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学校综合办公室文件保管制度

一、总则

学校综合办公室文件保管制度旨在规范文件的制作、收发、传阅、归档、保管和销毁等环节，确保文件安全、完整、高效流转，提高工作效率，促进学校管理规范化。本制度适用于综合办公室全体工作人员，所有文件均需严格遵守本制度执行。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.事务类文件：日常工作通知、会议纪要、工作计划等。

2.人事类文件：员工入职、离职、培训记录等。

3.财务类文件：报销单据、预算表、财务报表等。

4.项目类文件：专项工作报告、项目进度记录等。

5.其他文件：与学校运营相关的非上述类别文件。

（二）文件编号规则

1.编号格式：年份（4位）+部门代码（2位）+文件类型（1位）+顺序号（4位），例如：2023-01-001。

2.部门代码：综合办公室统一使用“01”。

3.文件类型：事务类为“1”，人事类为“2”，财务类为“3”，项目类为“4”。

三、文件制作与审核

（一）文件制作要求

1.格式规范：使用学校统一模板，字体为宋体，字号为小四，行距为1.5倍行距。

2.内容准确：确保数据、时间、人员等关键信息无误，经审核后签字确认。

3.印章规范：正式文件需加盖学校公章或部门印章。

（二）文件审核流程

1.初审：文件制作者自检，确保无错漏。

2.复审：主管领导审核，确认内容符合要求。

3.终审：办公室主任最终确认，签字后归档。

四、文件收发与传阅

（一）文件收发管理

1.收文登记：专人负责每日文件接收，记录文件名称、编号、来源、日期等信息，并编号签收。

2.发文流程：需经审核、编号、盖章后，由专人送至目标部门或邮寄。

3.保密文件：涉密文件需加密标记，传阅范围仅限授权人员。

（二）文件传阅规定

1.传阅范围：仅限内部相关人员，不得外传。

2.传阅记录：每次传阅需签名并记录传阅人及日期。

3.及时回收：传阅完成后需立即归还，避免遗失。

五、文件归档与保管

（一）归档范围

1.重要文件：会议纪要、人事变动、财务报表等。

2.长期保存：档案类文件需保存5年以上。

3.临时保存：一般文件保存2年，到期后按规定销毁。

（二）保管要求

1.存放环境：文件柜应放置在干燥、防潮、防火的室内。

2.分类存放：按编号顺序排列，便于查找。

3.定期检查：每月检查一次文件完整性，如有损坏需及时修补。

六、文件销毁管理

（一）销毁条件

1.到期文件：保存期限届满的文件。

2.损坏文件：无法修复的破损文件。

3.涉密文件：泄密风险高的文件。

（二）销毁流程

1.申请：需填写销毁申请单，注明文件名称、数量、原因等。

2.审批：由办公室主任审批后，安排专人监督销毁。

3.记录：销毁后需记录销毁时间、人员、文件编号，并存档备查。

七、附则

1.本制度由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。

2.工作人员需严格遵守本制度，违反者将按学校相关规定处理。

3.本制度将根据实际需求适时修订。

一、总则

学校综合办公室文件保管制度旨在规范文件的制作、收发、传阅、归档、保管和销毁等环节，确保文件安全、完整、高效流转，提高工作效率，促进学校管理规范化。本制度适用于综合办公室全体工作人员，所有文件均需严格遵守本制度执行。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.事务类文件：

(1)日常工作通知：包括会议通知、放假安排、活动通知等，需明确时间、地点、参与人员及事项。

(2)会议纪要：记录会议主要内容、决议及分工，需经参会人员确认签字。

(3)工作计划：年度、季度或月度工作计划，需包含具体目标、时间节点及责任人。

2.人事类文件：

(1)员工入职：包括入职登记表、合同签订记录、培训安排等。

(2)离职手续：离职申请、工作交接清单、档案转移证明等。

(3)培训记录：培训内容、参训人员名单、考核结果等。

3.财务类文件：

(1)报销单据：发票、审批表、付款凭证等，需符合学校财务规定。

(2)预算表：年度、季度预算计划及执行情况对比。

(3)财务报表：月度、季度财务收支明细及分析报告。

4.项目类文件：

(1)专项工作报告：项目背景、实施过程、成果总结等。

(2)项目进度记录：每周或每月进度汇报，包含完成情况、存在问题及解决方案。

5.其他文件：

(1)与学校运营相关的非上述类别文件，如供应商合同、设备维护记录等。

（二）文件编号规则

1.编号格式：年份（4位）+部门代码（2位）+文件类型（1位）+顺序号（4位），例如：2023-01-001。

2.部门代码：综合办公室统一使用“01”。

3.文件类型：事务类为“1”，人事类为“2”，财务类为“3”，项目类为“4”