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(新)合同档案管理制度文档(2篇)

合同档案管理制度（一）

总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

合同档案管理范围

本制度所指合同档案是公司在经营管理活动中签订的各类合同、协议及其相关文件，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同、技术合同等。合同档案包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、招投标文件、往来函件、会议纪要、履行过程中的相关凭证等与合同有关的所有文件资料。

合同档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是公司合同档案的集中管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度，指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理和归档工作；接收、保管公司的合同档案，确保档案的安全和完整；负责合同档案的借阅、查阅、复制等利用工作，为公司各部门提供档案服务；定期对合同档案进行鉴定和销毁工作。

2.合同承办部门

合同承办部门是合同档案的直接责任人，负责本部门合同的起草、签订、履行等工作过程中相关文件资料的收集、整理和初步审核；按照规定的时间和要求将合同档案移交档案管理部门归档；对本部门已归档合同档案的利用需求进行审核和提出意见。

3.法务部门

法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查，参与重大合同的谈判和起草工作；对合同履行过程中的法律问题提供咨询和支持；协助档案管理部门对合同档案进行鉴定和处理涉及法律纠纷的合同档案。

合同档案的收集与整理

1.收集要求

合同承办部门应在合同签订、履行过程中及时收集与合同有关的各种文件资料，确保资料的完整性和准确性。对于合同签订前的背景资料、意向书、备忘录等文件，也应一并收集。收集的文件资料应是原件，如无法取得原件，应收集具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。

2.整理方法

合同承办部门应按照合同的类别、项目、时间等进行分类整理，将相关文件资料装订成册，并编制合同档案目录。合同档案目录应包括合同名称、合同编号、签订日期、对方当事人、合同金额、主要内容、附件清单等信息。对于合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等文件，应与原合同一并整理归档，并在目录中注明相关情况。

合同档案的归档

1.归档时间

合同签订后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同档案移交档案管理部门归档。对于履行期限较长的合同，在合同履行过程中产生的文件资料，应定期（每[X]个月）移交档案管理部门归档，合同履行完毕后，再将剩余的文件资料一次性移交归档。

2.归档手续

合同承办部门在移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细列出移交的文件资料名称、数量、页数等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案管理部门对移交的合同档案进行审核，如发现文件资料不完整、不符合要求等情况，应及时通知合同承办部门补充或整改。

合同档案的保管

1.保管环境

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保合同档案的安全。库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃-[X]℃之间，湿度控制在[X]%-[X]%之间。

2.保管方式

合同档案应按照分类编号的方式进行存放，建立清晰的索引目录，便于查找和管理。对于重要的合同档案，应采用特殊的保管方式，如密封保存、异地备份等。

3.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的性质和重要程度分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。对于保管期限已满的合同档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。

合同档案的利用

1.查阅与借阅

公司各部门因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经本部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应根据申请情况，在[X]个工作日内给予答复。对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的合同档案，查阅或借阅时应严格按照公司的保密制度执行，必要时需经公司领导批准。查阅合同档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需借阅合同档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。

2.复制

如需复制合同档案，应填写《合同档案复制申请表》，经档案管理部门审批同意后，在档案管理部门的监督下进行复制。复制的合同档案应注明“复制件”字样，并加盖档案管理部门的公章。

合同档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

档案管理部门应定期（每[X]年）组织相关人员对保管期限已满的合同档案进行鉴定。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门、合同承办部门、法务部门等相关人员参加。鉴定小组应根据合同档案的保存价值、历史意义等因素，确定档案的销毁或继续保存