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采购订单处理规程

###一、概述

采购订单处理规程是企业采购管理中的核心环节，旨在规范订单生成、审批、执行及归档流程，确保采购活动高效、准确、合规。本规程适用于企业内部所有采购部门及相关部门，通过标准化操作减少错误，提高供应链效率。主要涵盖订单申请、审批、下达、执行跟踪及闭环管理五个阶段。

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###二、采购订单处理流程

####（一）订单申请与审核

1.**需求提交**

-部门根据业务需求填写《采购申请单》，明确采购物品/服务类型、数量、预算及期望交付时间。

-申请人需附上相关依据（如技术参数、市场报价对比等）。

2.**初步审核**

-采购部门核对申请单的合规性及完整性，检查是否有重复采购或超出预算范围。

-审核通过后，提交至部门主管或分管领导审批。

3.**审批流程**

-部门主管/分管领导根据权限范围进行审批，审批意见需明确记录（批准/驳回及原因）。

-超出审批权限的订单需逐级上报至更高层级领导。

####（二）订单下达与确认

1.**生成采购订单**

-审批通过的申请单转化为《采购订单》，系统自动生成唯一订单编号。

-订单内容需包含供应商名称、产品规格、数量、单价、总价、交货时间及付款条件等关键信息。

2.**供应商确认**

-采购部门将电子或纸质订单发送至供应商，供应商需在2个工作日内确认接收。

-确认回执需存档，作为后续履约依据。

####（三）订单执行与跟踪

1.**到货验收**

-供应商按约定时间发货，收货部门核对物流信息，确认无误后签收。

-验收标准参照《采购物品验收清单》，需逐项检查数量、质量及包装完整性。

2.**异常处理**

-如发现货损、错发或质量不合格，需立即拍照留证并通知采购部门。

-采购部门协调供应商进行补发、更换或退货，并更新订单状态。

3.**进度跟踪**

-采购部门定期（如每周）与供应商沟通订单执行情况，确保按时交付。

-重大延迟需提前3天上报管理层，共同制定解决方案。

####（四）付款与归档

1.**发票核对**

-财务部门收到发票后，与采购订单、验收单进行三单匹配，确认无误后安排付款。

-核对要点：发票信息与订单内容一致，金额符合合同约定。

2.**付款执行**

-付款流程需遵循企业财务制度，如需审批的款项需逐级核准。

-电子发票需及时导入财务系统，纸质发票按编号顺序装订存档。

3.**文档归档**

-所有订单相关文件（申请单、审批记录、订单、验收单、发票等）需按年整理归档，保存期限为5年。

-电子文档需备份至安全服务器，并标注检索关键词。

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###三、注意事项

1.**权限管理**

-不同金额的订单对应不同审批权限，具体标准参照《采购审批权限表》。

2.**供应商管理**

-定期评估供应商履约表现，不合格供应商将列入黑名单，限制合作。

3.**流程优化**

-每季度复盘采购订单处理效率，通过数据分析识别瓶颈并改进流程。

4.**应急处理**

-如遇供应商违约（如延期交货），采购部门需在24小时内启动应急预案，优先协调备选供应商。

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###四、附件清单

-《采购申请单》模板

-《采购订单》模板

-《采购物品验收清单》模板

-《采购审批权限表》

（注：本规程为通用模板，企业可根据实际需求调整细节。）

###三、注意事项（续）

####(1)**权限管理细化**

-**小额采购（≤1万元）**：部门主管可直接审批，无需分管领导复核。

-**中等金额采购（1万元-10万元）**：需经部门主管及分管领导双重审批，分管领导需注明理由（如“市场唯一性”“预算内必要支出”等）。

-**大额采购（10万元）**：除上述审批外，还需提交至采购委员会审议，委员会成员需现场投票（需三分之二以上同意方可通过）。

-**特殊情况**：紧急采购（如设备故障维修）需先口头报备分管领导，后续3个工作日内补办审批手续。

####(2)**供应商管理具体措施**

-**履约评分标准**：

-**准时交货率**：100%为满分，每延迟1天扣0.5分（最低不低于60分）。

-**质量合格率**：100%为满分，每出现1次质量问题扣2分（最低不低于50分）。

-**价格竞争力**：年度采购均价低于市场平均水平10%加2分，高于20%扣1分。

-**黑名单制度**：

-供应商因以下任一行为被列入黑名单，禁止合作1年：

(1)3次以上交货延迟；

(2)发生重大质量问题且未整改；

(3)提供虚假报价或发票。

-**白名单制度**：

-评分连续3季度≥90分的供应商自动进入白名单，享受优先采购资格及付款加速（如确认收货后5个工作日内付款）。

####(3)**流程优化