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文件传递流程规定

一、文件传递概述

文件传递是企业或组织内部信息流通的重要环节，其规范性和效率直接影响工作协同和决策质量。为明确文件传递的职责、流程和标准，特制定本规定。

（一）文件传递目的

1.确保文件信息准确、完整、及时地送达目标对象。

2.规范文件流转路径，减少信息丢失或延误风险。

3.提升工作效率，保障业务连续性。

（二）适用范围

本规定适用于公司内部所有纸质及电子文件的传递，包括但不限于报告、合同、通知、审批单等。

二、文件传递流程

（一）文件发起

1.**内容准备**：

-纸质文件需打印清晰、无错漏；电子文件需检查格式和附件完整性。

-核对文件接收人信息（姓名、部门、联系方式）。

2.**审批确认**：

-涉及跨部门或重要文件需经发起人上级审批签字。

（二）文件传递方式

1.**纸质文件传递**：

-通过公司内部文件交换箱或指定人员递送。

-传递时需记录签收人姓名及日期。

2.**电子文件传递**：

-通过公司内部邮件系统或共享平台发送。

-重要文件需加密传输，并设置阅读回执。

（三）文件签收与登记

1.**纸质文件签收**：

-接收人需在文件签收单上签字确认，注明签收日期。

-签收单与文件一并存档或退回发起人备案。

2.**电子文件确认**：

-邮件发送后，需确认对方已读取回执。

-共享平台文件需标记已读状态或下载记录。

（四）文件回收与销毁

1.**纸质文件**：

-完成使用的文件需按档案管理规定归档或销毁。

-销毁需经审批并记录执行人。

2.**电子文件**：

-无需保留的电子文件需彻底删除，并记录操作时间。

三、责任与监督

（一）发起人职责

1.确保文件内容准确无误。

2.负责文件传递前的审批流程。

（二）传递人职责

1.按规定路径传递文件，不得私自绕过。

2.及时反馈传递过程中发现的问题。

（三）接收人职责

1.及时签收并确认文件完整性。

2.发现文件错误或缺失需立即反馈发起人。

（四）监督机制

1.每月抽查文件传递记录，检查流程合规性。

2.对违规行为进行通报并要求整改。

四、特殊情况处理

（一）紧急文件传递

1.发起人需标注“紧急”标识，优先传递。

2.传递人需跳过常规路径，直接送达关键接收人。

3.接收人需立即处理并反馈。

（二）跨部门协作文件

1.由发起部门牵头，协调相关方传递。

2.建立临时传递清单，明确各方职责。

五、附则

本规定自发布之日起执行，由行政部负责解释。各部门需组织培训确保人员熟悉流程。

一、文件传递概述

文件传递是企业或组织内部信息流通的重要环节，其规范性和效率直接影响工作协同和决策质量。为明确文件传递的职责、流程和标准，特制定本规定。

（一）文件传递目的

1.确保文件信息准确、完整、及时地送达目标对象，避免信息失真或遗漏。

2.规范文件流转路径，减少信息丢失或延误风险，建立可追溯的传递记录。

3.提升工作效率，保障业务连续性，通过标准化流程降低沟通成本。

（二）适用范围

本规定适用于公司内部所有纸质及电子文件的传递，包括但不限于报告、合同、通知、审批单、会议纪要、技术图纸等。

二、文件传递流程

（一）文件发起

1.**内容准备**：

-纸质文件需打印清晰、无错漏，重要文件建议使用带有公司抬头的信纸或专用模板；电子文件需检查格式（如Word、PDF）和附件完整性，避免损坏或缺失。

-核对文件接收人信息（姓名、部门、职位、联系方式），确保准确无误。如有多个接收人，需按优先级排序或分组。

2.**审批确认**：

-涉及跨部门或重要文件（如金额超过10万元的合同、重大决策通知等）需经发起人上级审批签字，并在文件首页或附件中注明审批意见及日期。

-审批流程可通过内部OA系统、邮件回执或纸质签字完成，确保有据可查。

（二）文件传递方式

1.**纸质文件传递**：

-**内部传递**：通过公司内部文件交换箱或指定人员（如行政助理）递送。传递时需在《文件传递登记表》上记录文件名称、发起人、接收人、传递日期及签收人信息。

-**外部传递**：通过快递或专人送达，需填写《外部文件寄送申请单》，注明收件人地址、联系方式及期望送达时间，并附上签收确认单。

2.**电子文件传递**：

-**内部传递**：通过公司内部邮件系统或共享平台（如企业网盘）发送。重要文件（如涉及敏感数据）需加密传输，并设置阅读回执或要求对方确认收到。

-**外部传递**：通过加密邮件或安全文件传输服务（SFT）发送，确保传输过程安全。发送后需记录邮件标题、发送时间、收件人及回执状态。

（三）文件签收与登记

1.**纸质文件签收**：

-接收人需在《文件签收单》上签字确认，注明签收日期及文件状态（如“已阅”“已执行”）。签