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文件与资料管理程序和记录管理程序

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文件与资料管理程序和记录管理程序

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企业文件与资料管理程序

企业标准Q/XX?xx.40—20xx编制:xx部审查:xx版本:2同意:xx更正码:0草拟人:xx、xx

实行日期第1页共2页1、HSE管理系统文件和资料的控制范

围

适用企业生产经营活动范围内HSE管理系统的法律、法规、规范、标准及其余文件的要求;

2)HSE管理系统文件;

3)HSE管理制度和管理规定;

年度HSE管理工作计划;

5)HSE管理系统内部审查资料和管理评审资料;

重要的HSE管理活动的工作文件;

各种HSE专题会议纪要

各种检查督查活动形成的检查、监测报告和整顿通知;

9)HSE责任制;

风险议论报告、检查评估报告;

重要灾祸事故(着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等)的

应急办理方案;

施工要点部位的HSE检查报告;

事故的检查办理报告;

各种作业允许证;

特种设备(锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等)及其附件的安全技术

督查检测资料;

重要工程项目和特别危险作业的HSE实行程序;

各种安全操作规程;

化学危险品安全技术说明书、储蓄、使用防范指南;

承包商的议论资料。

2、文件和资料的分类

2.1HSE管理系统文件按层次划分:

第一层文件为HSE管理手册:说明本企业对HSE的承诺、目标、目标及适用

《中国石油化工企业企业安全、环境与健康(HSE)管理系统》标准的HSE管理系统

的描述。

第二层文件为HSE程前言件:说明系统各因素HSE活动的方法和门路。

第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其余各种HSE文件:指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。

企业文件与资料管理程序

企业标准Q/XX?xx.40—20xx编制:xx部审查:xx版本:2同意:xx更正码:0草拟人:xx、xx

实行日期第2页共2页2.2HSE管理系统文件按种类划分:

管理性文件:HSE管理系统文件相关的各种文件。主要指程前言件、岗位职责、规章制度、管理细则、管理方法及相关记录表格等;

技术性文件:与HSE相关的文件。主要指各种施工技术标准、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等;

其余文件:包含上司文件、外来产品标准、顾客供给的资料等。2.3文件和资料的形式有:书面、电子媒体、磁带、光盘等。

Q/XX?106.31《文件和资料控制程序》的适用范围已覆盖HSE文件和资料的管

理，在此不别的编写管理程序，请依照执行。

企业记录管理程序

企业标准Q/XX?xx.41—20xx编制:xx部审查:xx版本:2同意:xx更正码:0草拟人:xx、xx

实行日期第1页共2页1、目的

经过记录的管理，为证明HSE管理系统有效运转供给客观的凭据及为HSE系统

的连续改进供给信息。

2、范围

适用于HSE管理系统中产生的记录。

3、职责

3.1xx部

——负责HSE管理系统运转中产生的记录和控制的归口管理，并按要求填写记

录。

3.2各职能部门

——负责其专业管理涉及的记录表样的审批、记录控制状况的督查、检查和管

理，并按要求填写相关记录。

3.3各分企业(项目部)

——负责本单位按要求填写记录，并对记录进行表记、采集、编目、检索、归

档、储存、保存和办理。

4、程序

4.1记录表格使用与表样制定

应规范使用HSE管理系统文件中的表式，如未能满足HSE管理实质记录

需要，需增添记录表样，可由各使用单位依据实质要求制定，但一定将增添的表样

报主管职能部门审批，按企业企业规定编号后，再行印刷使用。并确立记录的保存

限期。

记录表样中的项目名称要一致规范，采纳法定的计量单位。4.2记录

的填写要求

一定按规定内容及时、正确填写，保证记录的真实性。笔迹要

清楚、工整，项目齐全，不留空格。

记录一般禁止改正，确属填写者笔误需更正时，应在错误的地址打双横

线，并在上方填写正确内容，并加改正章。

4.3记录的采集、归档、储蓄

企业记录管理程序

企业标准

Q/XX?xx.41—20xx

编制:xx

部审查:xx

版本:2

同意:xx

更正码:0

草拟人:xx

、xx

实行日期

第

2

页共

2

页

产生记录的各部门和单位一定确立专(兼)职人员采集、归档、管理记

录，编制本单位《HSE记录清单》(见表1)及汇总表样，并将《HSE记录清单》报

HSE主管部门存案。

记录的采集要及时、齐全、完好。采集人要检查记录能否吻合规定要

求。记录要按期采集，各单位依据其HSE主管部门的要求，在每年年初收

集上一年的记录并及时归档。

磁带、磁盘等电子媒体的记录或胶片、照片记录也应有专(兼)职人员或

其余相关人员负责