招聘需求、面试记录、录用通知等

培训发展

HR-02

培训计划、课件、考核记录等

绩效考核

HR-03

考核制度、结果反馈、改进方案等

财务管理类

CW

预算管理

CW-01

年度预算、预算调整、执行分析等

财务报告

CW-02

月度/季度/年度财务报表、审计报告等

费用管理

CW-03

差旅费报销制度、费用审批单等

业务合同类

HT

销售合同

HT-01

产品销售、服务提供类合同

采购合同

HT-02

原材料、设备采购类合同

合作协议

HT-03

战略合作、项目共建类协议

研发技术类

RD

项目文档

RD-01

立项报告、可行性分析、验收报告等

技术专利

RD-02

专利申请文件、证书、维护记录等

技术标准

RD-03

产品标准、工艺规范、测试标准等

（二）文件编码规则

文件编码由“部门代码-年份-流水号”组成，格式为“[部门代码]-[YYYY]-[X]”，其中“X”为三位流水号，按年度从001开始递增。

示例：HR-2024-015（人力资源部2024年第15号文件，如《2024年度培训计划》）；

部门代码对照：综合管理部（ZL）、人力资源部（HR）、财务部（CW）、销售部（XS）、研发部（RD）等，代码需提前统一明确并公示。

（三）文档管理台账模板（示例）

文章样式

文档名称

所属部门

创建人

创建日期

版本

存储位置（电子/纸质）

保管期限

借阅记录

HR-2024-015

2024年度培训计划

人力资源部

*小明

2024-05-10

V1.0

OA系统/HR文件夹

3年

-

CW-2024-008

2024年Q1财务报告

财务部

*红梅

2024-04-05

最终版

OA系统/CW文件夹

10年

*小红（2024-05-01借，已还）

四、关键执行与风险控制要点

（一）命名规范严格执行

文