会议管理会议记录及决策执行模板.docVIP

会议管理会议记录及决策执行模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会、决策评审会等）的全流程管理，旨在通过标准化记录与执行跟踪，解决会议目标模糊、讨论低效、决策落地难、责任不明确等问题。核心价值在于：

规范流程：明确会前、会中、会后各环节动作，减少会议随意性；

留存依据：保证会议内容、决策过程、执行责任可追溯，避免信息偏差；

推动执行：通过决策事项与责任人、时间节点的绑定，提升任务落地效率。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与分工

确定会议必要性

优先判断是否可通过其他方式（如邮件、即时沟通）解决，避免无效会议。

若确需召开，明确会议核心目标（如“确定项目Q3排期”“解决技术瓶颈”），并提前1-2天发布会议通知。

制定会议议程

议程需包含：会议主题、时间、地点（线上需注明会议）、参会人员、各议题讨论时长、预期成果。

示例：

会议议程：项目周进度会

时间：2023年X月X日14:00-15:30

地点：3楼会议室A

参会人：（项目经理）、（研发组）、（设计组）、赵六（测试组）

议题：

（1）上周任务完成情况回顾（20分钟）

（2）当前项目风险及解决方案讨论（30分钟）

（3）下周任务分配与deadline确认（20分钟）

准备会议材料

提前收集与议题相关的背景资料、数据报告、方案初稿等，随会议通知一并发送，保证参会人提前熟悉内容。

明确会议记录人（建议由非核心决策人员担任，避免影响讨论）。

（二）会中执行：聚焦讨论与决策

开场与签到

主持人准时开场，重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过5分钟”）。

记录人完成参会人员签到（可使用签到表或线上会议签到功能）。

议题讨论与记录

按议程逐项推进，主持人引导发言，避免偏离主题；对关键讨论内容（如不同观点、数据支撑、方案优缺点）需详细记录，区分“讨论内容”与“结论”。

示例记录：

议题：当前项目风险及解决方案

讨论内容：

：研发组因第三方接口延迟，导致模块A开发进度滞后3天，若不解决可能影响整体上线。

：设计组可同步优化模块B界面，为研发组争取1天缓冲时间。

结论：

研发组立即与第三方对接，明确接口交付时间（最迟X月X日），每日同步进度；

设计组调整模块B优先级，保证X月X日前输出终稿。

形成决策事项

对每个议题的结论需明确“决策事项”“责任人”“计划完成时间”，避免模糊表述（如“尽快处理”“后续跟进”）。

示例：

决策事项：接口延迟问题攻关

责任人：

计划完成时间：2023年X月X日17:00前提交解决方案报告

确认会议纪要框架

讨论结束后，记录人快速梳理会议纪要框架（含基本信息、议题讨论、决策事项），与参会人核对关键信息（特别是决策事项的责任人及时间），保证无遗漏或偏差。

（三）会后跟进：落地与归档

整理与分发会议纪要

会后24小时内，记录人根据会议记录完成正式会议纪要，内容包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人等）；

各议题讨论要点（简化版，保留关键观点）；

决策事项清单（明确编号、事项、责任人、时间）；

下次会议安排（若有）。

纪要通过邮件或企业协作工具（如钉钉、飞书）发送给所有参会人及相关人员，抄送上级领导，要求签收确认。

跟踪决策执行进度

责任人需在计划完成时间前1天，向记录人/项目经理反馈执行情况（如“已完成80%，需协调设计组资源”）；

记录人每周更新《决策事项跟踪表》，对逾期未完成的任务，及时提醒责任人并分析原因，必要时协调资源或调整计划。

会议资料归档

将会议通知、议程、签到表、会议纪要、决策跟踪表等资料整理归档（建议按“年份-月份-会议类型”分类保存），保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、核心模板工具包

（一）会议基本信息表

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点/线上

线下：；线上：

主持人

记录人

应到参会人

实际参会人

缺席参会人及原因

会议主题

（二）议题讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容（关键观点、数据、争议点）

结论（决策/待办事项）

1

上周任务完成情况

：模块A开发100%，测试通过；：设计稿延期2天，因客户需求调整

设计组X月X日前提交终稿，客户需求变更需走书面流程

2

项目风险讨论

赵六：测试环境不稳定，影响进度10%

立即协调运维组修复环境，X月X日前完成

（三）决策事项跟踪表

决策编号

决策事项

责任人

计划完成时间

实际完成时间

完成情况（已完成/进行中/延期）

备注（延期原因/需支持事项）

D接口延迟问题攻关

2023-08-05

2023-08-05

已完成

提交解决方案报告，第三方接口已交付

D测试环境修复

赵六

2023-08-03

2023-08-04

延期1天

运维