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合同管理档案管理制度(2篇)

合同管理档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同管理档案的规范化、科学化、系统化建设，确保合同档案的完整、准确和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录等。

二、合同档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是公司合同档案的集中管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档工作；对接收的合同档案进行分类、编号、装订、上架等保管工作；提供合同档案的查阅、借阅服务；定期对合同档案进行鉴定和销毁工作。

2.合同承办部门

合同承办部门是合同档案收集、整理的第一责任人，负责在合同签订、履行过程中及时收集合同相关的各种文件资料；对收集到的合同文件资料进行初步整理和分类；按照规定的时间和要求将整理好的合同档案移交档案管理部门。

3.其他部门

其他部门应配合合同承办部门和档案管理部门做好合同档案管理工作，及时提供与合同相关的文件资料。

三、合同档案的收集

1.收集范围

凡是与公司合同签订、履行有关的文件资料均属收集范围，具体包括：合同正式文本及附件；合同审批文件，如合同审批表、领导批示等；合同签订过程中的往来函件、电子邮件、传真等；合同谈判记录、会议纪要；合同履行过程中的各种凭证，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证等；合同变更、解除的相关文件；与合同有关的其他文件资料。

2.收集要求

合同承办部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。在合同签订过程中，合同承办人员应及时收集合同相关的文件资料，并妥善保管。对于合同履行过程中产生的文件资料，合同承办人员应随时收集，并按照时间顺序进行整理。对于重要的合同文件资料，如合同原件、付款凭证等，应采取必要的安全措施进行保管，防止丢失、损坏。

四、合同档案的整理

1.整理原则

合同档案的整理应遵循保持文件之间的有机联系、便于保管和利用的原则。按照合同的类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，确保合同档案的系统性和条理性。

2.整理方法

合同档案的整理一般按照以下步骤进行：

分类：将收集到的合同文件资料按照合同类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。

编号：对每一份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可以采用“年份+合同类别代码+合同序号”的方式，如“2024HT001”表示2024年签订的第一份合同。

装订：将同一合同的文件资料按照时间顺序进行排列，采用打孔装订或线装的方式进行装订。对于较大的文件资料，如图纸、图表等，可以采用袋装或盒装的方式进行保管。

编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订时间、合同双方、合同金额、保管期限等内容。

五、合同档案的归档

1.归档时间

合同承办部门应在合同履行完毕后一个月内，将整理好的合同档案移交档案管理部门。对于长期履行的合同，应在每年年底将当年的合同履行文件资料整理归档。

2.归档手续

合同承办部门在移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，清单应包括合同编号、合同名称、文件资料数量等内容。档案管理部门在接收合同档案时，应认真核对移交清单和合同档案的内容，确保两者一致。核对无误后，双方在《合同档案移交清单》上签字确认。

六、合同档案的保管

1.保管条件

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。合同档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。

2.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期确定，一般分为永久、长期（16-50年）和短期（15年以下）三种。对于重要的合同，如涉及公司重大权益、长期合作关系的合同，应永久保存；对于一般的合同，保管期限可以根据合同的有效期确定，但不得少于合同有效期届满后5年。

3.保管要求

档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，确保合同档案的安全和完整。对于破损、霉变的合同档案，应及时进行修复和处理。对于超过保管期限的合同档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。

七、合同档案的查阅和借阅

1.查阅和借阅权限

公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应经部门负责人批准。对于涉及公司商业秘密的合同档案，查阅或借阅人员应经公司领导批准。外部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应持有单位介绍信，并经公司领导批准。

2.查阅和借阅手续

查阅或借阅合同档案的人员应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，申请表应包括查阅/借阅人姓名