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企业文件归档与存储管理标准

一、适用范围与核心应用场景

本标准适用于企业各类具有保存价值的文件（包括纸质文件、电子文件、声像文件等）从形成到归档存储的全过程管理，覆盖以下核心场景：

日常业务文件：如会议纪要、工作报告、内部通知等需长期保存的常规文件；

项目文件：从项目立项、执行到验收全过程中产生的合同、方案、验收报告等；

合同与协议文件：与客户、供应商、合作伙伴签署的各类正式合同及补充协议；

人事与行政文件：员工档案、招聘资料、制度文件、资质证书等；

财务与审计文件：凭证、报表、审计报告等需按法规要求保存的文件；

声像与实物文件：活动照片、视频、奖杯、奖牌等非文字类文件。

二、文件归档与存储全流程操作指南

（一）文件分类与编码

文件分类

按“部门-业务类型-时间”三级逻辑分类，例如：

部类：行政部、财务部、市场部、研发部等；

类别：制度文件、项目文件、合同文件等；

子类：如行政部下的“会议纪要”“固定资产档案”，财务部下的“凭证”“报表”。

涉密文件单独分类标注（如“机密”“秘密”），避免与非涉密文件混存。

文件编码编制

编码规则为“部门代码（2位）-年份（4位）-类别代码（2位）-流水号（3位）”，例如：

行政部2024年会议纪要第1份文件编码为“XA-2024-CZ-001”；

财务部2023年凭证第50份文件编码为“CW-2023-PZ-050”。

部门代码由行政部统一制定（如“XA”代表行政部，“CW”代表财务部），保证编码唯一性。

（二）文件收集与整理

文件收集责任

各部门指定专人（如“部门档案管理员*”）负责本部门文件收集，文件形成后3个工作日内提交至档案室；

项目文件需在项目结束后5个工作日内完成收集，由项目负责人与档案管理员共同核对。

文件整理要求

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按时间顺序排序，检查完整性（如签字、盖章是否齐全），破损文件需修复后归档；

电子文件：按统一命名规则（“文件名-日期-版本号”）存储，如“2024年度市场推广方案V1.0”，同步PDF格式副本防止格式兼容问题；

声像文件：标注拍摄时间、地点、内容说明，刻录成不可擦写光盘或存储至企业专用服务器。

（三）文件归档移交

归档审核

档案管理员*对移交文件进行审核，重点检查：分类是否准确、编码是否唯一、内容是否完整、手续是否完备（如审批签字）；

审核不通过的文件，退回原部门2个工作日内补充完善，重新提交。

移交登记

双方填写《文件归档交接清单》（详见模板示例一），一式两份，移交部门与档案室各执一份；

交接时当面清点文件数量、核对编码，确认无误后双方签字盖章，完成移交。

（四）存储管理

存储环境要求

纸质档案：存放于专用档案柜，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；

电子档案：存储于企业内网服务器，定期（每月）进行异地备份，备份数据加密且专人管理；

涉密文件：存放于带密码锁的保密柜，电子涉密文件存储于独立加密分区，访问权限仅限授权人员。

存储位置标识

纸质档案：档案柜张贴“部门-年份-类别”标签，文件盒标注编码及名称，如“XA-2024-CZ会议纪要”；

电子档案：服务器按“部门/年份/类别”分层级存储，文件夹名称与编码规则一致，保证检索便捷。

（五）借阅与使用

借阅申请

员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅登记表》（详见模板示例二），注明借阅人、部门、文件名称、编码、用途及归还时间；

涉密文件借须经部门负责人及分管领导审批，普通文件由部门负责人*审批即可。

借阅管理

纸质档案原则上仅限档案室内查阅，特殊情况需带出档案室的，需经档案室管理员*登记并签署《文件外借责任书》，借阅期限不超过3个工作日；

电子档案借阅需通过企业内部系统申请，系统自动记录访问日志，禁止私自、外传涉密文件；

借阅文件需保持完好，涂改、损毁、丢失者按企业规定追责。

（六）鉴定与销毁

到期鉴定

档案室每年12月组织对到期文件进行鉴定，由档案管理员、法务专员、部门负责人*组成鉴定小组，确认文件是否仍有保存价值；

无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》（详见模板示例三），经分管领导*审批后销毁；仍有保存价值的，重新划定保管期限。

销毁执行

纸质文件：采用碎纸机销毁，保证无法辨认，销毁时由2人以上监销，监销人签字确认；

电子文件：彻底删除存储介质数据，并进行低级格式化或物理销毁，删除记录需留存备查；

涉密文件销毁需单独记录，销毁后报企业保密办公室备案。

三、关键流程模板示例

模板示例一：文件归档交接清单

序号

文件名称

文件编码

形成日期

份数

密级

移交人

接收人

移交日期

备注

1

2024年第一次行政例会纪要

XA-2024-CZ-001

2024-01-15

1

普通

张*

李*

2024-