采购申请审批单格式模板（物资名称与数量规范）.docVIP

采购申请审批单通用格式模板（物资名称与数量规范）

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会团体内部物资采购的申请审批流程，涵盖日常办公物资、生产原材料、设备工具、后勤保障物资等各类采购需求。具体场景包括但不限于：

常规采购：部门因日常工作需要申请的常规物资（如文具、耗材等）；

项目采购：专项项目实施所需物资（如研发材料、工程设备等）；

新增采购：因业务拓展或职能调整新增的物资需求；

紧急采购：突发情况（如设备故障、临时任务）导致的紧急物资申请（需标注紧急原因）。

二、采购申请全流程操作指南

（一）第一步：申请人填写申请表（发起申请）

操作主体：物资需求部门申请人（如部门员工或部门指定采购对接人）。

操作内容：

基础信息填写：准确填写申请人姓名（姓名）、所属部门、申请日期、联系电话（内部短号）、申请事由（简述采购目的，如“为项目采购实验材料”）。

物资明细规范填写（核心环节）：

物资名称：需使用规范全称，避免使用简称或模糊表述。例如采购“打印机”时，需明确型号（如“HPLaserJetProM404n”）、规格（如“黑白激光打印机、A4幅面”）；若为通用物资（如A4纸），需注明品牌、质量等级（如“晨光70g双面胶装A4打印纸”）。

规格型号/技术参数：根据物资使用需求填写关键参数（如电子产品的“电压/功率”、办公设备的“尺寸/功能模块”、原材料的“纯度/尺寸”等），保证采购物资符合使用标准。

单位：采用法定计量单位或行业通用单位（如“台”“个”“千克”“米”），避免使用“套”“批”等模糊单位（若需使用，需在备注栏说明组成或数量标准）。

申请数量：需根据实际需求合理填写，注明计算依据（如“按项目10人×3个月用量计算”“设备备件需2个/台×5台=10个”）。若为一次性采购或消耗品，需明确“一次性采购”或“月均消耗量”。

预估单价与总价：参考历史采购价、市场询价或供应商报价填写，总价=申请数量×预估单价（保留两位小数）。若无法预估单价，需注明“待询价”。

用途说明：详细说明物资的具体使用场景、使用人或项目名称（如“用于研发部项目实验”“行政部日常办公文件打印”），保证审批人清晰知晓采购必要性。

附件：若涉及特殊物资（如定制设备、进口材料），需附技术参数说明、图纸或供应商初步报价单等支撑材料。

注意事项：物资名称与数量填写不规范将导致审批退回，需保证信息完整、准确、无歧义。

（二）第二步：部门负责人审核（必要性确认）

操作主体：申请人所在部门负责人（如部门经理）。

操作内容：

审核采购需求的必要性：确认物资是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、旧物修复）。

审核物资名称与数量的合理性：核对申请名称是否符合规范，数量是否与部门实际需求匹配（避免超量申请或重复采购）。

审批意见填写：在“部门审核意见”栏签署“同意”并注明“同意采购，数量核实无误”，或“不同意”并注明理由（如“可使用现有物资，无需采购”“数量过多，建议调整为”）。

签字与日期：手写签字（部门负责人签字）并填写审核日期。

注意事项：部门负责人需对采购需求的真实性、合理性负责，避免盲目审批。

（三）第三步：采购部复核（可行性核查）

操作主体：公司采购部专员。

操作内容：

物资名称与规格核查：对照申请表，确认名称、规格型号是否清晰，是否符合公司采购品类目录（若存在禁采或限采物资，需标注并说明）。

库存与需求匹配：查询公司物资管理系统，确认是否有库存可调拨（若有库存，需反馈申请人优先使用库存，调整申请数量为“0”）。

数量与预算初审：核对申请数量是否合理，预估总价是否在部门预算范围内（超预算需标注并提示财务部）。

审批意见填写：在“采购部意见”栏签署“同意采购”“建议补充附件”或“不同意（理由：库存充足/规格不明确等）”。

签字与日期：手写签字（采购专员签字）并填写复核日期。

注意事项：采购部需在2个工作日内完成复核，避免影响采购进度。

（四）第四步：财务部审核（预算与合规性把控）

操作主体：公司财务部负责人或指定专员。

操作内容：

预算核对：确认采购项目是否已纳入部门年度/月度预算，预估总价是否超预算（超预算需申请人提交预算调整申请）。

价格合理性评估：参考历史采购数据或市场均价，判断预估单价是否合理（若价格偏高，需要求采购部补充比价说明）。

合规性检查：确认采购流程是否符合公司财务制度（如是否需签订合同、是否需履行招投标程序等）。

审批意见填写：在“财务部意见”栏签署“同意”“同意，需补充比价材料”或“不同意（理由：预算不足/流程不合规等）”。

签字与日期：手写签字（财务负责人签字）并填写审核日期。

注意事项：财务部需重点把控预算执行情况，避免超预算采购。

（五）第五步：领导审批（最终决策）

操作主体：根据采购金额分级审批（示例：

金额≤5