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行政事务管理流程与工作指引
一、引言
行政事务管理是企业/机构高效运转的“润滑剂”，涵盖日常办公、会议组织、物资管理、资产维护、印章使用、档案归档、差旅接待等多个核心环节。本指引旨在通过标准化流程与操作规范，明确各环节责任主体、操作步骤及关键控制点，保证行政工作有序、高效开展，为业务部门提供坚实支撑，同时降低管理风险，提升整体运营效率。
二、日常办公管理
（一）适用场景与工作目标
适用场景：新员工入职手续办理、办公环境维护、办公设备报修、办公秩序监督等。
工作目标：保障员工顺利入职及日常办公需求，维护整洁、有序的办公环境，保证办公设备正常运行。
（二）标准化操作流程
1.新员工入职手续办理
步骤说明：
步骤1：人力资源部提前1个工作日向行政部发送《新员工入职通知》，包含员工姓名、*工号、入职部门、岗位及联系方式。
步骤2：行政部收到通知后，准备入职资料：工牌、门禁卡、办公用品（笔、笔记本、文件夹等）、办公设备（电脑、键盘、鼠标，如需提前调试）。
步骤3：新员工入职当日，行政专员引导办理入职手续：
（1）核对身份证、学历证书等原件，留存复印件；
（2）签署《办公设备领用责任书》《保密协议》；
（3）发放工牌、门禁卡及办公用品，介绍办公区域（茶水间、会议室、卫生间位置等）；
（4）开通企业邮箱、OA系统权限，告知IT联系人。
步骤4：入职手续办理完毕后，1个工作日内更新《员工通讯录》并同步至各部门。
2.办公环境与设备维护
步骤说明：
步骤1：每日下班前，员工负责整理个人工位，保持桌面整洁，关闭电脑、打印机等设备电源。
步骤2：行政部每周五下午组织“办公环境检查”，重点检查工位整洁度、物品摆放、安全通道畅通情况，填写《办公环境检查记录表》，对不符合项要求2个工作日内整改。
步骤3：办公设备故障时，员工通过OA系统“设备报修”模块提交申请，注明设备名称、故障现象、位置；行政部接单后2小时内响应，简单故障（如卡纸、连接松动）当场修复，复杂问题联系供应商并同步报修进度至申请人。
（三）关键记录表单
表1：《新员工入职信息登记表》
序号
项目
内容示例
填写人
日期
1
姓名
*
员工本人
入职当日
2
部门/岗位
市场部专员
人力资源部
入职当日
3
工牌号
A2024001
行政部
入职当日
4
门禁卡号
M2024001
行政部
入职当日
5
领用设备
电脑（SN
员工本人
入职当日
6
签字确认
_______________
员工本人
入职当日
表2：《办公环境检查记录表》
检查日期
检查区域
检查内容
存在问题
整改期限
责任人
整改结果
检查人
2024-05-10
销售部
工位物品摆放
文件堆放杂乱
2024-05-12
*
已整理
*
2024-05-10
财务部
安全通道
纸箱临时堆放
2024-05-11
*赵六
已清理
*
（四）执行要点提示
新员工入职资料需“原件核对、复印件留存”，保证信息真实；
办公环境检查需“公平公正”，问题整改需“跟踪闭环”，避免重复出现；
设备报修需“描述清晰”，便于快速定位故障，减少停机时间。
三、会议管理
（一）适用场景与工作目标
适用场景：部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部客户会议等。
工作目标：规范会议组织流程，保证会议高效、有序，提升决策与沟通效率。
（二）标准化操作流程
1.会前准备
步骤说明：
步骤1：会议发起人提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请审批表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（投影仪、白板、麦克风等）。
步骤2：行政部审批通过后，1个工作日内完成场地布置（调试设备、摆放桌椅、准备茶水/文具），并通过OA系统发送“会议提醒”至参会人。
步骤3：如需外部参会，提前1天确认参会人员信息及接待需求（如是否需要车辆接送、翻译服务等）。
2.会中服务
步骤说明：
步骤1：会议开始前30分钟，行政专员到场检查设备（投影、麦克风、灯光），确认物料齐全。
步骤2：参会人员签到（电子签到或纸质签到），发放会议资料（如需）。
步骤3：会议期间，行政专员负责记录时间（严格控制各环节时长）、提供茶水服务、处理临时需求（如更换麦克风电池）。
步骤4：重要会议需全程录音（需提前告知参会人），会后整理录音文件存档。
3.会后跟进
步骤说明：
步骤1：会议结束后1个工作日内，行政部回收会议资料（如未发放电子版），整理场地（关闭设备、归位桌椅）。
步骤2：会议记录人（一般为会议发起人或指定人员）2个工作日内完成《会议纪要》，包含会议决议、待办事项（责任人、完成时限），经发起人审核后通过OA系统分发。
步骤3：行政部跟进待办事项完成情况，每周更新《会议待办事项跟踪表》，对逾期未完成的提醒责任人并抄送部门负责人。
（三）关键记录表单
表3：《
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