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采购合同审批策划

一、采购合同审批策划概述

采购合同审批策划是指企业在进行采购活动时，为确保采购流程的规范性、高效性和风险可控性，对采购合同的审批流程进行系统性的规划与设计。通过合理的审批策划，企业可以明确审批权限、优化审批环节、提高审批效率，并有效防范潜在的风险。本策划旨在为企业的采购合同审批工作提供一套科学、规范的操作指南。

二、采购合同审批策划的要点

（一）审批流程设计

1.明确审批层级

(1)根据采购金额、采购类型等设定不同的审批层级，例如：

-金额低于1万元的采购，由部门负责人审批；

-金额在1万元至10万元的采购，由采购部门负责人及财务部门负责人联合审批；

-金额高于10万元的采购，需经过采购部门负责人、财务部门负责人及分管领导审批。

(2)特殊采购项目（如涉及核心技术、长期合作等）需增加技术部门或法律部门的审批环节。

2.设定审批节点

(1)合同草案审核：采购部门完成合同草案后，提交财务部门进行合规性审核；

(2)审批通过后，由法务部门进行法律风险审核；

(3)最终审批：根据审批层级完成最终审批，并通知相关部门执行。

（二）审批权限分配

1.部门权限

(1)采购部门：负责合同草案的编制、初步审核及流程推进；

(2)财务部门：负责预算审核、付款方式审核；

(3)法务部门：负责合同条款的法律合规性审核；

(4)分管领导：对重大采购项目进行最终决策。

2.个人权限

(1)部门负责人：对本部门采购项目进行初步审批；

(2)财务部门负责人：对预算及付款方式有最终审批权；

(3)分管领导：对金额较高的采购项目具有一票否决权。

（三）审批工具与系统支持

1.采购管理系统

(1)利用采购管理系统实现合同审批的线上化、自动化，提高审批效率；

(2)系统需具备审批记录追溯、审批节点提醒等功能。

2.合同管理工具

(1)使用合同管理工具对合同条款进行标准化管理，减少人工审核错误；

(2)工具需支持合同模板库、条款比对等功能。

三、采购合同审批执行步骤

（一）合同草案编制

1.收集采购需求

(1)明确采购目的、采购数量、技术要求等；

(2)编制采购需求清单，提交相关部门审核。

2.选择供应商

(1)根据采购需求进行供应商筛选，进行比价或招标；

(2)确定供应商后，与其协商合同草案。

3.编制合同草案

(1)根据标准模板编制合同草案，包括：

-合同双方信息；

-采购产品/服务详情；

-付款方式与时间；

-违约责任；

-争议解决方式。

(2)提交内部审核。

（二）审批流程执行

1.初步审核

(1)采购部门提交合同草案至财务部门进行预算及合规性审核；

(2)财务部门在3个工作日内完成审核，并反馈审核意见。

2.法律审核

(1)财务审核通过后，提交法务部门进行法律风险审核；

(2)法务部门在5个工作日内完成审核，并反馈审核意见。

3.最终审批

(1)根据审批层级，将合同草案提交至相应审批人；

(2)审批人应在2个工作日内完成审批，并反馈审批结果；

(3)如需多部门联合审批，应指定牵头部门负责协调。

（三）合同执行与归档

1.合同执行

(1)审批通过后，采购部门与供应商签订正式合同；

(2)按合同约定执行采购，并跟踪交付进度。

2.合同归档

(1)将合同原件及审批记录整理归档至合同管理库；

(2)建立电子化合同管理系统，实现合同信息的实时查询与更新。

四、审批监督与优化

（一）审批监督机制

1.定期审计

(1)每季度对采购合同审批流程进行审计，检查审批环节的合规性；

(2)对审批超时、审批不规范等问题进行记录并整改。

2.抽查检查

(1)每月随机抽取一定比例的采购合同进行抽查；

(2)检查合同条款的完整性、审批流程的规范性。

（二）审批流程优化

1.流程简化

(1)对重复性高、金额小的采购项目，简化审批流程；

(2)设定审批豁免额度，低于豁免额度的采购项目可直接执行。

2.技术升级

(1)根据实际需求，持续优化采购管理系统功能；

(2)引入智能审核工具，提高审批效率与准确性。

**三、采购合同审批执行步骤（扩写）**

**（一）合同草案编制（扩写）**

1.**收集采购需求：**

***明确采购背景与目标：**详细记录采购的起因、预期达到的效果以及在使用过程中需要满足的具体要求。这有助于确保合同条款与实际需求一致，避免后续偏差。

***量化采购指标：**尽可能将采购需求进行量化，例如明确所需物品的数量、规格型号、性能参数、质量标准等，为供应商选择和合同条款设定提供清晰依据。

***评估资源需求：**分析完成采购所需的内部资源，包括人力、时间、技术支持等，确保内部准备充分，保障采购活动的顺