采购询标流程及记录规范.docxVIP

采购询标流程及记录规范

在采购活动中，询标作为澄清投标文件疑问、确保采购需求准确传递、保障采购公平公正的关键环节，其流程的规范性与记录的完整性直接影响着采购结果的质量与公信力。本文旨在梳理采购询标工作的标准流程，并明确相关记录的规范要求，以期为采购从业人员提供具有实操性的指导。

一、采购询标流程

询标并非简单的问答，而是一个需要精心组织、规范实施的过程。一个完整的询标流程应包含以下阶段：

（一）询标准备阶段

询标的发起并非随意之举，通常源于评标委员会在初步评审或详细评审过程中，对投标文件内容产生的疑问、发现的模糊不清之处、或需要进一步确认的技术、商务细节。

1.确定询标需求与对象：评标委员会需集体讨论，明确哪些投标文件存在需要澄清的问题，以及针对哪些供应商进行询标。原则上，对投标文件的实质性内容存在疑问，且该疑问可能影响对投标文件评审结果的，均应进行询标。

2.拟定询标问题：针对确定的询标对象和需求，评标委员会应仔细研究投标文件，逐项拟定具体、明确、无歧义的询标问题。问题应聚焦于澄清事实，而非引导供应商修改投标文件或暗示评标倾向。避免提出带有主观性、误导性或与采购项目无关的问题。

3.内部审核与审批：拟定的询标问题需经过内部审核，确保其合法性、合规性、必要性和专业性。必要时，应报请采购组织相关负责人审批，特别是对于涉及重大事项或可能影响投标有效性的问题。

4.确定询标方式与时间：根据采购项目的特点、疑问的性质以及采购文件的规定，选择合适的询标方式，如书面询标、会议询标或网络询标等。同时，需合理确定向供应商发出询标通知及供应商回复的截止时间，确保供应商有充足的时间准备。

（二）实施询标阶段

准备工作就绪后，即可正式实施询标。

1.发出询标通知：采用书面形式（包括电子介质）向目标供应商发出询标通知，明确询标的问题清单、回复要求（如格式、签署、盖章等）、回复截止时间、联系方式等。若采用会议或网络询标，还需明确询标会议的时间、地点（或接入方式）、参会人员等。

2.接收与处理供应商回复：在规定时间内接收供应商的书面回复。供应商的回复应加盖公章，并由其法定代表人或授权代表签字确认。回复内容应针对询标问题作出明确、具体的答复，不得对原投标文件的实质性内容进行修改，除非这种修改是为了澄清疑问且不改变投标的实质性内容，或在特定情况下（如投标文件存在算术错误）经评标委员会允许的修正。

3.二次询标（如必要）：若供应商的回复仍未能完全澄清疑问，或在回复中又产生了新的需要澄清的问题，评标委员会可根据实际情况决定是否进行二次询标。二次询标的流程与首次询标基本一致，但应注意保持询标的连贯性和效率。

（三）询标结果处理与应用阶段

询标的最终目的是服务于评标工作。

1.整理询标资料：将询标问题、供应商回复、二次询标（如有）的相关文件等进行系统整理，形成完整的询标档案。

2.确认询标有效性：评标委员会需对供应商回复的有效性进行评估，确认其是否符合询标要求，回复内容是否清晰、合理。

3.询标结果融入评标：将经确认有效的询标回复作为投标文件的组成部分，纳入评标考量。询标过程中形成的结论和依据，应在评标报告中予以适当体现。

4.信息保密与披露：询标过程中的问题、供应商的回复以及相关讨论内容，在采购结果确定前均属于保密信息，参与询标的人员应严格遵守保密纪律。在适当的时候，询标的总体情况（如对所有投标人具有共性影响的澄清）应向所有相关投标人进行通报。

二、询标记录规范

询标记录是询标过程的客观反映，是采购活动合规性、公平性的重要佐证，也是后续可能发生的质疑、投诉、复议乃至法律纠纷的关键证据。因此，规范询标记录至关重要。

（一）记录的基本原则

1.真实准确：记录必须如实反映询标的全过程，包括提问、答复、讨论的核心内容，不得虚构、篡改或遗漏关键信息。对于口头询标，应尽可能记录原话或核心意思，并经双方确认。

2.完整规范：记录的要素应齐全，格式应统一规范，语言应简洁明了，避免使用模糊、含混或易产生歧义的词句。

3.及时同步：询标记录应在询标过程中或结束后立即形成，确保信息的鲜活度和准确性，避免事后凭记忆补记导致偏差。

4.可追溯性：记录应包含足够的信息，使得任何阅读记录的人都能清晰了解询标的背景、过程和结果。相关人员的签字确认是确保可追溯性的重要手段。

（二）记录的主要内容

一份规范的询标记录通常应包含以下信息：

1.基本信息：

*项目名称及编号

*询标日期、时间及地点（若为会议询标）

*询标方式（书面、口头、会议、网络等）

*询标主持人、记录人

*参与询标的评标委员会成员

*被询标供应商名称、参与人员及其授权代表（姓名、职务、联系方式）

2.询标具体内容：

*序号