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食堂档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范食堂档案管理工作，确保食堂运营过程中各类档案的完整、安全、有序存储与高效利用，保障食堂食品安全、运营管理、服务质量等工作的可追溯性，维护食堂与员工、就餐者的合法权益，提升食堂整体管理水平，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于食堂运营管理涉及的所有档案，包括但不限于食品安全管理档案、人员管理档案、物资采购档案、财务管理档案、设备设施档案、服务质量档案、应急管理档案等，覆盖食堂从筹备、运营到变更、注销的全生命周期。同时，适用于食堂所有管理部门、工作人员以及参与食堂档案形成、收集、整理、保管、利用等相关工作的单位和个人。

第三条档案定义与分类

食堂档案是指食堂在运营管理过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。根据档案内容与用途，主要分为以下类别：

1.食品安全管理档案：包括食品经营许可证、健康证、食品采购索证索票、食品检验报告、餐具消毒记录、食品留样记录、食品安全培训记录、食品安全自查记录、食品安全事故处理记录等；

2.人员管理档案：包括食堂工作人员招聘资料、劳动合同、薪酬福利记录、考勤记录、绩效考核记录、培训档案、奖惩记录、离职手续资料等；

3.物资采购档案：包括供应商资质文件（营业执照、食品经营许可证、生产许可证等）、采购合同、采购计划、采购订单、验收记录、入库单、退货记录、供应商评估与考核资料等；

4.财务管理档案：包括食堂收支凭证、会计账簿、财务报表、预算方案、结算记录、收费标准审批文件、固定资产台账、财务审计报告等；

5.设备设施档案：包括设备采购合同、设备说明书、安装调试记录、验收报告、维护保养计划与记录、维修记录、设备报废申请与审批文件、设施建设与改造工程资料等；

6.服务质量档案：包括就餐者意见反馈记录、投诉处理记录、满意度调查结果、服务标准与规范、服务培训记录、服务质量考核记录等；

7.应急管理档案：包括食品安全突发事件应急预案、火灾应急预案、设备故障应急预案、自然灾害应急预案、应急演练记录、应急物资储备清单与更新记录、应急事件处理报告等；

8.其他档案：包括食堂管理制度文件、会议纪要、对外合作协议、荣誉证书、检查验收文件、上级部门通知与批复等。

第四条管理原则

食堂档案管理遵循以下原则：

1.统一管理原则：食堂档案实行统一领导、集中管理，明确专门的档案管理部门或指定专人负责统筹档案管理工作，确保档案管理的规范性与一致性；

2.完整准确原则：确保档案收集全面、内容真实、数据准确，完整反映食堂运营管理的实际情况，不得篡改、伪造档案资料；

3.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，防止档案丢失、损毁、泄密，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感档案，严格按照保密规定进行管理；

4.便捷利用原则：在符合档案管理规定与保密要求的前提下，优化档案检索与利用流程，为食堂管理决策、工作查考、纠纷处理等提供便捷的档案服务；

5.全程管理原则：对档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等环节进行全程跟踪管理，实现档案生命周期的闭环管控。

第二章档案管理职责

第五条食堂管理部门职责

食堂管理部门作为档案管理的领导机构，履行以下职责：

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规与政策规定，结合食堂实际情况，组织制定、修订食堂档案管理制度及相关细则；

2.明确档案管理的工作目标与任务，统筹规划档案管理工作，协调解决档案管理过程中遇到的重大问题；

3.配备必要的档案管理人员、设施设备与场地，保障档案管理工作的正常开展，将档案管理工作经费纳入食堂年度预算；

4.监督检查本制度的执行情况，对档案管理工作进行定期考核与评价，对违反档案管理规定的行为进行纠正与处理；

5.组织开展档案管理宣传与培训工作，提升食堂全体工作人员的档案意识与档案管理能力。

第六条档案管理部门/档案管理员职责

档案管理部门或档案管理员具体负责食堂档案的日常管理工作，履行以下职责：

1.负责档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、归档、保管、统计、检索、利用、销毁等工作，确保档案管理流程的规范有序；

2.建立健全档案管理台账，详细记录档案的接收、存储、借阅、归还、销毁等情况，实现档案的可追溯管理；

3.对各部门形成的档案资料进行指导与审核，督促各部门按时、按质完成档案收集与移交工作；

4.负责档案库房及档案管理设施设备的日常维护与管理，定期检查档案保存状况，及时处理档案受潮、霉变、虫蛀、破损等问题；

5.编制档案检索工具（如档案目录、索引等），优化档案检索方式，提高档案利用效率，为食堂各项工作提供档案查询服务；

6.严格执行档案保密规定，对敏感档案进行专项管理，防止档案泄密；

7.参与档案管理相关的培训、检查与考核工作，