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客户关系管理CRM数据录入规范模板

一、规范适用范围与应用场景

本规范适用于企业CRM系统中各类客户信息的录入与维护工作，具体应用场景包括但不限于：

新客户线索转化：将市场部获取的潜在客户线索（如展会咨询、线上表单提交等）录入系统，形成正式客户档案；

客户资料更新：针对已有客户，因业务变动（如联系人更换、公司信息变更、需求调整等）需同步更新的数据；

销售机会跟进：在销售过程中记录客户沟通进展、需求反馈、报价信息等，支撑销售策略制定；

跨部门协作：保证客服、市场、售后等部门获取的客户信息与销售端一致，形成统一客户视图。

二、数据录入操作流程详解

步骤1：系统登录与权限确认

操作人员使用企业统一账号登录CRM系统，确认自身权限范围（如仅可录入、可修改或需审批等）；

若涉及跨部门数据录入（如客服录入客户反馈），需提前与销售负责人沟通客户归属，避免重复录入。

步骤2：选择录入模块与客户类型

根据客户性质选择对应模块：

新客户：进入“客户管理-新增客户”界面；

老客户信息更新：通过“客户查询”定位客户档案，“编辑”进入修改界面；

客户类型分为“个人客户”与“企业客户”，需根据实际情况勾选，不同类型字段要求略有差异（如企业客户需填写统一社会信用代码，个人客户需填写证件号码号）。

步骤3：填写核心必填字段

企业客户必填字段：客户名称（需与营业执照一致，简称需备注全称）、所属行业（选择系统预设行业分类，如“制造业-机械设备”）、统一社会信用代码、客户规模（员工人数/年营收，如“100-500人”“5000万-1亿”）、客户来源（如“展会推广”“合作伙伴转介绍”）；

个人客户必填字段：姓名（真实有效，禁用昵称称谓）、联系方式（需为11位国内手机号，格式为1xx-xxxx-xxxx）、所属区域（精确到地级市）、需求类型（如“采购咨询服务”“产品试用”）。

步骤4：补充选填字段与关联信息

选填字段（建议根据业务需求补充）：客户官网（需核实有效性，避免填写错误）、主要产品/服务（描述客户核心业务，如“专注于工业研发与生产”）、客户标签（如“高潜力客户”“长期合作意向”）；

关联信息：若已有联系人，需勾选“关联联系人”；若无，同步录入联系人信息（姓名、职位、电话、邮箱，邮箱需为工作邮箱，避免使用个人邮箱）。

步骤5：数据验证与提交

录入完成后，“数据校验”按钮，系统自动检测格式错误（如电话号码位数、信用代码合法性等）；

校验通过后，需再次核对关键信息（客户名称、电话、行业等）与原始资料的一致性，确认无误后提交；

涉及敏感信息（如客户财务数据、内部决策联系人）的录入，需勾选“保密信息”选项，仅授权人员可见。

步骤6：归档与后续跟进

提交成功后，系统自动客户编号（如“CRM202405001”），操作人员需记录编号以便后续查询；

若为新客户，需在1个工作日内将客户档案同步至对应销售负责人，并添加首次跟进计划（如“3天内电话沟通初步需求”）。

三、客户信息标准录入表格模板

（一）企业客户信息录入表

字段名称

数据类型

是否必填

示例说明

填写规范

客户名称

文本

是

*科技有限公司

与营业执照完全一致，简称需在备注栏注明全称

统一社会信用代码

文本

是A0567X

18位字符，不含空格与特殊符号

所属行业

下拉选择

是

制造业-汽车零部件

需选择系统预设二级分类

客户规模

下拉选择

是

100-500人/年营收5000万-1亿

二选一或根据实际情况填写

客户来源

下拉选择

是

展会推广（2024年北京工业博览会）

?注明具体渠道及活动名称（如有）

联系人姓名

文本

是

*经理

真实姓名，禁用“负责人”“老师”等模糊称谓

联系人职位

文本

是

采购部总监

需为客户实际担任的职务

联系人电话

文本

是

–5678

11位手机号，格式为“xxx-xxxx-xxxx”

客户地址

文本

否

北京市海淀区路号*大厦5层

需精确到省、市、区（县）、详细地址

主要需求

文本

否

采购高精度传感器，月需求量1000件

简明描述客户当前核心需求

客户标签

多选标签

否

高潜力、对价格敏感、关注售后

从系统预设标签中选择，最多选5个

（二）个人客户信息录入表

字段名称

数据类型

是否必填

示例说明

填写规范

姓名

文本

是

*先生/女士

真实姓名，需注明性别（可选）

联系方式

文本

是

139-8765-4321

11位手机号，格式为“xxx-xxxx-xxxx”

所属区域

下拉选择

是

上海市浦东新区

需精确到地级市

所属行业

文本

否

互联网-电商运营

填写客户所在行业或职业领域

需求类型

下拉选择

是

产品采购（办公设备）

需选择具体需求场景（如采购、咨询、合作）

客户来源

文本

否

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简要说明客户获取渠道

备注

文本

否

客户希望下周收到产品样