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印章管理责任书

为规范公司各类印章管理，明确印章使用、保管、审批等环节的责任主体与操作流程，防范因印章管理不当引发的法律风险和经济损失，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合公司实际管理制度，特制定本责任书。本责任书由公司（以下简称“甲方”）与印章管理责任部门/责任人（以下简称“乙方”）共同签署，双方就印章管理事项达成如下责任约定：

一、责任主体与管理范围

1.1责任主体

乙方为甲方所属【XX部门】，部门负责人为【XXX】（身份证号：【XXXXXXXXXXXXXXXXXX】），具体负责本部门职责范围内印章的日常管理；指定印章保管人为【XXX】（身份证号：【XXXXXXXXXXXXXXXXXX】），承担印章保管、使用登记等直接责任。乙方须确保印章管理岗位人员相对固定，确需调整时，须提前5个工作日向甲方综合管理部提交《印章保管人变更申请表》，经审批通过并完成交接程序后方可变更。

1.2管理范围

乙方管理的印章包括但不限于以下类型：

（1）公章：全称【XX公司XX部门公章】（编号：【XX-XX-XX】），用于以部门名义出具的正式文件、证明、函件等；

（2）合同专用章：全称【XX公司XX部门合同专用章】（编号：【XX-XX-XX】），仅用于部门权限范围内经济合同、合作协议的签署；

（3）财务专用章：全称【XX公司XX部门财务专用章】（编号：【XX-XX-XX】），用于部门财务票据、银行结算等财务活动；

（4）法人授权签字章：全称【XX公司XX部门法人授权签字章】（编号：【XX-XX-XX】），用于经法定代表人授权的文件签署；

（5）其他专用章：包括【XX业务专用章】【XX审批专用章】等（编号分别为【XX-XX-XX】至【XX-XX-XX】），仅限对应业务场景使用。

上述印章均已在甲方综合管理部备案，未经甲方书面批准，乙方不得擅自刻制、变更或销毁任何类型印章。

二、印章使用管理流程

2.1用印申请

凡需使用乙方管理印章的，用印申请人须填写《印章使用申请表》（附件1），表中须完整填写以下信息：

（1）用印日期、用印类型（具体到印章名称及编号）；

（2）用印文件名称、内容摘要（需与文件原件一致）、份数、用途；

（3）申请人姓名、所属岗位、联系方式；

（4）审批层级及审批人签字（按权限逐级审批）。

2.2用印审批

用印申请须按以下权限分级审批，未经完整审批流程的申请不得用印：

（1）普通文件用印（如一般性通知、证明）：由部门负责人【XXX】审批；

（2）经济合同/协议用印（标的额≤50万元）：由部门负责人【XXX】、分管副总经理【XXX】联审；

（3）经济合同/协议用印（标的额＞50万元）：由部门负责人【XXX】、分管副总经理【XXX】、法定代表人【XXX】联审；

（4）财务票据用印（单笔金额≤10万元）：由部门财务负责人【XXX】审批；

（5）财务票据用印（单笔金额＞10万元）：由部门财务负责人【XXX】、分管财务副总经理【XXX】联审；

（6）法人授权签字章用印：须提供法定代表人签署的《授权委托书》（附件2），并经综合管理部备案。

2.3用印审核与操作

印章保管人收到《印章使用申请表》及文件原件后，须履行以下审核程序：

（1）核对申请表填写信息与文件内容是否一致（包括但不限于文件名称、关键条款、签署方、金额等）；

（2）检查审批签字是否完整，审批权限是否符合本责任书2.2条规定；

（3）确认文件无涂改、拼凑等异常情况，多页文件须加盖骑缝章；

（4）对涉及经济责任的合同、协议，须核对是否已通过法务部门合规审查（以《合规审查意见书》为准）；

（5）对财务票据用印，须核对是否与财务系统审批记录一致，金额、用途是否匹配。

审核通过后，印章保管人须在文件指定位置用印，用印过程须确保印章清晰、端正，不得重叠或模糊。用印完成后，立即在《印章使用登记台账》（附件3）中登记，登记内容包括：用印日期、申请人、文件名称、用印类型、审批人、用印份数、备注（如骑缝章使用情况）等。

2.4用印归档与追溯

用印完成后，申请人须在3个工作日内将用印文件复印件（或扫描件）提交至印章保管人处存档。存档文件须与《印章使用申请表》《印章使用登记台账》一一对应，保存期限为自用印之日起10年。甲方有权在任何时间对用印档案进行抽查，乙方须配合提供完整的用印记录及文件原件供核查。

三、印章保管责任

3.1日常保管要求

（1）印章须存放于专用保险柜（型号：【XX-XX】，密码：【XXXXXX】，钥匙保管人：【XXX】），保险柜放置于部门办公室【XX房间】，房间须安装24小时监控（监控编号：【XX-XX】）