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合同管理全流程操作手册模板

一、适用范围与场景说明

本手册适用于企业内部各类经济合同（如采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同等）的全生命周期管理，覆盖从合同需求发起至最终归档的完整流程。适用场景包括：

业务部门与合作方签订合作前的合同准备与起草；

法务部门对合同条款的合规性审核；

各级管理人员对合同的审批决策；

合同签署过程中的形式确认与效力保障；

合同履行过程中的进度跟踪与风险监控；

合同终止、变更或纠纷处理后的档案整理与备案。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同准备阶段：明确需求与基础信息

需求发起与资料收集

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（见模板一），明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人*等）、合作标的、数量/质量要求、履行期限、预算金额等核心要素。

收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书*等），保证合作方具备履约能力（如特殊行业需提供资质许可证）。

初步沟通与框架确认

业务部门与合作方就合作核心条款（如价格、交付标准、付款方式）进行初步沟通，形成《合作框架备忘录》（非必需，用于明确双方合作意向）。

（二）合同起草阶段：规范条款与内容完整性

模板选择与内容填充

根据合同类型（如采购、服务），优先选用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），保证条款合规性。

按模板要求填充具体内容：

合同主体：甲方（企业全称）、乙方（合作方全称），准确填写名称、地址、法定代表人、联系人及联系方式*；

合同标的：明确产品名称/服务内容、规格型号、技术标准（如执行国家GB标准）；

权利义务：双方主要权利（如收款权、验收权）、主要义务（如交付义务、质量保障义务）；

履行条款：履行期限（具体到年/月/日）、履行地点（如“甲方办公地址”）、验收标准（如“按合同附件一执行”）；

付款方式：明确金额、币种、支付节点（如“验收合格后30日内支付至合同总额的90%”）、账户信息（开户行、账号*）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不符）及违约金计算方式（如“按逾期金额日万分之五支付违约金”）；

争议解决：明确争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”）；

其他：合同生效条件（如“双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效”）、份数（如“一式肆份，甲乙双方各执贰份”）。

附件整理与核对

将技术参数、图纸、验收标准等作为合同附件，在合同中注明“详见附件X”，并保证附件内容与一致。

（三）合同审批阶段：合规性审查与决策确认

部门内部审核

起草部门负责人审核合同内容与业务需求的一致性，重点核对标的、金额、履行期限等关键信息，签署《合同审批表》（见模板二）中的“部门审核意见”。

法务合规审核

法务部门对合同条款的合法性、合规性、逻辑性进行审查，重点检查：

主体资格是否合法（如合作方是否超越经营范围）；

条款是否违反法律法规（如格式条款是否排除对方主要权利）；

权利义务是否对等（如违约责任是否明确且公平）；

争议解决方式是否明确。

法务部门在《合同审批表》中签署“法务审核意见”，如需修改，注明修改建议并退回起草部门。

财务与风控审核（如需）

财务部门审核付款方式、金额、税费承担等财务条款的合理性，保证符合企业财务制度；

风控部门评估合同履行中的潜在风险（如履约能力风险、政策风险），提出风险应对建议。

最终审批决策

根据合同金额或重要性，确定审批权限（如：

金额≤10万元：部门负责人+法务审核；

10万元＜金额≤50万元：分管领导+法务+财务审核；

金额＞50万元：总经理办公会审议）。

审批人在《合同审批表》中签署“审批意见”，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”。

（四）合同签署阶段：效力确认与原件管理

签署形式确认

电子签署：通过企业认可的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签署，保证电子签名/印章的合法有效性（需提前完成合作方电子认证）。

纸质签署：打印合同文本（一式X份），由双方法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章/合同专用章（注意：公章需清晰，骑缝章需加盖多页合同）。

签署过程监督

纸质签署时，至少2名企业代表（如业务经办人、法务人员）现场监督签署过程，确认签字人身份与授权委托书*一致，避免代签、漏签。

合同原件收集与备案

签署完成后，及时向合作方收回合同原件（如对方需留存复印件，要求加盖“与原件一致”章）；

将合同原件、审批表、附件、合作方主体资格证明等材料整理归档，扫描电子版存入企业合同管理系统。

（五）合同履行阶段：进度跟踪与风险控制

履行计划制定

业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划表》（见模板三），明确各阶段任务（如“2024年3月1日前完成交付”“2024年3月10日前完成验收”）、责任人*及完成标准。

履行过程监控

责任人*定期