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学校综合办公室通讯录管理规定
一、总则
为规范学校综合办公室通讯录的管理，确保信息准确、更新及时、使用规范，提高工作效率，特制定本规定。
（一）适用范围
本规定适用于学校综合办公室全体工作人员及各部门需要使用通讯录的员工。通讯录包括内部员工通讯录和外部联系单位通讯录。
（二）管理原则
1.准确性：确保通讯录信息的真实性和时效性。
2.完整性：涵盖所有必要的联系信息，包括姓名、部门、职务、联系电话等。
3.安全性：严格控制通讯录的查阅和使用权限，防止信息泄露。
4.及时性：定期更新通讯录内容，确保信息有效。
二、通讯录内容与格式
（一）内部员工通讯录
1.基本信息包括：
(1)姓名
(2)所属部门
(3)职务
(4)办公电话
(5)分机号码
(6)电子邮箱
(7)是否紧急联系人（是/否）
2.格式要求：
(1)采用电子表格（如Excel）或专用通讯录管理软件，按部门分类排序。
(2)标题行清晰标注各列信息。
（二）外部联系单位通讯录
1.基本信息包括：
(1)单位名称
(2)联系人姓名
(3)职务
(4)联系电话
(5)电子邮箱
(6)地址
2.格式要求：
(1)与内部通讯录格式一致，按行业或联系频率分类。
(2)可添加备注栏，记录特殊说明。
三、通讯录管理与更新
（一）信息录入与审核
1.新员工入职后，由综合办公室指定专人负责录入其信息。
2.信息录入需经部门负责人审核确认，确保准确性。
3.信息变更（如电话、邮箱等）需在3个工作日内完成更新。
（二）更新流程
1.个人信息变更：
(1)员工提交变更申请，附相关证明（如新电话号码）。
(2)综合办公室审核后，更新通讯录。
2.外部单位信息变更：
(1)通过电话或邮件核实变更信息。
(2)综合办公室定期（如每季度）核对外部单位信息。
（三）通讯录发布与分发
1.内部通讯录每半年更新一次，通过办公系统或邮件同步给全体员工。
2.外部通讯录根据需要分发给相关部门，禁止非授权人员传播。
四、使用与保密
（一）使用规范
1.仅用于工作联络，禁止用于商业或私人用途。
2.查阅通讯录需经综合办公室许可，不得复制或外传。
（二）保密要求
1.通讯录包含敏感信息，严禁泄露。
2.离职员工需交回所有通讯录副本，综合办公室负责销毁。
五、监督与责任
（一）监督
综合办公室定期检查通讯录管理情况，确保符合本规定。
（二）责任
1.综合办公室负责通讯录的日常管理和更新。
2.员工需配合提供准确信息，对信息错误承担相应责任。
六、附则
本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如有未尽事宜，另行补充。
**一、总则**
为规范学校综合办公室通讯录的管理，确保信息准确、更新及时、使用规范，提高工作效率，特制定本规定。
（一）适用范围
本规定适用于学校综合办公室全体工作人员及各部门需要使用通讯录的员工。通讯录包括内部员工通讯录和外部联系单位通讯录。
（二）管理原则
1.准确性：确保通讯录信息的真实性和时效性。
(1)所有录入信息必须经过核实，避免错别字、电话号码错误等问题。
(2)员工职务变动、联系方式更改后，须在规定时间内（如5个工作日）通知综合办公室进行更新。
2.完整性：涵盖所有必要的联系信息，包括姓名、部门、职务、联系电话等。
(1)内部员工通讯录应包含姓名、所属部门、职务、办公电话、分机号码、电子邮箱、是否紧急联系人等信息。
(2)外部联系单位通讯录应包含单位名称、联系人姓名、职务、联系电话、电子邮箱、地址等信息。
3.安全性：严格控制通讯录的查阅和使用权限，防止信息泄露。
(1)通讯录电子版仅限授权员工访问，需通过内部系统或加密文件进行管理。
(2)纸质通讯录需存放在指定位置，并限制查阅人员。
4.及时性：定期更新通讯录内容，确保信息有效。
(1)综合办公室每半年对内部通讯录进行全面更新。
(2)每季度对外部单位通讯录进行一次核对，确保联系信息准确。
二、通讯录内容与格式
（一）内部员工通讯录
1.基本信息包括：
(1)姓名：员工正式姓名，确保无误。
(2)所属部门：员工所在部门全称，便于查找。
(3)职务：员工当前担任的职务，如主任、工程师等。
(4)办公电话：员工办公室的固定电话号码，格式统一，如区号-电话号码。
(5)分机号码：员工的内部电话分机号，方便内部沟通。
(6)电子邮箱：员工的工作邮箱地址，确保正确。
(7)是否紧急联系人：标记该员工是否为紧急情况下的主要联系人，便于紧急情况下的快速联系。
2.格式要求：
(1)采用电子表格（如Excel）或专用通讯录管理软件，按部门分类排序，方便查找。
(2)标题行清晰标注各列信息，如“姓名”、“部门”、“职务”等
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