采购需求分析与比选流程模板.docVIP

采购需求分析与比选流程通用工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“采购单位”）在开展货物、服务或工程项目采购前，对需求进行系统性分析、规范比选流程的场景，具体包括但不限于：

常规采购：如办公设备、耗材、咨询服务等年度计划内采购；

项目专项采购：如研发项目外包、工程改造、信息系统建设等一次性采购；

紧急采购：需在短时间内完成需求确认与供应商比选的采购；

单一来源采购前的备选流程：为验证单一来源价格的合理性，需开展比选论证的场景。

二、操作流程详解（分步骤说明）

步骤1：采购需求提出与初步确认

目的：明确采购目标，收集基础需求信息，保证需求合理、可执行。

责任部门/人：需求部门（如行政部、项目部）、*申请人（需求部门负责人）。

关键动作：

需求部门填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明采购内容、用途、数量、技术参数、预算金额、期望交付时间等核心信息；

采购部门对需求进行初步审核，重点核查需求是否符合采购政策（如是否达到公开招标限额）、预算是否在部门年度预算范围内；

对需求模糊或技术参数不明确的，组织需求部门与采购部门召开沟通会，细化需求描述。

输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字确认）、初步需求说明文档。

步骤2：采购需求分析与评审

目的：对需求的必要性、合规性、技术可行性及经济性进行全面评估，避免“过度采购”或“需求偏差”。

责任部门/人：采购部门、评审专家（可邀请技术、财务、法务部门人员组成）、需求部门负责人。

关键动作：

需求拆解：将复杂需求拆解为功能模块、技术指标、服务要求等可量化条目（如采购办公电脑需明确CPU型号、内存容量、售后服务响应时间等）；

合规性审查：核查需求是否符合国家/行业标准、企业内控制度（如是否涉及进口产品审批、是否需要节能环保认证等）；

经济性分析：采购部门结合历史采购数据、市场价格信息，对预算金额进行合理性评估，必要时启动“成本效益分析”；

评审会议：组织评审专家召开需求评审会，逐项审核需求内容，形成评审意见，对不合理的需求提出修改建议（如降低技术参数以匹配预算、删除非必要功能等）。

输出成果：《采购需求评审表》（评审专家签字确认）、修订后的《采购需求说明书》。

步骤3：比选方案制定与供应商邀请

目的：明确比选规则，筛选符合资质的供应商，保证比选过程公开、公平、公正。

责任部门/人：采购部门、*采购负责人。

关键动作：

确定比选方式：根据采购金额、需求紧急程度等因素，选择比选方式（如公开比选、邀请比选、竞争性谈判等）；

编制比选文件：包含比邀请函、采购需求说明书、供应商资格要求、比选流程、评审标准、合同条款模板等（见表2《比选文件编制清单》）；

供应商邀请：

公开比选：通过企业官网、采购平台、行业媒体等发布比选公告；

邀请比选：从合格供应商库中选取3家及以上供应商发出邀请函（需保证供应商具备相应资质，如营业执照、相关行业资质证书等）。

输出成果：比选文件、供应商邀请记录（如公告截图、邀请函发送记录）。

步骤4：供应商响应与文件接收

目的：收集供应商的应标文件，保证供应商充分理解需求并具备履约能力。

责任部门/人：采购部门、*文件接收专员。

关键动作：

设定文件接收截止时间（自比选公告发布之日起不得少于3个工作日，紧急采购可适当缩短但需留存记录）；

供应商在截止时间前提交应标文件（含资质证明、技术方案、报价明细、履约承诺等），采购部门核对文件密封情况（如需）及提交时间，登记《供应商应标文件接收表》（见表3）；

对逾期提交或文件不全的供应商，原则上不予接收，特殊情况需经*采购负责人书面批准。

输出成果：《供应商应标文件接收表》、供应商应标文件（正本1份+副本若干份）。

步骤5：比选评审与候选供应商确定

目的：通过量化评分或综合评议，选出最优候选供应商。

责任部门/人：评审小组（由采购部门、评审专家、需求部门代表组成）、*评审组长（负责组织评审）。

关键动作：

组建评审小组：评审人数为3人及以上单数，与供应商存在利害关系的人员需回避；

文件初审：评审小组对应标文件进行资格性审查（如营业执照、资质证书是否有效）和符合性审查（如是否响应需求核心条款）；

详细评审：根据《比选评审标准表》（见表4）对通过初审的供应商进行评分/评议，评分维度可包括价格（权重30%-50%）、技术方案（权重20%-40%）、企业资质（权重10%-20%）、服务承诺（权重10%-20%）等；

编写评审报告：评审小组汇总评分结果，按得分高低排序推荐候选供应商（如得分第一的供应商为“第一候选”，第二为“备选”），说明推荐理由，并签字确认。

输出成果：《比选评审报告》（评审小组全体成员签字）、《候选供应商推荐名单》。

步骤6：比选结果公示与合同签订

目的：保证比选结果透明，规