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员工福利档案管理规定

**一、总则**

为规范员工福利档案的管理，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本规定。本规定适用于公司所有员工福利相关档案的收集、整理、存储、使用和销毁等环节。

**二、档案范围**

员工福利档案主要包括以下内容：

（一）福利政策文件

1.公司福利制度总览

2.各类福利细则（如健康体检、节日福利、培训补贴等）

3.福利政策修订记录

（二）员工福利申请记录

1.年度福利计划申报表

2.个人福利领取申请表

3.福利发放确认单

（三）福利费用与核算

1.福利支出预算表

2.福利费用报销凭证

3.福利成本分摊记录

（四）福利活动资料

1.福利活动方案

2.活动参与名单

3.活动效果评估报告

**三、档案管理职责**

（一）人力资源部负责员工福利档案的全面管理，包括档案的收集、整理、审核和归档。

（二）财务部负责福利费用相关档案的核对与存储。

（三）档案管理人员需具备以下条件：

1.熟悉公司福利政策

2.具备档案管理专业知识

3.严格遵守保密规定

**四、档案管理流程**

（一）档案收集与整理

1.福利政策文件：由人力资源部定期更新，并于每月5日前汇总至档案管理部门。

2.员工申请记录：员工提交申请后，由部门主管审核，人力资源部复核，并于2个工作日内归档。

3.财务与活动资料：每月终了后，财务部与活动执行部门提交相关资料，人力资源部统一整理归档。

（二）档案存储与保管

1.电子档案：采用公司统一档案管理系统存储，设置访问权限，仅授权人员可查阅。

2.纸质档案：存放在专用档案柜中，分类编号，做好防潮、防火措施。

3.存储期限：

-福利政策文件：永久保存。

-员工申请记录：保存3年。

-财务与活动资料：保存5年。

（三）档案使用与查阅

1.内部人员查阅需填写《档案查阅申请表》，经部门主管批准后办理。

2.外部人员查阅需提供有效证件，经公司领导批准后方可办理。

3.查阅档案需在档案室进行，禁止拍照、复印敏感内容。

（四）档案销毁

1.达到存储期限的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，经财务部与人力资源部双签确认后销毁。

2.销毁方式：采用碎纸机销毁，确保无法还原。

3.销毁过程需有专人监督，并记录销毁时间、人员及数量。

**五、附则**

本规定由人力资源部负责解释，自发布之日起施行。如遇调整，将另行通知。

**四、档案管理流程**

（一）档案收集与整理

1.福利政策文件：

-由人力资源部负责收集公司发布的所有福利政策文件，包括但不限于《员工福利手册》《健康体检安排》《节日福利发放细则》等。

-每月5日前，人力资源部需对所有政策文件进行版本核对，确保最新版本已生效，并将修订记录附在文件末尾。

-文件收集后，需进行分类编号（如“福利-政策-A01”），并录入电子档案管理系统，同时存档纸质版于档案柜中。

2.员工福利申请记录：

-员工提交福利申请时，需填写《员工福利申请表》，并由部门主管签字确认实际需求。

-人力资源部在收到申请后2个工作日内，完成以下审核步骤：

(1)核对申请是否符合现行政策要求。

(2)确认申请员工是否符合领取条件。

(3)审核通过后，在申请表上盖章，并扫描至电子档案系统。

-每季度末，人力资源部需将当季所有申请表进行汇总，并按部门分类存档。

3.福利费用与核算资料：

-财务部每月15日前需提交《福利费用支出明细表》，内容包括：

(1)各项福利的实际支出金额（如体检费、补贴发放记录等）。

(2)支出依据（如供应商发票、银行回单等）。

(3)成本分摊比例（按部门或项目列出）。

-人力资源部需将财务部提交的资料与申请记录进行核对，确保数据一致，无误后存档。

4.福利活动资料：

-每次福利活动结束后，活动执行部门需提交完整资料包，包括：

(1)活动方案（含活动目的、时间、地点、参与人员等）。

(2)活动签到表（需注明参与人数、部门分布）。

(3)活动总结报告（含参与反馈、成本分析、改进建议等）。

-人力资源部需在活动结束后1个月内完成资料收集与整理，并录入电子档案系统。

（二）档案存储与保管

1.电子档案管理：

-所有档案需录入公司统一的档案管理系统，设置层级目录（如“福利-政策-年度-月份”）。

-系统权限设置如下：

(1)档案管理员：可全权操作增删改查。

(2)部门主管：可查看本部门员工申请记录。

(3)财务人员：可查看费用与核算相关档案。

-定期（每季度一次）检查电子档案完整性，确保无损坏或丢失。

2.纸质档案管理：

-档案柜需放置在干燥、通风、防火的专用存储间，禁止存放易燃物。

-档案按分类编号顺序排列，并制作索引卡方便查找。

-纸质档案需定期（每年一次）进行消毒处